4 D’s (Delete, Do, Delegate, Defer)

Je start met een verse inbox vol met mail van allerlei slag en soort. Vervolgens loop je langs de volgende vier fasen:

1. Weggooien (Delete): je kijkt snel door je mail en knikkert alles waarvan je zo kunt beoordelen dat het weg kan in de prullemand.
2. Doen (Do): je scant de inhoud van de mail naar je stand van het moment (pikt misschien eerst de mail van je baas eruit). Alle mail die binnen 2 minuten af te handelen is handel je ook gelijk af (hoe beter je kunt typen, hoe meer dat is).
3. Delegeren of verder brengen (Delegate): het Amerikaanse begrip delegate is iets breder dan het Nederlandse begrip. Je vist alle mail eruit die door moet naar anderen – of om door hen afgehandeld te worden in jouw naam – of omdat zij er zowiezo beter in zijn/het leuker vinden om te doen (je bent dan als het ware wegwijzer).
4. Een plek geven (Defer): de inhoud van de mail kan een actie opleveren die langer dan 2 minuten neemt. De naam van de actie gaat op de actielijst of in je agenda met een verwijzing naar de plaats van de mail (printje of mail in map ‘Actie-support’. Zodra je in de doe-modus bent kom je deze actie weer tegen en wordt die afgehandeld.

Op deze manier mail verwerken gaat lekker vlot en leert je te wennen aan een lege inbox.

[Het mooie raketje komt van Imke Horvers.]

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.
Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Waar gaat het  om?
Een mini-test waarin je opgeeft hoeveel email je aan hebt getroffen in je mailbox bij terugkomst van je vakantie. Vervolgens geef je door te schuiven ook bij benadering aan hoeveel procent daarvan nieuwsbrieven, cc’s of afspraken taken zijn. De rest is dan automatisch andere soorten mail. Vervolgens geef je op hoeveel tijd je er aan hebt besteed (minimaal 1 uur volgens de test (?!) Vervolgens druk je op de knop “Bereken mijn score’ waarna je op een vervolgscherm komt waar jouw indexcijfer staat met een uitleg en de mogelijkheid gratis deel te nemen aan een 5 daagse mini cursus superslim email verwerken in Outlook.

Wetenschappelijke waarde
Niet! Maar het zou toch minimaal wel interessant zijn om het gemiddelde aantal email te weten van de invullers. Mijn mail is zeker binnen het uur weg dus ik weet niet of dat gemiddelde wat gaat zeggen. Maar maakt niet uit. Het is een leuk initiatief om een mooie gratis cursus uit te delen. De al jaren bestaande en populaire nieuwsbrief met tips (die je automatisch krijgt bij inschrijven op de mini-cursus) heeft steeds weer interessante GTD invalshoeken (en als je het niets vindt kun je jezelf direct weer afmelden). Dus al met al weer een zinnig, net en mooi initiatief van het enige met de David Allen Company verbonden GTD-bedrijf in Nederland.

Waar te vinden: Nationale Mail Index

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Op 8 juni heeft Taco Oosterkamp van GTD trainingsbedrijf Meereffect 3 van de meer dan 50 instructievideo’s die hij heeft gemaakt op Youtube gezet zodat iedereen er profijt van heeft. En … uiteraard kan zien hoe simpel je dat ‘zwitserse zakmes’ Outlook naar je eigen hand kunt zetten. Hier zie je er 1 van de 3.

De vele andere video’s kun je bekijken als je een abonnement neemt op outlookvideos. Voor een redelijk bedrag kun je een jaar lang alles wat je maar wilt en zo vaak je maar wilt bekijken om je eigen workflow te optimaliseren (en krijg je het Outlookboek: “iedere dag je inbox en hoofd leeg” gratis als bonus) . Een training van een avond volgen kan natuurlijk ook. Maar dit is soms toch ook wel een hele simpele en effective leerweg die zijn geld dubbel en dwars waard is.

De eerste video gaat over het inrichten van Taken. De tweede gaat over bijlagen naar een map verplaatsen zonder muis en de derde over het een kleurtje geven van mails waar je een cc-tje van hebt gekregen.