Car repair collage

Uit een onverwachte hoek een mooi beeld voor een vorm van Review zoals we die ook kennen vanuit GTD. Eerder schreef ik een blogpost over Tribal Leadership en de Stage Two verwijst naar dit concept. Ik vind dit een mooie tip en vandaar een citaat uit de nieuwsbrief van Dave Logan en kornuiten.

Schedule Your Life Repair Day

Ever sit at your desk, jump into email, only to just get overwhelmed by all the stuff? Every unread message, every unpaid bill, every piece of paper is like a little voice calling out to be heard and responded to. When the clutter in our lives gets overwhelming, it’s almost automatic that we fall into Stage Two-the zone of “my life sucks.” The purpose of this tip is to get you out of this mess, quickly, and back on track to Stage Three and beyond.

Some of the most popular advice we give came from a childhood friend of Dave Logan’s (and now good friend of our company), Robert McNally. More than 25 years ago, Robert told Dave that life is like a car, and unless you repair it from time to time, it just breaks. His advice led to our admonition that every once in a while you need to schedule a solid time for a life repair day. (Years after starting to give this advice, we came across David Allen’s suggestion of making something like the life repair day a weekly event. We’re big fans of David’s Getting Things Done system, especially for people stuck at Stage Two.)

By the end of a “life repair day,” the following needs to be true:

• Every email is answered (yes, every one-in that other email address, too).
• Every bill is paid or put in place where you’ll pay it later.
• Every piece of paper, envelope, and post-it is in a file or thrown away.
• Your system of physical files is up-to-date.
• Every text on your iPhone or BlackBerry is answered.
• Your physical desktop is clear, and your computer desktop is free of those stray files.
• Your in-box (literal and virtual) is empty.
• Everything is backed up.

Most people who’ve just had a life repair day say that the feeling is-and were not exaggerating here-bliss. Others say they feel naturally creative and productive, as though someone just appointed them CEO of their life. Most people say they feel great when they’re done. It’s not unusual to visit Stage Three for at least a few moments, the zone of “I’m great!”

Simpel en heel bruikbaar. Nu alleen nog: Doen!

Are you happy (herkomst onbekend)

Mijn zoon stuurde mij het plaatje hierboven. Zo simpel kan het leven zijn. Geen coach nodig, geen diepe contemplatie, geen NLP, geen scholingsweg. Het enige is het vermogen om te beleven of je gelukkig bent of niet en vervolgens als dat niet het geval is ‘iets’ te veranderen. Wat het is maakt niet uit. Hier wat suggesties:

- je handschrift;
- je kleding;
- je dagelijkse routines;
- je verslavingen;
- je eetgewoontes enz. enz.

Gina Trapani

In 2008 verscheen een Nederlandse vertaling van ‘Upgrade your life’ van Gina Trapani. Zij is de hoofdredacteur van een beroemde Amerikaanse weblog over slim werken Lifehacker.com. De oproep uit de titel is van Gina en geldt voor de digitale wereld. Essentie ervan is dat het geen meerwaarde heeft om allerlei digitale bestanden en mails op te bergen in allemaal aparte mapjes omdat de tegenwoordige Operational Systems (zoals b.v. Windows 7 en OSX) een uitstekende zoekfunctie hebben. En dat is dan ook de reden dat ik iedereen afleer om mails in allerlei mapjes op te bergen. Leer de zoekfunctie in Outlook of Mail/Entourage kennen en je vindt met deze functie alle mail vele malen sneller terug dan door zelf te gaan zoeken in mapjes. Ik kan me wèl voorstellen dat het zinnig is om alle mail van een tijdelijk project bij elkaar ineen mapje te bewaren omdat je er mee aan het werk bent maar dat is het dan ook wel. De rest is overbodig veel werk. Dezelfde logica geldt voor gewone bestanden. Gina zelf heeft maar 6 mappen op haar computer! Zie voor heel veel meer tips over deze materie hoofdstuk 2 Gegevens ordenen.

In het boek heeft zij een keus gemaakt uit de beste lifehacks van de afgelopen jaren. De artikelen zijn geordend naar inhoudelijke onderwerpen maar ook naar de kennis noodzakelijk om er plezier van te hebben. Maar voor mensen die niet technisch zijn, is er ook zeer veel te genieten. Het boek is hier te koop maar is hier ook gratis te downloaden (je hebt wel registratieplicht).

Warm aanbevolen wie meer tijd wil hebben voor belangrijke dingen van het leven.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

http://www.43folders.com/

Zou het niet mooi zijn als er een PDA bestond die geen batterij of accu heeft? Die tegen vallen kan? Het altijd doet (koud/nat/heet)? Geen opstarttijd heeft? Die geen gebruiksaanwijzing heeft omdat het gebruik nu eenmaal evident en simpel is?

Zo’n PDA bestaat en is uitgevonden door Merlin Man. Hij introduceerde de uitvinding 5,5 jaar geleden omdat hij zijn Palm helemaal gehad had en terug wilde naar eerlijke eenvoud. Ik vertaal hieronder het eerste artikel erover dat hier te vinden is.

[...]

Schoonheid en eenvoud

http://sentimentalstyle.blogspot.com

De Hipster PDA (Parietal Disgorgement Aid) is een volledig aan te passen systeem voor het coördineren van inkomende en uitgaande gegevens voor ieder aspect van je leven en je werk. De omvang beweegt met je mee, bij een stroomstoring werkt het gewoon door, het ondersteunt alle categorieën en soorten overdracht en is aanpasbaar voor een oneindig aantal opties. Het Beste Nieuws: de Hipster PDA past in je hippe broekzak en kost vrijwel niets in aanschaf en onderhoud. Laten we er een maken.

Het maken van je eerste Hipster PDA

1. schaf een set aan van gekleurde kleine kaartjes/velletjes
2. knijper ze samen met een mooie knijper
3. er is geen stap 3

Settings & Preferences

Voor de sleutelaars die gelijk hun gereedschap willen pimpen geef ik hier een paar manieren om de basis configuratie te modificeren.

* Overweeg verschillende soorten kaarten te gebruiken. Verschillende kleuren, gelijnd en ongelijnd.
* Persoonlijk houd ik het meest van hele kleine knijpers en een stapeltje van maximaal 12 kaartjes. Experimenteer om uit te vinden welke combi jou het beste past.
* Probeer eens om een enkele gekleurde kaart als een visuale scheiding te gebruiken tussen gebruikte en ongebruikte kaarten in jouw PDA. (Dit zorgt ervoor dat je niet per ongeluk iemand een notitie geeft waar al eerder wat op geschreven is.)
* Gun jezelf een mooie pen (Merlin Mann adviseert:The Fisher Bullet /AH). De pen moet onder alle omstandigheden schrijven, nat, droog, vet enz. Lukt dat dan heb je de perfecte stylus voor jouw PDA.

“Getting Things Done” met jouw Hipster PDA

V.b. van Ad

Collega fans van Getting Things Done zullen onmiddellijk de toepassing zien. Gebruik een apart kaartje voor ieder Inbox item. Daarvoor heb je wel een aantal lege kaartjes nodig maak het zorg ervoor dat er geen losse eindjes onstaan en je workflow gesloten is.

Als je terugkomt in je kantoor of thuis (waar dan ook maar je fysieke inbox zich bevindt) gooi je alle verse notities op een stapel en kun je ze verwerken net als je doet met al je andere inbox-zaken.

Een andere mogelijkheid is dat je je hele GTD systeem baseert op de kaarten. Enkele of meerdere kaartjes voor Eerstvolgende acties, Wachten op, Ooit-Misschien enz.

[Einde artikel.]

Tuurlijk … een beetje ironie maar toch ook wel een serieus idee. Persoonlijk ben ik meer van het potlood (zie deze blogpost daarover) maar voor de rest vind ik het weer een briljant simpele oplossing. Meer voorbeelden vind je als je Hipster PDA intikt in Google.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Onbewust

De onbewuste variant bestaat veelal uit een stapel, la of bak met zaken die wel eens een keer zijn bekeken maar waarover je geen besluit hebt genomen. De stapel ligt braaf te liggen/wachten en op enig moment roept ie om aandacht. Als je vervolgens de items langsloopt blijkt een heleboel niet meer relevant te zijn. Het seminar is al voorbij. De memo 3.1. is opgevolgd door versie 3.2. Het tijdschrift is achterhaald enz. enz.

Bewust

De bewuste inzet komt neer op een expres ingerichte incubatieplek. Je legt er zaken die mogelijk interessant kunnen zijn. Zaken die niet persé jou aangaan maar aardig zijn om te bewaren. Zaken die nu moeilijk op hun merites te beoordelen zijn maar misschien later wel. Je kunt er ook een stapel tijdschriften, artikelen, prints kwijt die nu geen aandacht verdienen maar misschien wel handig zijn als je een keer ‘bijna hersendood’ bent door te hard werken en je even iets nodig hebt om weer bij te komen.
De kunst is nu om regelmatig (bijvoorbeeld 1 maal per 2 of 3 weken) door de stapel heen te lopen en alle DELLE weg te gooien. Het bekijken van deze bijzondere stapel (of la enz.) is heel vitaliserend! In no-time is de stapel gehalveerd en heb je de pret van het weerzien van oude bekenden.

Doe jij het al? Wat is jouw ervaring? Nog niet? Probeer het eens uit en deel in de reacties je ervaringen.

n.b. Uiteraard wordt DELLE ook gebruikt als ‘niks aan doen, lost zichzelf wel op’-strategie (‘Solved by simply not handling’ zeggen onze westerburen). Maar dat vind ik sociaal een letterlijk ‘waardeloze’ samenwerkingsstrategie als hij gebruikt wordt zonder fatsoenlijke communicatie.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

‘Onlangs schreef ik het artikel ‘De waarde van het nieuwe werken’. Geïnspireerd door het gedachtegoed van waardebepaling achteraf, waar het vaststellen van waarde een van de grote uitdagingen is, probeer ik aan te tonen dat ‘Het Nieuwe Werken’ (HNW) pas succesvol kan worden toegepast wanneer je het ‘tijd voor geld’ paradigma inruilt voor het ‘waarde voor geld’ paradigma. Met andere woorden, wanneer werkgevers en managers gaan sturen op output in plaats van tijdsbesteding, ontstaat voldoende ruimte voor alle mooie veranderingen die HNW beoogd.

Ik sprak hierover met een collega en die legde de link met het ‘Peter Principle’. Dat is het principe dat mensen doorgroeien in hun carrière tot een functie die ze net niet meer aankunnen. Een nare situatie voor alle betrokkenen, want deze mensen zijn niet zo effectief voor de werkgever, niet zo prettig als collega en doorgaans zelf ook niet gelukkig met het werk dat ze doen. En het komt maar al te vaak voor. Mensen schuiven continu door naar ‘hogere’ functies vanwege aanzien, secundaire arbeidsvoorwaarden en bovenal, de behoefte om te groeien, te ontwikkelen. Jammer genoeg is voor de meeste bedrijven en instellingen dit ook de enige manier is om carrière te maken. Verticaal. Want voor velen is dit niet de beste weg.

Er is ook nog zoiets als horizontaal groeien. Hierbij gaat het niet om groeien in functie, maar groeien in waarde. Het continu verbeteren van werkmethoden waardoor medewerkers steeds effectiever of sneller werken. Medewerkers die breder inzetbaar zijn, of juist zeer specialistisch zijn. Het principe om binnen je huidige functie steeds meer waard worden. In elk bedrijf zijn er wel een paar te vinden. Het zijn de idealisten die niet voor carrière, geld en aanzien gaan, maar die volledige focus hebben op de inhoud van het werk en op het plezier. De mensen die een hoge waarde vertegenwoordigen voor de organisatie omdat ze bovengemiddeld goed functioneren. Deze mensen worden echter nauwelijks beloond voor hun meerwaarde en dat is jammer, want het weerhoudt de minder idealistische mensen er van om het ook te doen. Andries Bongers, specialist op het gebied van belonen, zegt in een interview: “Medewerkers moeten meer kunnen verdienen dan hun baas”, waarmee hij feitelijk zegt dat je in staat moet kunnen zijn om een hogere waarde in een ‘lagere’ functie te genereren.

Zou het niet mooi zijn als al je personeel precies naar die functie doorgroeit waar ze het meest effectief en gelukkig zijn? Een bedrijf of instelling waar mensen de vrijheid hebben om zowel horizontaal als verticaal te groeien. Het zou de totale output van een onderneming een enorme boost geven, omdat je een club van enthousiaste en gedreven medewerkers creëert. Als je dit wil bereiken voor je organisatie, dan zou je kunnen stoppen met geld te geven voor tijd, en beginnen met geld te geven voor waarde. Dat motiveert mensen om van waarde te zijn in plaats van aanwezig te zijn. Je zal dan wel per persoon moeten vaststellen welke waarde van hem of haar wordt verwacht voor het salaris wat daar voor betaald wordt.

En dat is niet eenvoudig. De grootste uitdaging is om vast te stellen hoeveel waarde je verwacht voor welk bedrag. En natuurlijk hoe dit gemeten kan worden. Dat zijn we niet gewend, want we zijn gewend om in tijd en geld te denken. Het zal dus geen eenvoudige omschakeling zijn en het zal even duren voordat je het gewenste resultaat hebt. Maar het is zeker niet onmogelijk. Voordat het principe van geld werd bedacht, is er een tijd geweest dat mensen alleen in waarde konden denken. We zijn in staat geweest om in geld te gaan denken, dus moeten we ook in staat zijn om weer meer in waarde te gaan denken. Hieronder een paar tips om dit proces te vereenvoudigen:

• Heldere (S.M.A.R.T.) doelen. Niet te veel en met een waardebepaling voor elk gerealiseerd doel.

• Verschillende waardemodellen voor verschillende aspecten van werk. Dus aanwezigheid (tijd) mag wel gewaardeerd worden als het essentieel is voor het werk (receptiewerk), maar daarnaast waardeer je klant tevredenheid, opbrengst, kwaliteit, etc.

• Stel waarde vast door interviews. Stel ‘hoe weet je’ in plaats van ‘hoe’ vragen. Deze vraagstellingsmethode legt de focus op de feitelijke beleving en niet op willen voldoen aan verwachtingspatronen. “Hoe weet jij wanneer je het werk goed hebt gedaan?”, in plaats van “Hoe is de kwaliteit van jouw werk?”.

• Stel een overgangsperiode vast. Binnen die periode stel je wekelijks en per persoon vast welke doelen er gehaald moeten worden. Na het behalen van de persoonlijke doelen is hij of zij vrij. Als aanwezigheid onderdeel uit maakt voor de waarde (telefoniste, helpdesk medewerker), stel dan de medewerker in de gelegenheid om ‘iets voor zichzelf te doen’. Meet wel de kwaliteit van het opgeleverde werk.

• Tijdens die overgangsperiode wordt per persoon het verband tussen kwaliteit en tijd duidelijk. Je zou dan ook meer moeten kunnen zeggen over de waarde van werkzaamheden. Hierna kan je mensen de keuze geven tussen meer waardering in salaris, of meer vrije tijd.

• Begin met een kleine groep enthousiastelingen. Laat mensen de keuze of ze op de oude (tijd voor geld) manier willen werken of dat ze de uitdaging en risico’s van de nieuwe manier aan willen gaan (waarde voor geld). Spreek een proefperiode af, maar leg dat wel contractueel vast. Als het cao-technisch te lastig blijkt, zou je ook eerst met zp’ers (zelfstandig professionals) kunnen beginnen.

Ik schreef dit artikel vanuit het oogpunt van werkgevers en managers, maar je kan de ideeën ook gebruiken om arbeidsomstandigheden en -voorwaarden ter discussie te stellen. Het is immers leuker en eerlijker om gewaardeerd te worden voor het werk wat je doet dan voor de tijd die je aanwezig bent. Het is niet eenvoudig om het paradigma ‘tijd voor geld’ te veranderen en het zou gerust jaren kunnen duren voordat het echt lukt. Aan de andere kant biedt een nieuw paradigma ‘waarde voor geld’ de mogelijkheid tot een enorme verhoging in efficiency en werkplezier. En dat is iets waar veel mensen in deze tijd, lifehackers in het bijzonder, behoefte aan hebben.’

De originele plek van het artikel.
De website van Jacco
Het weblog van Jacco

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

De dienst heeft ook een prachtige naam namelijk webwill en is een Zweeds initiatief. Uit de video (plaatjes zijn Zweeds de audio is in het Engels) krijg je een indruk van wat er ontwikkeld wordt. Ik heb mij aangemeld dus blijf op die manier op de hoogte en zal deze ontwikkelingen ook hier blijven volgen.

www.youtube.com/watch?v=dp_FM4Z8iUM

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Tip 1. Afsluiten en afronden

Wat is er dit jaar afgerond?
Wat heb ik dit jaar bereikt?
Wat kan of wil ik afsluiten?

Tip 2. Opruimen

Kies iets uit om op te ruimen en beleef de creativiteit die direct het gevolg is van het opgeruimde gevoel. Werkt ook in overdrachtelijke zin.

Tip  3. Preview light (geen formele planning maar geleide nieuwsgierigheid of ambitie)

Wat zou volgend jaar kunnen brengen?
Hoe zou een succesvol jaar eruit kunnen zien?
Welke nieuwe dingen staan er op de rol en hoe ziet succes eruit?
Welke plannen/doelen komen er op?

Tip 4. Meer & minder

Wat wil ik meer doen volgend jaar?
Wat wil ik minder doen volgend jaar?
Waar wil ik meer van volgend jaar?
Waar wil ik minder van volgend jaar?

Tip 5. Reken niet op discipline en wilskracht

Nieuwe voornemens (gewoontes veranderen) zijn mooi maar als de drivers discipline en wilskracht moeten zijn dan is mislukking al snel aan de orde.

Tip 6. Zoek je nog een nieuwe gewoonte: Weekly Review

Iedere vrijdagmiddag (of ander moment dat je schikt) zorgen dat je opgeruimd raakt, alles bijgewerkt is en je even overgeeft aan focussen op wat van belang is in het leven.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Wat is het?

Een miniscanner van Fujitsu. Het apparaat is 28 centimeter lang en nog geen 10 centimeter diep en 6 centimeter hoog. Het werkt op netstroom maar ook op Usb-stroom (en dat is erg handig onderweg). Prijs voor de Windows versie rond de € 200,– , voor de Mac versie rond de € 260,–.

Wat kan de scanner?

Tot 10 dubbelzijdig A4 , kleur of zwart/wit in 1 keer scannen en als 1 document (Pdf) op je bureaublad zetten. Foto’s scannen en direct importeren in je foto-bibliotheek. Maar ook: stop er een visitekaartje in en de gegevens worden omgezet in een voorstel voor je adresboek. Druk op verzenden en de data staan direct op de goede plek in je adresboek. En dat alles snel en betrouwbaar (tenzij er een te alternatief lettertype is gebruikt).

Waar gebruik ik hem voor?

Uiteraard voor de visitekaartjes want dat vond ik altijd al corvée. Maar ook om allerlei zaken tijdelijk te digitaliseren en zo geen fysieke bewaar-dingen te hebben (b.v. declaraties voor de Zorgverzekeraar). Ook kan ik nu eenvoudig zaken mailen die ik niet digitaal heb (want het scannen gaat razendsnel). Uit de gebruiksaanwijzingen haal ik de paar blz. Nederlands en scan deze, en bewaar ze vervolgens in mijn digitale referentiearchief (wel even goed nadenken over de naam die je het document meegeeft). Enz. Enz.

Hoe vind je meer info?

Bij Fujitsu
Bij Kieskeurig (voor de Windowsversie)
Bij Kieskeurig (voor de Macversie)

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Hier komen de 23 tips:

1. Haal elke mail die je hebt gelezen meteen weg uit je inbox, anders loop je het risico dat je je sommige mails wel 10 keer leest. Dus géén ‘markeren als ongelezen’ gebruiken om aan te geven ‘dat je er nog iets mee moet’, daar zijn takenlijsten voor uitgevonden.

2. Maak een kopie van elke mail waar je nog wat mee moet en sla die op naar wat het voor jou op dit moment betekent. Alles waar je alleen maar op hoeft te wachten gaat bijvoorbeeld naar de Wachten Op lijst. En alles waar je ooit nog eens wat mee moet of wilt doen naar Later/Misschien. Afspraken kopiëer je naar je agenda en acties voor deze week naar je takenlijst. Zo weet je zeker dat je die informatie op het juiste moment weer tegenkomt (wel eens per week je lijsten doorlopen om ze op orde te houden).

3. Verplaats vervolgens elke mail waarover je hebt besloten naar je archief. Zo kun je (naast de beslissing wat je ermee gaat doen hierboven) elke mail weer snel en makkelijk terugvinden. Bovendien hou je je e-mail archief intact.

4. Sla zoveel mogelijk mail op in één archiefmap (“Kort Archief”). Zo voorkom je dat je voor elke mail een beslissing moet nemen in welk sub-sub-submapje je dit mailtje gaat opslaan. Gina Trapani noemde dit principe: “Pile, not file.” Dat werkt niet bij de papieren op je bureau, maar wel bij digitale informatie.

5. Laat je computer zoeken als je iets nodig hebt. Als je iets zoekt in je Kort Archief map, gaat dat vaak het snelst door ‘m te sorteren op de afzender. In Outlook kun je dan domweg de naam van de afzender intikken om de mail die je zoekt te lokaliseren. Met Ctrl+E kun je ook supersnel zoeken in een Outlook map. Maar ga je anders eens te buiten aan Google Desktop of Windows Desktop Search en zie dat je die 1000 Euro aan oud ijzer ook werkelijk voor jóu laat werken, in plaats van andersom.

6. Gebruik software om lange teksten af te korten. Outlook heeft dat al aan boord in de functies Autocorrectie en Snelonderdelen. Maar externe tools als TypePilot en Fingertips voor Windows en Typinator en TextExpander werken handiger. Waarom zou je die routebeschrijving elke keer opnieuw opzoeken en ‘m kopiëren naar je mail, als je ‘m ook met drie letters tevoorschijn kunt toveren? En hetzelfde geldt voor veelgebruikte zinnen als ‘Mocht je verder nog vragen hebben, dan hoor ik het graag.’

7. Stap over naar sneltoetsen. Als het gaat om het verwerken van e-mail, is muizen voor mietjes. Werken met sneltoetsen gaat volgens onderzoek zo’n 50% sneller. Bovendien houdt het je hoofd vrij voor creatieve ideeën, in plaats dat je steeds moet overschakelen tussen het verzinnen van een zin en de oog-handcoördinatie die je nodig hebt bij het werken met een muis.

8. Leer blind typen. In een tijd van e-mail en toetsenborden is er geen excuus meer. Blind typen gaat vele malen sneller.

9. Zet blauwe schermpjes, belletjes en het automatisch checken van e-mail uit. Als je af en toe ook wat geconcentreerd wilt werken, wil je je toch niet laten afleiden door het feit dat iemand anders besloten heeft om juist op dít moment een mail aan je te sturen? Datzelfde geldt trouwens op je Blackberry of Smartphone. Mail ophalen wanneer jij het wilt kan knap handig zijn. Maar elke tien minuten een piepje maakt van volwassen mensen kleuters die hun speeltje niet kunnen loslaten.

10. Beantwoord een e-mail meteen, als het binnen twee minuten kan. Niet meteen wanneer hij binnenkomt natuurlijk (zie hierboven bij belletjes), maar wanneer jij je inbox gaat leegmaken. Elk mailtje wat je binnen twee minuten kunt beantwoorden (en met software om lange teksten af te korten kan dat al snel) is mooi meegenomen.

11. Neem 12 minuten om e-mail te beantwoorden en ga dan weer iets anders doen. Zo stimuleer je jezelf om zo productief mogelijk mails te beantwoorden. En hou je nog tijd over voor de rest van je werk.

12. Gebruik takenlijsten. Als je een mail naar een takenlijst kopiëert, zoals ik hierboven aanraad, geeft je dat de mogelijkheid om een eigen omschrijving in te tikken van wat jíj wilt gaan doen met de inhoud van die mail. Dat stimuleert je denken (“Wat moet ik nou eigenlijk precies gaan doen?”), maar helpt ook bij het nalezen van je takenlijst met alles wat je die week nog wilt gaan doen. Bovendien hoef je dan over elke e-mail maar één keer na te denken wat je exact wilt gaan doen. Dat scheelt een hoop nadenkwerk in de loop van een week.

13. Maak een Wachten Op lijst. Als je alles waar je alleen maar op hoeft te wachten op een aparte lijst bijhoudt, hoef je daar nooit meer over na te denken, terwijl je het toch niet vergeet. Dat scheelt een hoop rust in je hoofd. Die lijst moet je dan wel één keer per week (of als je directiesecretaresse bent: vier keer per dag) doorlezen, maar de rest van de tijd is het mooi geborgd.

14. Antwoord zoveel mogelijk de volgende werkdag. Zo voorkom je aan de ene kant dat mensen heel lang op je reactie moeten wachten, maar aan de andere kant dat je de indruk wekt dat je elk mailtje meteen binnen tien minuten beantwoord. Dat mañana principe is ook handig om elke dag te zien hoeveel mail je precies moet verwerken.

15. Antwoord in maximaal 5 regels. Als dat niet lukt kun je even nadenken of het niet handiger is om te bellen of even langs te lopen om te overleggen. Lange mails worden slecht gelezen en kosten veel tijd om in te tikken.

16. Geef elke e-mail die je stuurt een duidelijk onderwerp. Wat wil je nou precies dat de ander doet?

17. Wees zuinig met CC en BCC. Aandacht en tijd van de ander kost ook geld.

18. Zet het meteen-verzenden van e-mails uit. En wel omdat je dan net iets meer fouten kunt maken, zonder desastreuze gevolgen. Dat scheelt weer tijd.

19. Maak geen ruzie per e-mail. Als je dan toch ruzie maakt is het veel leuker om dat ouderwets face-to-face te doen, toch? Of maak juist wél ruzie per e-mail, zodat je rustig de tijd hebt om je gedachten op een rijtje te zetten en genuanceerd te blijven.

20. Maak regels om spam te verwijderen en nieuwsbrieven in aparte mapjes te parkeren.

21. Meld je af van nieuwsbrieven waar je toch niets van leert of iets mee doet. En als je de unsubscribe knop niet kunt vinden: maak een regel om die nieuwsbrief meteen te verwijderen bij binnenkomst.

Spreek je tekst in, in plaats dat je het typt. Met software als Dragon NaturallySpeaking kan dat voor sommige mensen erg veel tijd schelen.

22. Pak de telefoon als degene met wie je wilt communiceren geen e-mail, maar een belinterface heeft. Iedereen heeft z’n eigen voorkeur van communiceren. Het is handig om daar rekening mee te houden.

23. Hou je niet aan Taco’s regeltjes, maar wees alert op wat je doet en dokter lekker zelf uit wat voor jou het beste werkt.

MET DANK AAN TACO

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Labelen

In de vele uren die ik heb doorgebracht met het bijstaan van drukke leidinggevenden en adviseurs in het ordenen van hun directe werkomgeving blijkt 1 simpel ding cruciaal te zijn. Als er geen plaats is om zaken op te bergen dan is georganiseerd zijn niet mogelijk. Dat opbergen blijkt te werken onder de volgende voorwaarden:

1. Geen bibliotheeklogica hanteren maar bouwen aan een terugvind-archief
2. In een simpel A t/z Z mappensysteem
3. In een verticaal systeem (staand of ‘landscape’)
4. Waarin een nieuw item op te bergen is binnen 1 minuut
5. En dat ook nog leuk/slim/snel is om te doen
6. En last but not least…

‘Name it – you own it’ dus labelen.

Ieder item waar geen actie aan vast zit en dat je wilt bewaren voor ooit/misschien krijgt een eigen mapje met een eigen naam. En in dat naam geven zit hem de clou. Het is de kunst om de naam te vinden die de kans zo groot mogelijk maakt dat je het mapje terugvind op het moment dat je het nodig hebt. Dat kan niet door  academisch in categoriën te denken maar wel door je even af te vragen welk woord of begrip er bij je boven komt als je aan het item denkt. Dat begrip komt via een labeler op de voorkant/zijkant van het mapje. De kick die dit proces geeft is het bewijs voor de stelling in de titel van deze blogpost. Het resultaat is in GTD-termen een referentie-archief waarin alle zaken een naam hebben gekregen en zijn ingevoegd in een simpel A-Z mapjes systeem.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.
key
Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

GTD is de afkorting van Getting Things Done en daarmee het concept voor persoonlijke effectiviteit van een Amerikaanse denker/doener David Allen.

GTD geeft een drietal sleutelprincipes die in de praktijk hun waarde hebben bewezen.

1. Consequent verzamelen (capture) (rust in je hoofd dat in staat is te reflecteren, tegenwoordigheid van geest heeft en creatief kan zijn).
2. De vraag: Wat is de volgende actie? (what’s the next action?)
3. De vraag: Wat is het gewenste resultaat? (desired outcome?)

Vanuit deze principes zijn een groot aantal methodieken en systematische aanpakken ontwikkeld (en worden ook nog steeds ontwikkeld).

De Bron
Als oerbronnen zijn te beschouwen:
Het boek Getting Things Done (2001) in het nederlands met dezelfde titel;
Het boek Making It All Work (2008) in het nederlands met dezelfde titel;
Het boekje Ready for Anything (2003) in het nederlands met dezelfde titel.

De Dimensies

Er zijn twee krachten /velden/dimensies waar GTD zich op richt. Het eerste is controle/invloed en het tweede is overzicht/focus. Het eerste boek richt zich met name op de controlekant. Het tweede boek werkt de overzichts- en focus dimensie uit. In een overzicht kan dit als volgt worden weergegeven:

Op de horizontale lijn is de samenvatting gegeven van de workflow. Op de verticale kant de verschillende horizonten waarop overzicht na te streven is. Zie ook deze blogpost voor een verder uitwerking van de focus-niveau’s.

Het derde boek heeft 52 hoofdstukken en werkt evenzoveel principes uit in kleine essays. Het is een gereedschapskist voor GTD-reizigers.

En GTD-reiziger ben ik, en met mij alle medereizigers die op pad gaan naar een voor hen passende balans tussen controle en overzicht. Wie op pad gaat bevindt zich in een van de velden uit de matrix die hieronder volgt:

Het mooie van dit beeld is dat iedereen regelmatig in een van de drie minder gewenste velden terecht komt. GTD geeft je de mogelijkheid (en dat zeg ik uit eigen ervaring) om snel weer ‘heer en meester’ te zijn.

Waar is nog meer info te vinden:

1. Op deze blog door in het zoekveld GTD in te tikken;
2. Door te klikken op Wat is GTD? (een langere samenvatting op mijn tweede blog)
3. Door te kijken op de blog Lifehacking.nl
4. Door te kijken op de site van Meereffect (geven ook trainingen)
5. Door te kijken op de site van David Allen
6. Door te kijken op GTD-times
7. En natuurlijk door gewoon GTD in te tikken in Google (ruim 5,5 miljoen hits)

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Frank Meeuwsen over Sociale Media VHPG 10/09/2009 from Ad van der Hulst on Vimeo.

De slideshow staat hier

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Dus wat is Rss:
Rss is een manier om de wijzigingen van websites simpel bij te houden. In plaats dat naar een website surft brengt Rss de wijzingen automatisch naar je toe. En dat is reuze handig voor bijvoorbeeld nieuwssites, marktplaats-zoekopdrachten en weblogs.

Hoe gaat het praktisch in zijn werk:
Of er een Rss werkt bij een website is te zien aan het Rss logo dat uiteraard veel kleiner ergens te vinden moet zijn. Ga op het logo staan, doe rechtermuisklik, kopieer de koppeling en plak die in een Rss-reader.

Wat is een Rss-reader?
Een reader is een plaats op het internet waar je je Rss-links (feeds) verzamelt en handig kunt bekijken. Ik gebruik zelf Google Reader. Links boven staat een optie ‘Abonnement toevoegen’. Plak de koppeling daarin en je bent geabonneerd op de wijzingingen van de webiste. Je kunt deze wijzigingen bekijken door op de naam van de website te klikken.

Een mooie video over het onderwerp voeg ik hier in. Martijn Aslander legt in een paar minuten uit wat Rss is en wat je ermee kunt en geeft tevens instructie.

11. rss | martijn aslander from punkmedia on Vimeo.

Tenslotte dit: ik vertelde over deze blogpost aan mijn levenspartner Irka Stachiw. Zij gaf nog een mooi beeld. De Nee-Ja Sticker op de brievenbus heeft ervoor gezorgd dat we niet meer alle reclame en drukwerk ontvangen. Met Rss loop je de kans dat je weer overweldigd wordt door alle mogelijkheden tot informatie. Dus houd ook een Nee-Ja Sticker op de Rss reader (figuurlijk bedoeld uiteraard). Kijk regelmatig kritisch naar je Rss-feeds en wees streng als je meerdere keren niet kijkt naar de wijzigingen. Je kunt de Rss-feeds er tenslotte ook zo weer uit knikkeren.

Pas ontdekte ik ook nog deze Rss-instructiegids.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

In principe wijst de site zichzelf maar voor iedereen die eerst iets meer wil weten toch het volgende.

Wat is Wordle?
Een website waar je door een rij woorden op te geven een woordenwolk krijgt die je daarna zelf op veel manieren kunt manipuleren. Je kunt het lettertype wijzigen, de kleurenreeks, het aantal woorden dat je wilt gebruiken, alles in hoofdletters of kleine letters zetten, horizontaal, verticaal, mix, schuin enz. enz.

Hoe vind ik de mooiste Wordle?
Onderaan de tijdelijke Wordle zie je een button Randomize: gewoon net zo lang klikken tot dat je tevreden bent.

Blijft mijn Wordle bestaan?
Dat kun je zelf bepalen. Als je jouw Wordle heel mooi vindt kun je deze delen met anderen in een openbare galerij.

Kan ik de Wordle zelf opslaan?
Dat kan helaas niet zomaar (ik heb dat nooit kunnen vinden). Je kunt de Wordle printen, in een apart venster zetten of in de publieke galerij plaatsen.

Welke listen zijn er dan?
Wat ik doe is appeltje-shift-4 (voor Apple) gebruiken zodat ik pgn.plaatje heb van precies de Wordle omtrek. Een ander manier is natuurlijk printen en scannen. Wat uiteraard ook kan is Windows Printscreen gebruiken dan importeren in Paint en alle ongewenste omtrek wegpoetsen en opslaan als plaatje.

Wat kost het?
Helemaal niets. Net als zo veel dingen op het internet is Wordle helemaal gratis!

Hieronder nog twee voorbeelden met woorden die zouden kunnen voorkomen in een presentatie of reader, rapport over mobiliteitsbeleid.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

In mijn geval gebruik  ik rolletjes postzegels (200 van € 0,44). Als je zo’n rolletje koopt zit ie verpakt in een kartonnen doosje dat tegelijk een bouwpakketje is voor een papieren dispenser. Het lijkt bij de gebruiksaanwijzing reuze simpel. Flapje A, B, en C op de juiste manier over elkaar en Voila! Het meegeleverde doosje zou een soepel lopend apparaat moeten zijn dat vanzelf de postzegels een beetje opwipt zodat een en ander vlot verloopt. Helaas: dat vouwkarweitje is voor mij als simpele P&O-er  een veel te hoog gegrepen intelligentietest. Het doosje eindigt derhalve als volgt:

Maar niet getreurd. Bij Officecenter (en TNT) is sinds enige tijd dit geniaal klein dispensertje (zie eerste plaatje) te koop (of gratis te krijgen bij de aankoop van een rol postzegels). Het kleinood werkt helemaal simpel. Gewoon de rol uit het ingewikkelde kartonnen doosje halen en in het houdertje stoppen. Flapje voorlangs en hupsakee. De postzegels springen er haast vanzelf uit. Let ook op het prachtige design.

Met dit ding is postzegels plakken fun!

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze posts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de blogpost klikken).

Potlood en agenda

Ik gebruikte een aantal jaren geleden een scandinavisch agendasysteem (uit Denemarken). Het was werkelijk een pracht systeem (is het trouwens nog). Zeker wanneer je voor papier gaat. Het meest bijzondere aan het systeem vind ik de notie dat je alles in je agenda met (vul)-potlood schrijft. Er was een slimme clip waar het mooie Lamy-vulpotlood in zat en er was altijd een gummetje voorhanden voor de momenten dat er opnieuw moest worden onderhandeld over agendapunten. Dat inzicht heb ik nooit meer losgelaten met als gevolg dat ik altijd een (mooi, stijlvolle, 0,7 mm, 2B) vulpotlood als onderdeel van mijn PSU (persoonlijke standaarduitrusting) heb.

Het potlood en de EU

Op 4 juni is het zover. We mogen weet stemmen voor de EU. En ja ook daar heeft het potlood het gewonnen van de digitale variant in de vorm van de stemcomputer. De stemcomputer is niet fraudevrij te krijgen! Is het niet mooi dat we voor zo’n belangrijke zaak als stemmen voor de toekomst van Europa  aangewezen zijn op een low tech rood potloodje?

Dus: Hoera voor het Potlood!