‘Vermenselijken’ van ontslag van werkende mensen is van groot belang. Juist ook omdat ontslag vaak als een diepe crisis wordt ervaren. De meest ingrijpende crises in het leven kunnen zich bij mensen afspelen rond het 40-45^ste jaar en in deze tijd ook steeds vaker rond het 50^ste jaar. Het ‘onheil’ komt dan meestal niet van één kant. Je kunt veelal aantreffen dat aanleidingen tot een dergelijke crisis niet zozeer alleen ontstaan in relatie tot het werk of tot de huiselijke omstandigheden, maar juist als het ware zijn ‘ingebakken’ in de persoonlijke biografie. Mensen zouden daar meer en meer een gevoel voor moeten ontwikkelen’, aldus opent Mees het gesprek.

Ontslag vóór het ca. 40^ste jaar

‘Je kunt een onderscheid maken tussen het geven en ondergaan van ontslag vóór en na het 40^ste jaar. Het is essentieel dat leidinggevenden dit bewust onderkennen. Vóór het 40^ste jaar werkt ontslag veelal marginaal op mensen in. Het effect blijft dan meestal aan de oppervlakte. Het dagelijkse tijdritme, de automatische gang naar het werk en de opgebouwde werkrelaties worden weliswaar verstoord, maar dat is op te vangen door zoveel mogelijk actief te blijven. Het verlies van de baan wordt over het algemeen als pech ervaren. Het kan je nu eenmaal eens overkomen in je leven. Hoewel het wel een vervelende situatie kan zijn, werkt dit gevoel emotioneel niet al te sterk door, geeft niet direct identiteitsproblemen en is vaak door middel van vrij snel solliciteren wel weer op te lossen.

Tijdens je eerste ongeveer 20 jaar rol je als het ware al je blaadjes uit. In de volgende periode stort je je het leven in en étableer je jezelf. Je maakt van alles mee en het leven ‘vibreert’. Je kunt het zekere gevoel hebben: “Dit hoort bij me. Hier zit ik zinvol in”. Om daarna te gaan ervaren dat de jongere generatie je zo langzamerhand inhaalt. Stel je je daar niet voor open en ploeg je op je eigen wijze door, dan kun je gaan ervaren dat de weerstanden uit de omgeving toenemen en dat je netwerk uitdooft. ‘Het klikt niet meer tussen ons’ heet dat dan. ‘Waarom doet iedereen zo vervelend tegen me?’ ‘Ik doe toch zo mijn best’. ‘Het is allemaal de schuld van de boze buitenwereld dat het niet meer zo gaat als voorheen’. En vóór je het in de gaten hebt, ben je ‘burned out’ of beland je zo rond het 40-42^ste jaar in een ‘mid life crisis’. De twijfel, angst en onzekerheid slaan toe. Sommigen trachten in een wanhopige poging hun leven radicaal te veranderen door bijvoorbeeld hun directeursbaan op te geven en schaapherder te worden, hun huwelijk te verbreken, huis en haard te verlaten en een nieuwe relatie aan te gaan met een nieuwe, vaak jongere partner. En ondertussen neem je jezelf mee en loop je geheid aan tegen de vraag: “Waarom doe ik dit toch eigenlijk allemaal zo?” Het is in diepste wezen de vraag naar het eigen levensmotief’.

Ontslag na het ca. 40^ste jaar

Na het 40^ste jaar gaan voor het functioneren van mensen in werksituaties heel andere vereisten spelen. Maatstaven als relativeringsvermogen, geduld, oordeelskracht, visie en vermogen tot beleidsdenken etc. Deze mag je eigenlijk van 30-jarigen nog niet nadrukkelijk vragen. Evenzo is het niet meer passend om ouderen te beoordelen naar de maatstaven die je voor 30-ers aanlegt. Toch zie je dat nog steeds gebeuren. En dan kan plotseling de wacht worden aangezegd vanwege reorganisatie, fusie of anderszins. (Ik laat verwijtbaar disfunctioneren in dit verband buiten beschouwing.) Onverhoeds ontslag grijpt voor 40- en 50-ers veel dieper in dan voor 30-ers. Het kan leiden tot identiteitsverlies, een diepe depressie en kan ook de vitaliteit aanzienlijk aantasten. Dit kan vooral optreden als er tegelijkertijd ook andere verwerkingsprocessen spelen, zoals het verlies van een dierbare, echtscheiding e.d. Men kan dan het gevoel krijgen zichzelf volkomen kwijt te zijn. Zicht op het levensspoor is verdwenen. Men kan geen keuzes meer maken en beslissingen nemen. De levenswil is volslagen verlamd. En kiest men toch te snel, dan ontbreekt vaak de kracht om door te zetten. Een extra terugslag kan het gevolg zijn. Somberheid en neerslachtigheid nemen toe en de kans op extreem gedrag ligt op de loer.

We hebben in ons leven allemaal soms te maken met onheilen die van buiten af op ons toekomen. Er kan ons een ongeluk treffen waaraan we zelf geen schuld dragen, plotseling kan een ons dierbaar persoon overlijden of ineens kan ons worden verteld dat onze functie vervalt en dat we op zoek moeten naar een nieuwe werkkring. Is ontslag dan altijd slecht nieuws? Voor sommige mensen kan het als een bevrijding worden ervaren. Voor velen werkt het echter als een donderslag bij heldere hemel en grijpt het diep in. Dergelijke onverwachte gebeurtenissen kunnen vaak een ‘karmische’ achtergrond hebben. Belangrijk is om na te gaan wat er zich kort vóór of na het onheil heeft afgespeeld. Je kunt door het onheil ineens in een levenssituatie worden gebracht waar je anders wellicht nooit aan toe zou zijn gekomen’.

Zo vertelt Mees verder: ‘Op mijn 33^ste jaar kreeg ik een auto-ongeluk. Het was een raadsel dat ik het er levend heb afgebracht. Een week later kom ik een bekende tegen die me de wat wonderlijke vraag stelde of ik er zin in had om een kleuterschool te kopen. Dat was de directe aanleiding van het feit dat ik parallel aan mijn loopbaan in de Vrije Schoolbeweging ben terechtgekomen. Het kan in dit verband ook belangrijk zijn om te letten op die mensen in je omgeving die buitengewoon onaardig tegen je zijn. Mensen waar je een grote weerstand tegen hebt. Of dat je terecht komt in een situatie waarbij je je haast in wanhoop afvraagt: ‘Moet dat nou? Mag die beker niet aan mij voorbijgaan?’ Juist die mensen en die situaties kunnen een diepe betekenis hebben voor je leven. Het lot kondigt zich vaak op een curieuze manier aan.’

Het eigen levensmotief

Zoals gezegd is de vraag die dan opdoemt, die naar het eigen levensmotief. Lievegoed geeft in zijn genoemde boek de aanwijzing om op een dergelijk moment nog eens terug te koppelen naar je puberteit. Daaruit kan een normatief element zichtbaar worden, dat voor dit levensmotief een aanwijzing geeft. Mees: ‘Neem daartoe vooral zelf het initiatief. Ga zelf naar dit levensmotief op zoek. En doe dat dan ook heel systematisch, met een soort ‘Godsvertrouwen’ dat je het zult vinden. Ga de weg naar binnen (‘soul searching’) en naar buiten (‘environmental searching’) en vraag jezelf af: “Wat wil ik? Zit ik goed? Moet ik van werk veranderen? Wat moet ik aan mijzelf veranderen? Wat moet ik anders gaan doen?” En nog belangrijker:’Wat wordt er nu van mij gevraagd?’ Dan kan als het ware het lot zijn werk doen. Nieuwe constellaties kunnen zich gaan vormen. Je partner is daarbij vaak als een soort ‘alter ego’ heel goed in staat te vertellen hoe je in elkaar steekt. Vrouwen kennen hun partner vaak veel beter dan andersom.’Het is van belang om de vraag op te zoeken die om jouw specifieke antwoord vraagt. Die lotsvraag laat zich niet ‘managen’. Je moet die proberen af te luisteren en aan te voelen.

‘Het is me gebleken dat zeer vaak de vraag van buitenaf komt, maar niet gehoord wordt, als men er nog niet rijp voor is. Het bereiken van die rijpheid is een proces, dat niemand bespaard blijft, ook niet de wetende. Toch heeft het weten over de crisis van de 40-er jaren één groot voordeel: je weet dat het om jezelf gaat en je maakt dan niet de fout in de omgeving of omstandigheden naar zondebokken of tegenhoudende krachten te zoeken. Zo ooit, dan is hier het woord van H. Künkel van kracht: ‘Das Schicksal kommt von Innen,’ ook als ik het in de buitenwereld hoor uitspreken.’ (Lievegoed 1976)

Meestal wordt de vraag zichtbaar in je omgeving via de ontmoeting met slechts één persoon. Door uit te spreken aan de ander wat er in je leeft. Dat je op zoek bent, wellicht zonder nog te weten wat je eigenlijk wilt. En dan gaat het lot werken. Plotseling kan je leven een wending nemen en kun je het diepe innerlijke gevoel krijgen dat je er bent, dat je je bestemming hebt bereikt. Het kan je in je leven verschillende keren overkomen. De ontmoeting met iemand die je een volslagen onverwachte vraag stelt of een suggestie doet. Waar jezelf volstrekt niet op had kunnen komen. En die je leven een heel andere wending geeft. Het is buitengewoon boeiend om te zien dat outplacementbureaus als Van Ede & Partners dit goed hebben begrepen. Het motto ‘Meester worden van je eigen bestemming in je leven’ en de methode van het ‘thematisch netwerken’ die dit bureau huldigt als principes voor hun begeleiding van mensen in crisissituaties vanwege ontslag en loopbaanvragen e.d., zijn ‘geniale gedachten’.

Een goed sociaal beleid

Een goed sociaal beleid houdt terdege rekening met de levensfase waarin medewerkers verkeren. In dit verband is Mees kritisch over de bestaande beoordelingssystemen, aangezien die het grote verschil in wie je bent vóór je ca. 40^ste levensjaar en daarna buiten beschouwing laten. Beoordelingssystemen zijn als regel geënt op het beoordelen van 30- tot 40-jarigen. Zij houden op vrijwel geen enkel manier rekening met biografische gegevens.

‘De dertiger jaren zijn de jaren van hard werken, van organiseren en van continuïteit en van volharden binnen de gekozen richting. Men zal moeten tonen dat men zijn man (of vrouw) kan staan. De ups en downs van deze fase kunnen nuchter worden bekeken. Zo ooit in het leven, dan is dit de tijd dat ook gevochten kan worden voor inzichten en resultaten. Hierdoor ontstaat de groeiende zekerheid, ook over dat wat men blijkbaar niet kan en ook niet meer moet nastreven. De beroepsmens van de tweede helft van de dertiger jaren staat op het toppunt van zijn prestatievermogen in kwantitatieve zin. Hij kent zijn vak en weet wat hij waard is en wat hij wenst te bereiken.’(Lievegoed 1976)

‘Vóór hun 40^ste moeten medewerkers daarom heel scherp worden beoordeeld op hun functioneren en op de vraag of zij op de goede plek zitten. Als dit niet het geval is, als er signalen in die richting zijn en men neemt niet zelf het initiatief, dan moet ook niet worden geaarzeld hen eerlijk en vroegtijdig duidelijk te maken dat ze het elders moeten zoeken. Omdat er dan nog voldoende alternatieven zijn. Dat kan heel zorgvuldig gebeuren vanuit medeverantwoordelijkheid voor hun ontwikkeling. ‘Ik heb niets tegen je, maar als je hier zo verder gaat, dan loopt het mis. Het zou goed zijn iets anders te gaan doen’. En om hen dan de gelegenheid te geven die volgende stap te zetten. Daarmee kun je als leidinggevende deze mensen een grote dienst bewijzen. Laat je dit na, dan kunnen ze later voor zichzelf én de organisatie een groot probleem gaan vormen.’

Geen enkele organisatie is gediend met ontevreden werkers. Geen werker met werk dat tegen zijn biografische lijn ingaat. Dit vraagt dus op deze leeftijd een zekere arbeidsmobiliteit, aldus Lievegoed.

Voor medewerkers onder de ca. 40 jaar is het volgens Mees niet direct noodzakelijk dat in geval van ontslag een volledige outplacementprocedure wordt gevolgd, inclusief biografische zelfanalyse, thematisch netwerken etc. Vaak is het in kaart brengen van de eigen kernkwaliteiten, het maken van een aansprekend curriculum vitae, het schrijven van een goede sollicitatiebrief, het trainen van sollicitatiegesprekken en het in zekere zin kunnen onderhandelen over arbeidsvoorwaarden wel afdoende.

‘Anders ligt dat voor medewerkers op oudere leeftijd. Dat hangt samen met de onafwendbare vraag naar het eigen levensmotief en natuurlijk ook met de voor die leeftijd ogenschijnlijk afnemende kansen op de arbeidsmarkt. Een biografische zelfanalyse is dan juist bij uitstek een belangrijke methode om zicht te krijgen op je verdere levensbestemming. In principe zouden organisaties de 40-ers en zeker de 50-ers in geval van onvermijdbaar ontslag een jaar de tijd moeten gunnen voor een dergelijk transitieproces en hen een volledige outplacementprocedure moeten aanbieden. Zij kunnen daarmee goed werkgeverschap tot uitdrukking brengen vanuit verantwoordelijkheidsbesef voor de ontwikkelingsfase waarin desbetreffende medewerkers op die leeftijd verkeren. En sluit de mogelijkheid tot demotie niet uit! Betrokkenen kunnen dit wellicht in eerste instantie ervaren als een nederlaag, maar na enige tijd, is mijn ervaring, blijkt men met die oplossing vaak toch heel tevreden.

Mees is van opvatting dat het onverhoeds medewerkers op oudere leeftijd aan de kant zetten, voor de organisatie heel fnuikend kan zijn. ‘In deze tijd beseffen managers dat onvoldoende. Medewerkers met een lange staat van dienst kennen de organisatie en de kneepjes van het vak door en door. Zij hebben intern en extern relaties opgebouwd die niet zonder meer zijn te vervangen. Dit buiten beschouwing laten, betekent voor de organisatie in feite het blind over boord gooien van waardevol ‘human capital’. En betrokkenen kunnen eraan ervaren dat zij als mens slechts instrumenteel worden behandeld. Als een baaltje meel dat zo maar plotsklaps buiten de deur kan worden gezet. Dat is de onmenselijke kant van het ontslaan van medewerkers op oudere leeftijd, indien er in organisaties ten behoeve van hen geen aandacht wordt besteed aan employability, replacement of outplacement.

Hij vindt ook werkgelegenheidsgaranties, zoals vaak door vakorganisaties is nagestreefd, geen echte oplossing: ‘Je brengt daardoor mensen en organisaties in een soort bevroren, verstarde toestand. Met alle nadelige gevolgen voor organisatieflexibiliteit en arbeidsmobiliteit van dien. Het belangrijkste nadeel ervan is dat mensen daarmee mogelijkheden tot verdere ontwikkeling wordt ontnomen. Aan de andere kant dreigt ook in ons land steeds meer de eenzijdig Amerikaanse invloed van ‘hire and fire’, als je geen waarborgen in je organisatie schept voor een zorgvuldig werkgelegenheidsbeleid. En daaronder valt ook het ontslagbeleid’.

Mees had als lid van de Raad van Bestuur met ook de eindverantwoordelijkheid voor het P&O-beleid als stelregel dat elk individueel ontslag een persoonlijk fiat van hem moest krijgen. Hij wilde elk dossier inzien om er een oordeel over te kunnen hebben. Dit had als voordeel dat leidinggevenden zich er wel voor hoedden om onzorgvuldig met voorgenomen ontslagen om te gaan. Kreeg hij echter een te dik pakket aan stukken onder ogen, dan was het meestal wel duidelijk dat men veel te lang om de hete brij had heen gedraaid.

Het Amerikaanse ‘hire and fire’-beleid behandelt volgens Mees de mens instrumenteel. Het heeft een onmenselijke kant. Een te sterk doorschieten naar het menselijke leidt echter tot verstarring en overbureaucratisering.

‘De Amerikaanse situatie is niet alleen maar negatief: de mensen zijn er ook op ingesteld. De belevingswereld van Amerikanen ten aanzien van werk is tot vrij hoge leeftijd ook in zekere zin instrumenteel. Men raakt zijn baan kwijt, zoekt onmiddellijk op het Internet en switcht snel. De Amerikaan staat in vergelijking tot ons Nederlanders beweeglijker, flexibeler in zijn werkleven en wordt door ontslag niet zo sterk aangetast, ondanks de directe pijn door de schok van het ontslag. Men vindt via de computer een nieuwe baan, pakt zijn boedel op en verhuist desnoods naar een andere staat om een nieuw leven op te bouwen’.

—– E I N D E ——-

Zonder commentaar van mij en met zeer veel dank aan Frans!

De regels en de bewaker

De regels zijn voornamelijk vastgelegd in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Toezicht op de naleving van deze wet en alle regelingen die ermee samenhangen gebeurt door het College met dezelfde naam. Op de website van het CBP kun je in principe alles vinden wat je nodig hebt als het gaat om dit onderwerp ware het niet dat er een beroerde zoekmachine is die het lastig maakt om iets te vinden waar je de naam nog niet van weet. Maar gelukkig heb ik een link naar het betreffende informatieblad. De regels zijn afhankelijk van de situatie en context maar een paar bouwstenen zijn er gelukkig wel. Hier gaat het over de fysieke/papieren gegevens.

1. Gegevens die noodzakelijk zijn geweest voor de salarisadministratie moeten 7 jaar bewaard blijven daarna moeten ze vernietigd.
2. Alle bescheiden voor de Belastingdienst zoals de (oude verklaringen loonbelasting en copy indentiteitsbewijs) moeten 5 jaar bewaard worden.
3. Alle zaken die niet meer relevant zijn als een medewerker uit dienst is moeten direct worden vernietigd. Denk hierbij aan verslagen van functioneringsgesprekken, beoordelingen enz.
4. Alle andere zaken (verlofkaarten, studie-afspraken en dergelijke) mogen 2 jaar bewaard blijven.
n.b. I  Als het dienstverband door een conflict is geëindigd of er nog een rechtszaak loopt is er een uitzondering en mag alles wat nodig is worden bewaard.
n.b. II Als de organisatie eigenrisicodrager is in het kader van de WIA, zijn de langdurig zieke medewerkers, ook al zijn ogenschijnlijk weg, toch nog in een financiële relatie met de organisatie en zijn er dus ook gegevens nodig.

Hoe organiseren we dat nu een beetje slim?

Jaar uit dienst (b.v. 2010)
De dossiers van de medewerkers die in dienst zijn worden op alfabet bewaard. Zodra de medewerker uit dienst is, verhuist zijn fysieke dossier naar een aparte la die op jaar geordend is. Bij de verhuizing wordt direct een eerste opschoon-actie gehouden om alles eruit te halen wat dubbel, niet nodig of gedateerd is.
Jaar uit dienst + 1 (b.v 2011)
Geen actie
Jaar uit dienst + 2 (b.v. 2012)
Alle dossiers van de betreffende la (dus in jaar -2 uit dienst) worden opgeschoond en in 1 of meer archiefboxen of dozen gestopt waarop komt te staan ‘Vernietigen in 2018 (medewerkers uit dienst in 2010)’.

Resultaat

Uiteindelijk zijn er dus 2 laden (of delen van laden) met dossiers van medewerkers uit dienst. Een van 2010 en een van 2011. Boven op de kast staan boxen of dozen van vijf jaren waar op staat wanneer ze weg moeten. Ieder jaar gaat een van de lades in een doos/box en het jaar wat er het langst staat wordt vernietigd.
Met een instructie voor de eerste en tweede opschoon-actie en de in de ruimte visueel zichtbare ordening kan iedere P&O-er dit bijhouden. De termijnen zijn nu zichtbaar inde ruimte en hoeven niet onthouden te worden. En dat is altijd beter.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

De richtlijn in  11 punten samengevat:
1. De doorlooptijd is niet langer dan acht weken
2. Van eventuele mondelinge behandeling tot beschikking is max drie weken
3. Na eerste keer no-show nog 1 keer oproepen (kan handig zijn om een uittreksel uit bevolkingsregister = bewijs van “woont ook werkelijk op het adres waar  de oproep naar toe is gegaan” voorhanden te hebben als no-show te verwachten is).
4. Leeftijd, dd in dienst, salaris, motief in beschikking (dus ABC-formule is transparant)
5. De vergoeding: A (aantal gewogen jaren in dienst) x B (salaris vast) x C (correctiefactor/oordeel van de kantonrechter)
6. Toelichting A:
dienstjaren tot leeftijd 35 jaar telt voor 0,5 (afronden op heel jaar)
dienstjaren tussen 35 en 45 tellen voor 1 (afronden op heel jaar)
dienstjaren tussen 45 en 55 tellen voor 1,5 (afronden op heel jaar)
dienstjaren vanaf 55 jaar tellen voor 2 (afronden op heel jaar)
in die gevallen dat de deelafrondingen ongunstig zijn voor de medewerker (komt een jaar tekort)  wordt er in de
hoogste categorie een jaar bijgeteld.
7. Toelichting B: Onder salaris vast wordt verstaan het basissalaris, vakantietoeslag, eindejaarsuitkering/dertiende maand en andere eventueel vaste (maandelijks terugkerende) inkomensonderdelen die niet gerelateerd zijn aan concrete uitgaven.
8. Toelichting C:
onbindingsgrond ligt in de risicosfeer van de werkgever maar geen verwijtbaarheid: factor 1;
onbindingsgrond ligt in de risicosfeer van de medewerker maar geen verwijtbaarheid (partner naar zuid-Limburg verhuisd) factor 0;
anders ernst van de verwijtbaarheid + bijzondere omstandigheden leiden tot een andere factor c.
9. Redelijkerwijs te verwachten inkomstenderving tot aan pensioen/Vut/OBU/BAPO leeftijd wordt meegenomen als wegingsfactor (dat kan interessant zijn als het gebruikelijk is eerder met de Vut te gaan maar de betreffende medewerker dat nu even liever niet doet).
10. Regel wordt ook toegepast na beëindigen arbeidsovereenkomst voor een korte duur bij onbetaalde tijd en bij het het gebruik maken van de mogelijkheid tot tussentijdse opzegging in een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.
11. Afspraken in een sociaal plan gaan in de regel voor.

Naast deze ABC formule is er ook nog een XYZ formule + richtlijn voor vergoedingen behorend bij kennelijk onredelijk ontslag (eerst via CWI en dan toch bij de kantonrechter terecht komen). Maar dat voert te ver voor hier en nu.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze posts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘comment’-veld onderaan de post (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).