In het verlengde van mijn blogpost van vorige week over IOS (information overload syndrome) past mooi het initiatief van Meereffect te gaan meten hoeveel email er na de vakantie op ons aan het wachten is en hoeveel tijd het van ons vraagt om deze te verwerken.
Waar gaat het om?
Een mini-test waarin je opgeeft hoeveel email [...]
Viertrapsraket mail verwerken
Vandaag luisterde ik onderweg naar de VHPG bijeenkomst wat audio materiaal van de GTD websites. Ik hoorde daar Kelly Forrester nog eens een verhaal houden over een slimme strategie om vlot mail te verwerken. Hier een korte samenvatting gemixed met mijn ervaring.
4 D’s (Delete, Do, Delegate, Defer)
Je start met een verse inbox vol met mail van allerlei slag en soort. Vervolgens loop je langs de volgende vier fasen:
- Weggooien (Delete): je kijkt snel door je mail en knikkert alles waarvan je zo kunt beoordelen dat het weg kan in de prullemand.
- Doen (Do): je scant de inhoud van de mail naar je stand van het moment (pikt misschien eerst de mail van je baas eruit). Alle mail die binnen 2 minuten af te handelen is handel je ook gelijk af (hoe beter je kunt typen, hoe meer dat is).
- Delegeren of verder brengen (Delegate): het Amerikaanse begrip delegate is iets breder dan het Nederlandse begrip. Je vist alle mail eruit die door moet naar anderen – of om door hen afgehandeld te worden in jouw naam – of omdat zij er zowiezo beter in zijn/het leuker vinden om te doen (je bent dan als het ware wegwijzer).
- Een plek geven (Defer): de inhoud van de mail kan een actie opleveren die langer dan 2 minuten neemt. De naam van de actie gaat op de actielijst of in je agenda met een verwijzing naar de plaats van de mail (printje of mail in map ‘Actie-info’. Zodra je in de doe-modus bent kom je deze actie weer tegen en wordt die afgehandeld.
Op deze manier mail verwerken gaat lekker vlot en leert je te wennen aan een lege inbox.
[Het mooie raketje komt van Imke Horvers.]
Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.
Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).
Tada! Nationale Mail Index
OUTLOOK Instructie filmpjes op youtube
Op 8 juni heeft Taco Oosterkamp van GTD trainingsbedrijf Meereffect 3 van de meer dan 50 instructievideo’s die hij heeft gemaakt op Youtube gezet zodat iedereen er profijt van heeft. En … uiteraard kan zien hoe simpel je dat ‘zwitserse zakmes’ Outlook naar je eigen hand kunt zetten. Hier zie je er 1 van de [...]
RSS abonnement?
Email abonnement?
Volg mij op Twitter: 
Ad van der Hulst