De regels en de bewaker

De regels zijn voornamelijk vastgelegd in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Toezicht op de naleving van deze wet en alle regelingen die ermee samenhangen gebeurt door het College met dezelfde naam. Op de website van het CBP kun je in principe alles vinden wat je nodig hebt als het gaat om dit onderwerp ware het niet dat er een beroerde zoekmachine is die het lastig maakt om iets te vinden waar je de naam nog niet van weet. Maar gelukkig heb ik een link naar het betreffende informatieblad. De regels zijn afhankelijk van de situatie en context maar een paar bouwstenen zijn er gelukkig wel. Hier gaat het over de fysieke/papieren gegevens.

1. Gegevens die noodzakelijk zijn geweest voor de salarisadministratie moeten 7 jaar bewaard blijven daarna moeten ze vernietigd.
2. Alle bescheiden voor de Belastingdienst zoals de (oude verklaringen loonbelasting en copy indentiteitsbewijs) moeten 5 jaar bewaard worden.
3. Alle zaken die niet meer relevant zijn als een medewerker uit dienst is moeten direct worden vernietigd. Denk hierbij aan verslagen van functioneringsgesprekken, beoordelingen enz.
4. Alle andere zaken (verlofkaarten, studie-afspraken en dergelijke) mogen 2 jaar bewaard blijven.
n.b. I  Als het dienstverband door een conflict is geëindigd of er nog een rechtszaak loopt is er een uitzondering en mag alles wat nodig is worden bewaard.
n.b. II Als de organisatie eigenrisicodrager is in het kader van de WIA, zijn de langdurig zieke medewerkers, ook al zijn ogenschijnlijk weg, toch nog in een financiële relatie met de organisatie en zijn er dus ook gegevens nodig.

Hoe organiseren we dat nu een beetje slim?

Jaar uit dienst (b.v. 2010)
De dossiers van de medewerkers die in dienst zijn worden op alfabet bewaard. Zodra de medewerker uit dienst is, verhuist zijn fysieke dossier naar een aparte la die op jaar geordend is. Bij de verhuizing wordt direct een eerste opschoon-actie gehouden om alles eruit te halen wat dubbel, niet nodig of gedateerd is.
Jaar uit dienst + 1 (b.v 2011)
Geen actie
Jaar uit dienst + 2 (b.v. 2012)
Alle dossiers van de betreffende la (dus in jaar -2 uit dienst) worden opgeschoond en in 1 of meer archiefboxen of dozen gestopt waarop komt te staan ‘Vernietigen in 2018 (medewerkers uit dienst in 2010)’.

Resultaat

Uiteindelijk zijn er dus 2 laden (of delen van laden) met dossiers van medewerkers uit dienst. Een van 2010 en een van 2011. Boven op de kast staan boxen of dozen van vijf jaren waar op staat wanneer ze weg moeten. Ieder jaar gaat een van de lades in een doos/box en het jaar wat er het langst staat wordt vernietigd.
Met een instructie voor de eerste en tweede opschoon-actie en de in de ruimte visueel zichtbare ordening kan iedere P&O-er dit bijhouden. De termijnen zijn nu zichtbaar inde ruimte en hoeven niet onthouden te worden. En dat is altijd beter.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

De richtlijn in  11 punten samengevat:
1. De doorlooptijd is niet langer dan acht weken
2. Van eventuele mondelinge behandeling tot beschikking is max drie weken
3. Na eerste keer no-show nog 1 keer oproepen (kan handig zijn om een uittreksel uit bevolkingsregister = bewijs van “woont ook werkelijk op het adres waar  de oproep naar toe is gegaan” voorhanden te hebben als no-show te verwachten is).
4. Leeftijd, dd in dienst, salaris, motief in beschikking (dus ABC-formule is transparant)
5. De vergoeding: A (aantal gewogen jaren in dienst) x B (salaris vast) x C (correctiefactor/oordeel van de kantonrechter)
6. Toelichting A:
dienstjaren tot leeftijd 35 jaar telt voor 0,5 (afronden op heel jaar)
dienstjaren tussen 35 en 45 tellen voor 1 (afronden op heel jaar)
dienstjaren tussen 45 en 55 tellen voor 1,5 (afronden op heel jaar)
dienstjaren vanaf 55 jaar tellen voor 2 (afronden op heel jaar)
in die gevallen dat de deelafrondingen ongunstig zijn voor de medewerker (komt een jaar tekort)  wordt er in de
hoogste categorie een jaar bijgeteld.
7. Toelichting B: Onder salaris vast wordt verstaan het basissalaris, vakantietoeslag, eindejaarsuitkering/dertiende maand en andere eventueel vaste (maandelijks terugkerende) inkomensonderdelen die niet gerelateerd zijn aan concrete uitgaven.
8. Toelichting C:
onbindingsgrond ligt in de risicosfeer van de werkgever maar geen verwijtbaarheid: factor 1;
onbindingsgrond ligt in de risicosfeer van de medewerker maar geen verwijtbaarheid (partner naar zuid-Limburg verhuisd) factor 0;
anders ernst van de verwijtbaarheid + bijzondere omstandigheden leiden tot een andere factor c.
9. Redelijkerwijs te verwachten inkomstenderving tot aan pensioen/Vut/OBU/BAPO leeftijd wordt meegenomen als wegingsfactor (dat kan interessant zijn als het gebruikelijk is eerder met de Vut te gaan maar de betreffende medewerker dat nu even liever niet doet).
10. Regel wordt ook toegepast na beëindigen arbeidsovereenkomst voor een korte duur bij onbetaalde tijd en bij het het gebruik maken van de mogelijkheid tot tussentijdse opzegging in een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.
11. Afspraken in een sociaal plan gaan in de regel voor.

Naast deze ABC formule is er ook nog een XYZ formule + richtlijn voor vergoedingen behorend bij kennelijk onredelijk ontslag (eerst via CWI en dan toch bij de kantonrechter terecht komen). Maar dat voert te ver voor hier en nu.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze posts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘comment’-veld onderaan de post (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).