Vuvuzela's in actie voor Oranje

Op mijn verjaardag 22 juni (dank u, dank u) kreeg ik deze prachtige foto toegestuurd van drie Vuvuzela toeterende jongedames (familie van mijn vrouw). Een duidelijk geval van toegepaste kunst. Niet genomen voor mij maar ter ere van het Wereldkampioenschap voetbal.

Zelf ben ik niet zo van de sport, ik beleef er te snel een soort Darwinistische wedijver aan. Wat ik wel leuk vind is de teamspirit en gerichtheid op een duidelijk doel.

Ik lees over van Marwijk dat hij van af het begin af aan een heel duidelijke doel (hij noemt het missie) en focus heeft gehad. Alles wat dit doel diende mocht er zijn. Alles wat dat doel niet diende werd kritisch bekeken en vaak geschrapt.

,,We zijn twee jaar bezig geweest met een missie. Om iets bereiken moet je écht iets willen”, zegt Bert van Marwijk. ,,Je kunt wel zeggen dat je iets wilt, maar je moet het écht willen. En er écht in geloven. Dan is het geweldig wanneer je de finale bereikt. De droom is bijna compleet, we zijn nu wel heel dichtbij.”

Vier dagen zaten er tussen de halve finale en de finale. Vier dagen om te focussen op een missie. Deze wedstrijd winnen en dan voor 4 jaar wereldkampioen zijn.

In GTD context prachtige voorbeelden van Horizons of focus:

50:000 (missie/kernwaarden)

Wij zijn het beste voetballand van de wereld. Als het kan spelen we mooi en eerlijk ambachtelijk voetbal.

40:000 (visie)

We winnen de WK van 2010

30:000 (strategische doelen)

We bouwen aan een goed team dat gaat voor samenwerking. Zowel staf als voetballers. We ontwikkelen een pad richting zomer 2010 dat leidt tot zoveel mogelijk ervaring als basis voor het bereiken van het doel.

20:000 (aandachtsgebieden)

Goede contacten met clubs, familie van spelers en staf. Goed onderdak, voeding en verzorging. Goede trainingsfaciliteiten. Media voorzien van content. enz.

10:000 (projecten)

Iedere wedstrijd is een project. We leren onze tegenpartij zo goed mogelijk kennen en we bewegen mee zonder onze eigen kracht ook maar even te laten varen.
Voor nu: We focussen ons nu op de wedstrijd van zondagavond en dat betekent mediastilte (draagt immers niet bij de focus op het doel).

Asfalt (acties)

Één doelpunt meer maken dan Spanje. Jammer dat dit net niet lukte!

n.b.: Overigens kreeg Gino (Ginovanni van Bronckhorst) toestemming om met een live-verbinding telefonisch ‘aanwezig’ te zijn bij de traditionele Feijenoord-seizoens-opening open dag in de Kuip. En dat is dan toch weer een mooie maatwerk-uitzondering op de media-stilte regeling.

Waarom zou ik dat willen en wat levert mij dat op?

Het levert mij drie grote winsten:

1. Innerlijke ruimte voor reflectie. Ik kan terugblikken op de dag/week die was en kan daardoor oogsten, ontwikkelen en leren.
2. Tegenwoordigheid van geest (intuïtie). Ik ben aangesloten aan de werkelijkheid en de context van het moment. Ik word niet gestoord door belangen, emoties en impulsen uit het verleden op de toekomst. Daardoor kan ik precies het juiste doen in het moment.
3. Creativiteit. Door de rust die ik heb gaat er van alles borrelen. Ik krijg plannen ideeën. Ik laat mij inspireren. Ik wil nieuwe dingen doen, nieuwe paden op, nieuwe mensen en zaken ontmoeten.

Met deze drie winsten bevind ik mij in de drie grote richtingen van het bestaan.
Het reflecteren sluit aan bij de onderzoekende houding van de wetenschapper. Ik verzamel feiten en trek conclusies.
De tegenwoordigheid van geest steunt op de onbewuste bekwaamheid van de professional handelend vanuit ervaring en kennis.
De creativiteit hoort bij de kunstenaar die in gesprek met de toekomst impulsen naar het nu haalt en iets gaat doen.

Ik denk dat ieder compleet beroep deze drie zaken op de een of andere manier ruimte zou moeten kunnen geven. GTD als basis is daarbij een uitstekende start.

Voorbeeld elegantie: Sudoku

Regelmatig hoor ik mijzelf iets uitspreken over ‘elegante processen’. In deze blogpost een poging daar iets meer zicht op te krijgen. Als ik denk aan elegantie dan zie ik iemand voor mij die tijdloos mooi is, iets lichts heeft (althans niets zwaars heeft) en die op een beschaafde manier iets verleidelijks heeft.

Elegant Proces

Als ik zelfde gevoel overzet naar processen dan kom ik op iets andere begrippen. Een elegant proces is mooi vormgegeven, heeft vaak symmetrieën in zich, of ritmes. Het is prettig op ermee te werken. Het doet wat het moet doen en heeft de neiging een klein beetje naar de achtergrond te raken omdat de flow zelf zo prettig is. Een elegant proces is simpel ten opzichte van de complexiteit die beheerst moet worden. Al het overbodige is eruit. Het is basic gericht op de aanwezige complexiteit. En ten slotte is een elegant proces duurzaam, heeft bestaanrecht, gebruikt niet onevenredig natuurlijke bronnen als stroom, water of mensen. Het proces is herhaalbaar en stabiel. Een voorbeeld uit onverdachte hoek: De Sudoku.

Ontstaan

De puzzel is ontworpen door Howard Garns, een gepensioneerde architect en freelance puzzelmaker en werd voor het eerst gepubliceerd in 1979 onder de naam Number Place. De puzzel werd in 1984 door Nikoli in Japan geïntroduceerd waar het ook de naam sudoku (samenvoeging van Suuji wa dokushin ni kagiru (数字は独身に限る)) kreeg. Vanaf 1986 genoot sudoku populariteit in Japan. In 1997 zag Wayne Gould, een Nieuw-Zeelandse gepensioneerde, een sudoku en werkte vervolgens 6 jaar aan een computerprogramma om sudoku’s op te stellen. Hij verkocht de hele zaak aan The Times die op 12 november 2004 begon met het publiceren van de puzzels. Een nieuwe rage was geboren. In de zomer van 2005 werd de puzzel ook geïntroduceerd in Nederland en kende al snel grote populariteit, onder meer omdat veel kranten dagelijks een sudoku begonnen af te drukken.

Spel

Een sudoku is een puzzel van negen bij negen vakjes met een klein aantal reeds ingevulde enkelvoudige cijfers. De kunst is de overige vakjes ook in te vullen op zo’n manier dat in elke horizontale lijn én in elke verticale kolom de cijfers 1 tot en met 9 één keer voorkomen. Bovendien is de puzzel onderverdeeld in negen blokjes van drie bij drie, die elk ook weer eenmaal de cijfers 1 tot en met 9 moeten bevatten.

Anders dan veel andere puzzels zijn sudoku’s op te lossen door iedereen die bereid is zijn hersens enige tijd geconcentreerd te gebruiken en systematisch na te denken. Ook is het niet vereist enige wiskundige kennis te hebben, aangezien de symbolen geen betekenis hebben, behalve dat ze verschillend zijn. Andere symbolen kunnen ook (bron).

De Sudoku is voor mij een voorbeeld van een elegant spel. Het spel zelf is simpel en complex tegelijk, het is symmetrisch, er is niet veel bijzondere kennis (geen algemene kennis of taalkennis) voor nodig, het is verleidelijk en het gebruikt geen hulpbronnen.

Ik ben nog een beetje aan het zoeken naar dit elegantie verhaal. Ik zou blij zijn met wat reacties die mij verder kunnen helpen met deze zoektocht naar het vinden van woorden en voorbeelden.

Verdeel (onder) en heers

Wat te doen met een volle kast met onduidelijke ordners, een inbox met fluffy stuff of een schuur vol met lang-niet-geziene-planken vol met spul?

De kreet Divide & Conquer wordt meestal gebruikt in relatie tot machtspelletjes (zet iedereen tegen elkaar op en wordt de ‘hero’ door te redden). In mijn beeld is Divide & Conquer ook toe te passen op de kast en de mailbox. Hak de klus op in delen en werk het per deel weg. Een voorbeeld vanuit de dagelijkse loopgraven.

De afgelopen weken ben ik op een aantal plekken druk geweest met hulp bij volle mailboxen. Het record aantal mails dat ik ben tegengekomen staat op ruim 7000. Als ik vervolgens evangeliseer dat de norm Zero Inbox is (dus 1 x per dag je mailbox leeg) is er dus wel wat te doen.

Wat te doen?

Als eerste links onderin je scherm kijken naar het huidige aantal mails in je inbox. Daarna deze tips toepassen:

• mapjes aanmaken met de namen @actie (voor mail waar een actie aan vast zit die langer dan 2 minuten vraagt); @wachten op (voor mail waar een vraag aan een ander aan vast zit en waarvan je een reminder wilt bewaren); @ooit/misschien (voor alle mail waar niets mee hoeft maar die misschien nog ooit van pas kan komen).
• vanaf de oudste naar boven alle mail deleten waarvan eenvoudig is vast te stellen dat de prullenbak de juiste plaats is.
• een map aanmaken met titel ‘oudemail/nog besluiten’ en alle mail daar naar toe doen die ouder is dan 1 week en vervolgens iedere dag een half uur besteden om deze map naar zero te werken en vervolgens de map weer te verwijderen.

Door de klus in delen te hakken is het bewezen veel eenvoudiger de moed er in te houden en je doel te halen zoals in dit voorbeeld Zero Inbox.

Voor meer mailtips zie deze blogpost.

www.youtube.com/watch?v=N9ULWQ_tnM8

Car repair collage

Uit een onverwachte hoek een mooi beeld voor een vorm van Review zoals we die ook kennen vanuit GTD. Eerder schreef ik een blogpost over Tribal Leadership en de Stage Two verwijst naar dit concept. Ik vind dit een mooie tip en vandaar een citaat uit de nieuwsbrief van Dave Logan en kornuiten.

Schedule Your Life Repair Day

Ever sit at your desk, jump into email, only to just get overwhelmed by all the stuff? Every unread message, every unpaid bill, every piece of paper is like a little voice calling out to be heard and responded to. When the clutter in our lives gets overwhelming, it’s almost automatic that we fall into Stage Two-the zone of “my life sucks.” The purpose of this tip is to get you out of this mess, quickly, and back on track to Stage Three and beyond.

Some of the most popular advice we give came from a childhood friend of Dave Logan’s (and now good friend of our company), Robert McNally. More than 25 years ago, Robert told Dave that life is like a car, and unless you repair it from time to time, it just breaks. His advice led to our admonition that every once in a while you need to schedule a solid time for a life repair day. (Years after starting to give this advice, we came across David Allen’s suggestion of making something like the life repair day a weekly event. We’re big fans of David’s Getting Things Done system, especially for people stuck at Stage Two.)

By the end of a “life repair day,” the following needs to be true:

• Every email is answered (yes, every one-in that other email address, too).
• Every bill is paid or put in place where you’ll pay it later.
• Every piece of paper, envelope, and post-it is in a file or thrown away.
• Your system of physical files is up-to-date.
• Every text on your iPhone or BlackBerry is answered.
• Your physical desktop is clear, and your computer desktop is free of those stray files.
• Your in-box (literal and virtual) is empty.
• Everything is backed up.

Most people who’ve just had a life repair day say that the feeling is-and were not exaggerating here-bliss. Others say they feel naturally creative and productive, as though someone just appointed them CEO of their life. Most people say they feel great when they’re done. It’s not unusual to visit Stage Three for at least a few moments, the zone of “I’m great!”

Simpel en heel bruikbaar. Nu alleen nog: Doen!

Gina Trapani

In 2008 verscheen een Nederlandse vertaling van ‘Upgrade your life’ van Gina Trapani. Zij is de hoofdredacteur van een beroemde Amerikaanse weblog over slim werken Lifehacker.com. De oproep uit de titel is van Gina en geldt voor de digitale wereld. Essentie ervan is dat het geen meerwaarde heeft om allerlei digitale bestanden en mails op te bergen in allemaal aparte mapjes omdat de tegenwoordige Operational Systems (zoals b.v. Windows 7 en OSX) een uitstekende zoekfunctie hebben. En dat is dan ook de reden dat ik iedereen afleer om mails in allerlei mapjes op te bergen. Leer de zoekfunctie in Outlook of Mail/Entourage kennen en je vindt met deze functie alle mail vele malen sneller terug dan door zelf te gaan zoeken in mapjes. Ik kan me wèl voorstellen dat het zinnig is om alle mail van een tijdelijk project bij elkaar ineen mapje te bewaren omdat je er mee aan het werk bent maar dat is het dan ook wel. De rest is overbodig veel werk. Dezelfde logica geldt voor gewone bestanden. Gina zelf heeft maar 6 mappen op haar computer! Zie voor heel veel meer tips over deze materie hoofdstuk 2 Gegevens ordenen.

In het boek heeft zij een keus gemaakt uit de beste lifehacks van de afgelopen jaren. De artikelen zijn geordend naar inhoudelijke onderwerpen maar ook naar de kennis noodzakelijk om er plezier van te hebben. Maar voor mensen die niet technisch zijn, is er ook zeer veel te genieten. Het boek is hier te koop maar is hier ook gratis te downloaden (je hebt wel registratieplicht).

Warm aanbevolen wie meer tijd wil hebben voor belangrijke dingen van het leven.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

http://www.43folders.com/

Zou het niet mooi zijn als er een PDA bestond die geen batterij of accu heeft? Die tegen vallen kan? Het altijd doet (koud/nat/heet)? Geen opstarttijd heeft? Die geen gebruiksaanwijzing heeft omdat het gebruik nu eenmaal evident en simpel is?

Zo’n PDA bestaat en is uitgevonden door Merlin Man. Hij introduceerde de uitvinding 5,5 jaar geleden omdat hij zijn Palm helemaal gehad had en terug wilde naar eerlijke eenvoud. Ik vertaal hieronder het eerste artikel erover dat hier te vinden is.

[...]

Schoonheid en eenvoud

http://sentimentalstyle.blogspot.com

De Hipster PDA (Parietal Disgorgement Aid) is een volledig aan te passen systeem voor het coördineren van inkomende en uitgaande gegevens voor ieder aspect van je leven en je werk. De omvang beweegt met je mee, bij een stroomstoring werkt het gewoon door, het ondersteunt alle categorieën en soorten overdracht en is aanpasbaar voor een oneindig aantal opties. Het Beste Nieuws: de Hipster PDA past in je hippe broekzak en kost vrijwel niets in aanschaf en onderhoud. Laten we er een maken.

Het maken van je eerste Hipster PDA

1. schaf een set aan van gekleurde kleine kaartjes/velletjes
2. knijper ze samen met een mooie knijper
3. er is geen stap 3

Settings & Preferences

Voor de sleutelaars die gelijk hun gereedschap willen pimpen geef ik hier een paar manieren om de basis configuratie te modificeren.

* Overweeg verschillende soorten kaarten te gebruiken. Verschillende kleuren, gelijnd en ongelijnd.
* Persoonlijk houd ik het meest van hele kleine knijpers en een stapeltje van maximaal 12 kaartjes. Experimenteer om uit te vinden welke combi jou het beste past.
* Probeer eens om een enkele gekleurde kaart als een visuale scheiding te gebruiken tussen gebruikte en ongebruikte kaarten in jouw PDA. (Dit zorgt ervoor dat je niet per ongeluk iemand een notitie geeft waar al eerder wat op geschreven is.)
* Gun jezelf een mooie pen (Merlin Mann adviseert:The Fisher Bullet /AH). De pen moet onder alle omstandigheden schrijven, nat, droog, vet enz. Lukt dat dan heb je de perfecte stylus voor jouw PDA.

“Getting Things Done” met jouw Hipster PDA

V.b. van Ad

Collega fans van Getting Things Done zullen onmiddellijk de toepassing zien. Gebruik een apart kaartje voor ieder Inbox item. Daarvoor heb je wel een aantal lege kaartjes nodig maak het zorg ervoor dat er geen losse eindjes onstaan en je workflow gesloten is.

Als je terugkomt in je kantoor of thuis (waar dan ook maar je fysieke inbox zich bevindt) gooi je alle verse notities op een stapel en kun je ze verwerken net als je doet met al je andere inbox-zaken.

Een andere mogelijkheid is dat je je hele GTD systeem baseert op de kaarten. Enkele of meerdere kaartjes voor Eerstvolgende acties, Wachten op, Ooit-Misschien enz.

[Einde artikel.]

Tuurlijk … een beetje ironie maar toch ook wel een serieus idee. Persoonlijk ben ik meer van het potlood (zie deze blogpost daarover) maar voor de rest vind ik het weer een briljant simpele oplossing. Meer voorbeelden vind je als je Hipster PDA intikt in Google.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

In het concept is er een matrix van twee begrippen die ieder in een plus en een min variant worden gehanteerd en op een kruisstelsel worden neergezet.

Het eerste begrip is urgentie. Urgentie wordt hier gebruikt in de zin van dringend. Het verdraagt geen uitstel. Het ‘komt van rechts’. Niets doen is automatisch ook iets doen.

Het tweede begrip is belangrijk. Belangrijk in die zin dat er belang is voor de persoon die het begrip hanteert. Belangrijke zaken dragen bij tot het bereiken van doelstellingen op langere termijn of hebben van doen met bijdragen aan het realiseren van persoonlijke waarden.

KWADRANT I

In dit kwadrant bevinden zich incidenten, ongelukken, apparatuur en installaties die het begeven. Niet goed bijgehouden deadlines. Acute vragen van belangrijke interne of externe klanten enz. Het gaat hier vooral om reactief handelen: er lijkt geen keus te zijn. Er is sprake van haast, geen tijd voor het beoordelen van de risico’s van keuzes. Soms leidt het zelfs tot tijdelijke chaos. Het is een uitputtend maar soms ook wel een kick opleverend kwadrant.

Strategie

Zonder uitstel afhandelen. Regelmatig reflecteren op oorzaken en ervan leren. Oppassen dat je niet verslaafd raakt aan urgentie. Dit verslaafd zijn aan urgentie kan een deel worden van de organisatiecultuur en levert veel verspilling van energie, menskracht en kosten op. Zie voor verdere strategieën hieronder na de beschrijving van II, III en IV.

KWADRANT II

In Kwadrant II bevinden zich activiteiten als (week-jaar-project)-planning, uitvoeren van geplande activiteiten, onderhoud van systemen, opruimen, re-creatie (met name in de letterlijke betekenis), bezig zijn met productontwikkeling; zingeving; reflectie, relationele netwerken enz. De activiteiten in dit kwadrant zijn pro-actief. Hoe meer u gericht bent op dit kwadrant hoe minder er terecht zal komen in kwadrant I. Op basis van de match tussen waarden, doelen en tijd worden hier de prioriteiten gesteld. Vervolgens is er de rust en concentratie om een bepaalde activiteit of taak te volbrengen. Dit kwadrant is bij uitstek het kwadrant van GTD.

Strategie

De eigen agenda beheren!!
Weekplanning maken waarbij de eigen doelen bepalend zijn. Dagplanning maken en reflecteren op de dag en week die voorbij is. Vooruitkijken op de weken die komen gaan. Afspraken met jezelf maken in je agenda en ervoor zorgen dat die heilig zijn. Niet meer dan 60% van je tijd plannen in je agenda.
Zorgen voor genoeg pauze, beweging en frisse lucht. Veel water drinken.
Zorg voor goede netwerken. Doe alle mails na elkaar, daarna alle telefoontjes enz.
Maak niet vanzelfsprekend afspraken van een uur maar gebruik ook half uurs afspraken. Ken je biologische klok en bepaal op welke tijd je voor welke activiteiten het meest effectief bent. Neem tijd voor onderhoud van systemen (opruimen, verbeteren enz.)

KWADRANT III

Kwadrant III is de plaats waar veel zaken thuis horen die in kwadrant I lijken te behoren. De betreffende actie is zeker dringend maar vooral belangrijk voor een ánder en niet voor degene die probeert zijn tijd effectief te gebruiken. Het zijn de verstoringen door telefoontjes, de langskomende mensen die je echt nodig hebben, de ongedisciplineerde leidinggevende die je steeds weer ‘bestelt’ dwars door je eigen planning heen.

Wie in de valkuil van kwadrant III terecht is gekomen werkt volgens de prioriteiten en aan de doelen van anderen om hem heen. (Neem dus niet de aap van de ander op je schouder.)

Strategie

Doelen helder voor je blijven houden. Zonder eigen doelen is het onderscheid tussen kwadrant I en III niet mogelijk! Als je weet dat het kwadrant drie betreft kun je de volgende acties nemen:
Besluiten dat je doet wat mogelijk is binnen een korte tijd (bijvoorbeeld 10 minuten en laat het daarbij). “Ik zie dat het belangrijk voor je is. Ik ben zelf druk en heb 10 minuten voor je.” (en blijf staan tijdens deze 10 minuten, kijk af en toe op de klok). Delegeer deze taken. Stel de gewoonte in van cyclisch (regelmatig) bilateraal overleg met je collega/leidinggevende en vraag hem de punten te bewaren tot dit moment. Schakel je telefoon door als je een afspraak met jezelf hebt om te werken aan een taak die concentratie vraagt. Kijk niet naar binnenkomende e-mail behalve op 1 of 2 geplande momenten per dag.

KWADRANT IV

Dit kwadrant lijkt op het eerste gezicht wat vreemd. Toch gaat er veel tijd verloren als je niet oppast aan activiteiten die een plaats hebben in niet belangrijk/ niet dringend. Als je veel vertoeft in kwadrant I wordt IV de uitrustplek. Lang koffiedrinken, lunchen om weer bij te komen. Onproduktief tijdschriften doorbladeren, internetten enz.

Strategie

Eisenhower koppelde als het over dit kwadrant ging er het begrip DELLE aan (Durch Einfach Liegen Lassen Erledigt). Het zijn de zaken die urgent of belangrijk lijken maar door de tijd opgelost worden. De beroemde ‘moet-ik-nog-eens-naar-kijken-stapel’ die na een poosje allemaal zaken blijkt te bevatten die inmiddels niet meer aan de orde zijn.
Kwadrant IV verdampt als het lukt om vooral in II te werken. De stapel of la met DELLE blijft maar wordt regelmatig doorgekeken. Kwadrant IV kan ook de tijd leveren voor ‘kreatief uit het raam kijken’ (kurken) en chit-chat met collegae. En dat is dan weer wel waardevol maar niet dringend of belangrijk.

Nogmaals kwadrant I (minder I meer II)

Er zijn twee wegen uit “brandjes blussen”-situaties. De eerste weg is zorgdragen dat er ordening komt in alle zaken van kwadrant I door regelmatig te reflecteren op alle verschillende zaken van kwadrant I en daar de 80/20 regel (Pareto) op toe te passen.

De kunst is om voor en achtergrond te krijgen in alles wat dringend is. Dit kan door gebruik te maken van het PARETO-principe. Dit principe stelt dat 20% van de oorzaken verantwoordelijk is voor 80% van de gevolgen. B.v.:
20 % van de ouders veroorzaken 80 % van de klachten (b,v in onderwijs of zorg);
20 % van de medewerkers vragen 80 % van onze tijd;
maar ook in het groot:
20 % van de mensen heeft 80 % van het inkomen;
20 % van de fabrieken levert 80 % van de vervuiling.
De kunst is om te bepalen waar de 20 % oorzaken zich bevindt die 80 % van het werk oplevert. Als dit lukt heb je de meest significante problemen in beeld. Vervolgens is het zaak om dit beperkt aantal zaken consequent aan te pakken en ervoor te zorgen dat kwadrant I een acceptabele plek in de tijd krijgt.

Minder I meer III

Hier is aan de orde te kijken of alle zaken in kwadrant I wel echt belangrijk zijn voor de eigen functionele doelen of dat ze voortkomen uit de doelen van anderen. Als het iets is dat belangrijk is voor een ander dan verschuift de taak naar kwadrant III. Strategie derhalve: tijd nemen om na te denken over de eigen doelen en strikt grenzen gaan bewaken daar waar anderen proberen hun belangen (dat wat voor hen belangrijk is) tot ons belang te maken. Deze weg leidt ook tot een gevoel van voor en achtergrond dat het mogelijk maakt om kwadrant I te verkleinen.

Stephen Covey: Prioriteiten

Van dezelfde schrijver van “7 eigenschappen van effectief leiderschap” (dat in het engels overigens veel adequater “The seven habits of highly effective people” heet). Het boek beschrijft de geschiedenis van het kijken naar timemanagement en geeft een zeer gedetailleerde oplossing voor een weekplanning. Ik geloof niet in 1 oplossing voor alle mensen maar het zette me toen ik het voor het eerst las wel aan het denken. Het boek geeft ook een workshop voor het schrijven van statuten (missie en visie) voor bedrijven, teams en individuele mensen en dat is wel weer heel bruikbaar. Het kwadrantenverhaal wordt duidelijk beschreven op blz 35. Boek is dik maar tegelijk ook een gereedschapskist voor jaren inspiratie.

Richard Koch: Het 80/20 principe

Dit is het klassieke boek over alle aspecten van Pareto. In het boek zijn alle wereldproblemen zo opgelost als iedereen nu maar eens…. Dat lijkt me een beetje te veel ambitie maar evengoed is Pareto wel een heel krachtige notie om voor voor en achtergrond te krijgen wanneer er keuzes te maken zijn in situatie van schaarste van geld, energie, middelen en mensen. En waar is dat niet heden ten dage?

Ezine + Ebook

Wie meer wil weten over het verminderen van managementcorvee kan veel meer lezen in mijn Ebook (deze kwadranten staan daar ook in) dat je ontvangt na inschrijving op mijn Ezine op de Homepage.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Onbewust

De onbewuste variant bestaat veelal uit een stapel, la of bak met zaken die wel eens een keer zijn bekeken maar waarover je geen besluit hebt genomen. De stapel ligt braaf te liggen/wachten en op enig moment roept ie om aandacht. Als je vervolgens de items langsloopt blijkt een heleboel niet meer relevant te zijn. Het seminar is al voorbij. De memo 3.1. is opgevolgd door versie 3.2. Het tijdschrift is achterhaald enz. enz.

Bewust

De bewuste inzet komt neer op een expres ingerichte incubatieplek. Je legt er zaken die mogelijk interessant kunnen zijn. Zaken die niet persé jou aangaan maar aardig zijn om te bewaren. Zaken die nu moeilijk op hun merites te beoordelen zijn maar misschien later wel. Je kunt er ook een stapel tijdschriften, artikelen, prints kwijt die nu geen aandacht verdienen maar misschien wel handig zijn als je een keer ‘bijna hersendood’ bent door te hard werken en je even iets nodig hebt om weer bij te komen.
De kunst is nu om regelmatig (bijvoorbeeld 1 maal per 2 of 3 weken) door de stapel heen te lopen en alle DELLE weg te gooien. Het bekijken van deze bijzondere stapel (of la enz.) is heel vitaliserend! In no-time is de stapel gehalveerd en heb je de pret van het weerzien van oude bekenden.

Doe jij het al? Wat is jouw ervaring? Nog niet? Probeer het eens uit en deel in de reacties je ervaringen.

n.b. Uiteraard wordt DELLE ook gebruikt als ‘niks aan doen, lost zichzelf wel op’-strategie (‘Solved by simply not handling’ zeggen onze westerburen). Maar dat vind ik sociaal een letterlijk ‘waardeloze’ samenwerkingsstrategie als hij gebruikt wordt zonder fatsoenlijke communicatie.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Actielijst 1: Je agenda

Je agenda is een lijst waarin alle zaken een plek krijgen die dagspecifiek zijn. Afspraken op een speciale tijd komen op de lijntjes met uren. Zaken die wel op de dag moeten maar niet gebonden zijn aan een speciale tijd komen onderaan of bovenaan de dag/week. In GTD-termen is dit: Het harde landschap. Deze zaken hebben deze vaste plek gekregen op basis van uit het leven voortkomende logica (moet vandaag, morgen kan niet) of een eerder besluit. Andere zaken horen hier niet (anders komen de dagspecifieke zaken in de knel)!

Actielijst 2: Je actielijst (EVA=eerst-volgende-acties)

Deze lijst is een overzicht van alle zaken die voor-gedacht zijn en die je bij de hand hebt als er ruimte is in het hierboven beschreven harde landschap. Het zijn ‘de wolken en de vogels en al het andere wat beweegt’ binnen het harde landschap van de eerste lijst: je agenda. Zodra er gelegenheid is kijk je op deze lijst en werk je een aantal zaken af (afhankelijk van waar je bent, wat je bij je hebt, hoeveel energie je hebt en afhankelijk wat je oordeel over dat wat het meeste waardevol is om te doen).

Actielijst 3: Je Wachten-op lijst

Deze lijst is een overzicht van alle acties die bij anderen liggen maar voorwaardelijk zijn voor het realiseren van jouw doelen. Het is dus een actielijst voor anderen die zich gecommitteerd hebben bij te dragen aan jouw werkelijkheid.

Zo bezien is het allemaal niet zo ingewikkeld. Mijn agenda heb ik uiteraard altijd bij de hand, een eerst-volgende-actie-lijst ook. En bijhouden wat ik aan vragen uit heb staan is toch ook wel erg handig.

Voor de volledigheid. Naast deze 3 actielijsten heb je nog plezier van 2 andere lijsten. De eerste is een ooit/misschien-lijst en de tweede is een projectenlijst (overzicht van gewenste uitkomsten).

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

De dienst heeft ook een prachtige naam namelijk webwill en is een Zweeds initiatief. Uit de video (plaatjes zijn Zweeds de audio is in het Engels) krijg je een indruk van wat er ontwikkeld wordt. Ik heb mij aangemeld dus blijf op die manier op de hoogte en zal deze ontwikkelingen ook hier blijven volgen.

www.youtube.com/watch?v=dp_FM4Z8iUM

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

50.000 voet

Dit is het overzicht van identiteit, bestaansrecht, missie, kernwaarden. Hamvragen: ‘waarom?’ en ‘hoe?’. Waarom zijn we wie we zijn, wat vinden we belangrijk, wat zijn onze leidende principes, hoe willen we werken, organiseren en daardoor ook gezien worden.

40.000 voet

Dit is het overzicht van het ‘wat?’, gevonden door het antwoord op de vraag hoe spetterend succes over 5 jaar eruit ziet. Op dit niveau is het de kunst dóór te denken en te vragen totdat het zichtbaar wordt in een fantasiebeeld (want dat is visie: iets zien!).

30.000 voet

Dit is het overzicht van strategische ‘verander’ projecten en doelstellingen. Hoe krijgen we de visie van 40.000 geland in onze werkelijkheid. We breien iets aan, we bouwen iets af of we vormen iets om. Deze projecten vragen over het algemeen wat langere tijd (van een paar maanden tot een of twee jaar).

20.000 voet

Hier bouwen we aan een overzicht van alle aspecten die in balans moeten worden gehouden. Alles wat hoort bij ‘going concern’ moet worden onderhouden, verzorgd en regelmatig gecheckt (area’s of focus). Hier gaat het om het instandhouden van eerder aangegane verplichtingen en verantwoordelijkheden.

10.000 voet

Projectenlijst. Wat hebben we nog te doen, wat moeten we nog afronden/afmaken. Hier bouwen we aan een overzicht van alle zaken die multi-stap zijn (er zijn meerdere stappen nodig van nu naar afvinken).

Asfalt

Hier vinden we onze agenda en actielijsten georganiseerd naar context (wachten op, bellen, mailen, schrijven, stad, thuis, kantoor).

Samenhang

Onze dagelijkse acties worden bepaald door de projecten die we formuleren als de gewenste uitkomsten  van zaken waaraan wij ons gecommitteerd hebben (projecten: 10.000 voet). De projecten komen voort uit onze committments die samen in balans moeten worden gehouden (verplichtingen, aandachtsgebieden, verantwoordelijkheden: 20:000). De items van het 20.000 gebied vormen een afspiegeling van onze bestaansrecht en onze kernwaarden (50.000 voet). Je kunt deze items niet doen, ze zijn ook nooit af te vinken, maar je kunt ze wel gebruiken om de gewenste balans te checken (gebeurt vaak met INK en andere systemen). De veranderprojecten (operationele visie: 30.000 voet) trekken aan de balans van 20.000 voet en komen voort uit het scenariobeeld (zo ziet succes eruit) dat we hebben op 40.000 voet. De missie en kernwaarden vormen de kaders voor de visievorming en getrapt en direct voor alle andere strategieniveau’s.

KLIK HIER VOOR DE HOF (Horizons of Focus) WORKSHOP

Tip 1. Afsluiten en afronden

Wat is er dit jaar afgerond?
Wat heb ik dit jaar bereikt?
Wat kan of wil ik afsluiten?

Tip 2. Opruimen

Kies iets uit om op te ruimen en beleef de creativiteit die direct het gevolg is van het opgeruimde gevoel. Werkt ook in overdrachtelijke zin.

Tip  3. Preview light (geen formele planning maar geleide nieuwsgierigheid of ambitie)

Wat zou volgend jaar kunnen brengen?
Hoe zou een succesvol jaar eruit kunnen zien?
Welke nieuwe dingen staan er op de rol en hoe ziet succes eruit?
Welke plannen/doelen komen er op?

Tip 4. Meer & minder

Wat wil ik meer doen volgend jaar?
Wat wil ik minder doen volgend jaar?
Waar wil ik meer van volgend jaar?
Waar wil ik minder van volgend jaar?

Tip 5. Reken niet op discipline en wilskracht

Nieuwe voornemens (gewoontes veranderen) zijn mooi maar als de drivers discipline en wilskracht moeten zijn dan is mislukking al snel aan de orde.

Tip 6. Zoek je nog een nieuwe gewoonte: Weekly Review

Iedere vrijdagmiddag (of ander moment dat je schikt) zorgen dat je opgeruimd raakt, alles bijgewerkt is en je even overgeeft aan focussen op wat van belang is in het leven.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Met betrekking tot Getting Things Done (en dus persoonlijke effectiviteit) is de slechte gewoonte: Je brein gebruiken om zaken te onthouden en weinig of geen bewustzijn hebben van dat wat je attentie/aandacht vraagt (ergernis oproept, creativiteit start enz). In dit stukje beschrijf ik een voorbeeld van mijn ervaringen met een dag bijstaan van collega professionals, DGA’s en managers Om een goede start te maken met GTD is het voor veel mensen (niet voor allemaal) wijs om er eens echt een dag volledig aan te wijden. De compositie van de dag stem ik af met de opdrachtgever.

Van te voren

Om niet geheel blanco aan een dag coaching te beginnen vraag ik iedereen minimaal de eerste twee hoofdstukken te lezen van het basisboek ‘Getting Things Done’ (Nederlands) voor deze aanpak. In deze twee hoofdstukken worden de grondgedachten uit de doeken gedaan op een vrij abstract en zuiver niveau. In het verdere boek worden alle verschillende aspecten uitgewerkt. Het boek werkt als een gereedschapskist. Door de manier van beschrijven kun je er steeds weer naar terug ook als je al veel ervaring hebt met GTD.

Bouwstenen

Op de dag zelf kijken we naar de inrichting van de feitelijke werkplek, de organisatie van agenda, actieslijsten, de persoonlijke standaarduitrusting (telefoon, inrichting tas, koffer colbertje enz.). Wat niet aanwezig is maar wel noodzakelijk voor zo’n dag (vaak de basis van een goed terugvindsysteem en naast de agenda 4 schone lijsten) heb ik bij mij en gebruiken we als start.
Daarna starten we met verzamelen van alle paparassen, blocnotes, geeltjes, aantekeningen, folders, bonnetjes, rekeningen, plannen enz. Dit is de verzamelfase van GTD. Vervolgens zijn we een tijd bezig met het verwerken van ieder item en het een plek geven in het nieuw ingerichte systeem (verwerk en organiseersfase).
In de middag doen we een terugblik en vooruitblik in de de agenda en een mindsweep (een poging om alle losse eindjes die ergens in het brein zitten te ontketenen en naar buiten te brengen). Als er tijd is verwerken en organiseren we ook deze items.
Vervolgens doen we iets vergelijkbaars als in de ochtend maar dan digitaal (directory’s/mailboxen/taken/projecten enz.). Afhankelijk van de uitgangssituatie kan ik veel tips geven voor slimmer, sneller en effectiever omgaan met mail (dat vaak veel tijd vraagt en krijgt).
Aan het eind van de dag maken we de balans op en kijken wat de volgende stappen zijn om de systematiek te internaliseren.

Voor een Pdf standaard aanbod trainingsdag Cold Turkey GTD klik hier.
Voor een samenvatting van GTD klik hier.

Ervaringen

“Ik vond de Cold Turkey dag gezellig en confronterend. Ik heb GTD als een vorm van zelfreflectie ervaren. Het is het bewust nadenken en de tijd nemen over hoe ik mijn werk/leven organiseer. Confronterend dus. Ik ga hier zeker mee verder!”

“Was heel inspirerend vandaag, maar ik ben wel kapot. Net of ik de hele dag met links heb geschreven.”

“Volgens mij gaat het werken ik VOEL vooral veel voordeel (voor het eerst sinds heel lang geen vol hoofd gevoel). Als het mij daadwerkelijk gaat helpen heb ik nog een lijstje mensen die het ook moeten gaan doen.”

“Bedankt voor de boeiende sessie. Met veel gemak weet je aan te sluiten bij mijn werkmethode en toch ook nieuwe dingen te introduceren. Vandaag een “omzet” naar GTD dag ingepland en daar heb ik zin in. Moet nog wel wat wennen aan de lijstjes, maar oefeningen baart kunst. Thanks!”

“Beste Ad, het blijft een genoegen om mijn kantoor te betreden. En of het nu daar aan ligt of aan wat anders, het lijkt of dat ik ontspannen en alles onder controle hebbend vanmiddag op vakantie kan gaan. Na de vakantie, met de berg of de emmer vol dan in het vooruitzicht, is een goede proef op de som of ik het kan volhouden. Iemand kwam naar me toe en vroeg of ik ging verhuizen, vanwege mijn lege kantoor……..”

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Plaatje van de ‘Cold Turkey’ komt van hier

Er zijn, zo ben ik inmiddels wijzer geworden, twee eenheden waarin typen wordt gemeten. De eerste is wpm (words per minute) en de tweede cpm (charakters per minute). Een goede typer haalt 300 cpm. De cpm is simpelweg afgerond wpm gedeeld door 5 (dus 60 wpm voor de goede typer). En alles blind uiteraard. Dat wil zeggen zonder naar het toetsenbord te hoeven kijken!

Ik vond een site van een in veel opzichten bijzondere nederlander (Juerd Waalboer) die een simpele snelheidstest heeft ontwikkeld die beide scores voor je meet.

De test is te vinden op: speedtest

Zelf ben ik net begonnen met het echte hardcore tienvingerig blind typen en ben ik even veel van mijn snelheid verloren (nu maar 120 cpm) maar ik ga er vanuit dat ik snel nog vaardiger en sneller word dan ik was (nooit gemeten). Wie nog een leuke manier van blindtypen zoekt moet eens kijken naar de cursus van PCBasis . Éen middag en je kunt (weliswaar als een slak maar toch …) blind typen. Ik heb de cursus gedaan. Leuk om te doen. Met veel visualisatie-oefeningen.

Als je dit artikel waardevol vond kun je twee dingen doen:

1. Je kunt je hier rechts inschrijven op de blog per mail. Je ontvangt ieder nieuw artikel per mail.

2. Je kunt je op de homepage aanmelden voor het Adjit Ezine. Aanmelders kunnen direct een Ebook downloaden dat Managementcorvee als onderwerp heeft. Daarna onvang je steeds op donderdag om de twee weken een Ezine met een artikel + een tip over Ruimte maken voor Resultaat.

Wat is het?

Een miniscanner van Fujitsu. Het apparaat is 28 centimeter lang en nog geen 10 centimeter diep en 6 centimeter hoog. Het werkt op netstroom maar ook op Usb-stroom (en dat is erg handig onderweg). Prijs voor de Windows versie rond de € 200,– , voor de Mac versie rond de € 260,–.

Wat kan de scanner?

Tot 10 dubbelzijdig A4 , kleur of zwart/wit in 1 keer scannen en als 1 document (Pdf) op je bureaublad zetten. Foto’s scannen en direct importeren in je foto-bibliotheek. Maar ook: stop er een visitekaartje in en de gegevens worden omgezet in een voorstel voor je adresboek. Druk op verzenden en de data staan direct op de goede plek in je adresboek. En dat alles snel en betrouwbaar (tenzij er een te alternatief lettertype is gebruikt).

Waar gebruik ik hem voor?

Uiteraard voor de visitekaartjes want dat vond ik altijd al corvée. Maar ook om allerlei zaken tijdelijk te digitaliseren en zo geen fysieke bewaar-dingen te hebben (b.v. declaraties voor de Zorgverzekeraar). Ook kan ik nu eenvoudig zaken mailen die ik niet digitaal heb (want het scannen gaat razendsnel). Uit de gebruiksaanwijzingen haal ik de paar blz. Nederlands en scan deze, en bewaar ze vervolgens in mijn digitale referentiearchief (wel even goed nadenken over de naam die je het document meegeeft). Enz. Enz.

Hoe vind je meer info?

Bij Fujitsu
Bij Kieskeurig (voor de Windowsversie)
Bij Kieskeurig (voor de Macversie)

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Hier komen de 23 tips:

1. Haal elke mail die je hebt gelezen meteen weg uit je inbox, anders loop je het risico dat je je sommige mails wel 10 keer leest. Dus géén ‘markeren als ongelezen’ gebruiken om aan te geven ‘dat je er nog iets mee moet’, daar zijn takenlijsten voor uitgevonden.

2. Maak een kopie van elke mail waar je nog wat mee moet en sla die op naar wat het voor jou op dit moment betekent. Alles waar je alleen maar op hoeft te wachten gaat bijvoorbeeld naar de Wachten Op lijst. En alles waar je ooit nog eens wat mee moet of wilt doen naar Later/Misschien. Afspraken kopiëer je naar je agenda en acties voor deze week naar je takenlijst. Zo weet je zeker dat je die informatie op het juiste moment weer tegenkomt (wel eens per week je lijsten doorlopen om ze op orde te houden).

3. Verplaats vervolgens elke mail waarover je hebt besloten naar je archief. Zo kun je (naast de beslissing wat je ermee gaat doen hierboven) elke mail weer snel en makkelijk terugvinden. Bovendien hou je je e-mail archief intact.

4. Sla zoveel mogelijk mail op in één archiefmap (“Kort Archief”). Zo voorkom je dat je voor elke mail een beslissing moet nemen in welk sub-sub-submapje je dit mailtje gaat opslaan. Gina Trapani noemde dit principe: “Pile, not file.” Dat werkt niet bij de papieren op je bureau, maar wel bij digitale informatie.

5. Laat je computer zoeken als je iets nodig hebt. Als je iets zoekt in je Kort Archief map, gaat dat vaak het snelst door ‘m te sorteren op de afzender. In Outlook kun je dan domweg de naam van de afzender intikken om de mail die je zoekt te lokaliseren. Met Ctrl+E kun je ook supersnel zoeken in een Outlook map. Maar ga je anders eens te buiten aan Google Desktop of Windows Desktop Search en zie dat je die 1000 Euro aan oud ijzer ook werkelijk voor jóu laat werken, in plaats van andersom.

6. Gebruik software om lange teksten af te korten. Outlook heeft dat al aan boord in de functies Autocorrectie en Snelonderdelen. Maar externe tools als TypePilot en Fingertips voor Windows en Typinator en TextExpander werken handiger. Waarom zou je die routebeschrijving elke keer opnieuw opzoeken en ‘m kopiëren naar je mail, als je ‘m ook met drie letters tevoorschijn kunt toveren? En hetzelfde geldt voor veelgebruikte zinnen als ‘Mocht je verder nog vragen hebben, dan hoor ik het graag.’

7. Stap over naar sneltoetsen. Als het gaat om het verwerken van e-mail, is muizen voor mietjes. Werken met sneltoetsen gaat volgens onderzoek zo’n 50% sneller. Bovendien houdt het je hoofd vrij voor creatieve ideeën, in plaats dat je steeds moet overschakelen tussen het verzinnen van een zin en de oog-handcoördinatie die je nodig hebt bij het werken met een muis.

8. Leer blind typen. In een tijd van e-mail en toetsenborden is er geen excuus meer. Blind typen gaat vele malen sneller.

9. Zet blauwe schermpjes, belletjes en het automatisch checken van e-mail uit. Als je af en toe ook wat geconcentreerd wilt werken, wil je je toch niet laten afleiden door het feit dat iemand anders besloten heeft om juist op dít moment een mail aan je te sturen? Datzelfde geldt trouwens op je Blackberry of Smartphone. Mail ophalen wanneer jij het wilt kan knap handig zijn. Maar elke tien minuten een piepje maakt van volwassen mensen kleuters die hun speeltje niet kunnen loslaten.

10. Beantwoord een e-mail meteen, als het binnen twee minuten kan. Niet meteen wanneer hij binnenkomt natuurlijk (zie hierboven bij belletjes), maar wanneer jij je inbox gaat leegmaken. Elk mailtje wat je binnen twee minuten kunt beantwoorden (en met software om lange teksten af te korten kan dat al snel) is mooi meegenomen.

11. Neem 12 minuten om e-mail te beantwoorden en ga dan weer iets anders doen. Zo stimuleer je jezelf om zo productief mogelijk mails te beantwoorden. En hou je nog tijd over voor de rest van je werk.

12. Gebruik takenlijsten. Als je een mail naar een takenlijst kopiëert, zoals ik hierboven aanraad, geeft je dat de mogelijkheid om een eigen omschrijving in te tikken van wat jíj wilt gaan doen met de inhoud van die mail. Dat stimuleert je denken (“Wat moet ik nou eigenlijk precies gaan doen?”), maar helpt ook bij het nalezen van je takenlijst met alles wat je die week nog wilt gaan doen. Bovendien hoef je dan over elke e-mail maar één keer na te denken wat je exact wilt gaan doen. Dat scheelt een hoop nadenkwerk in de loop van een week.

13. Maak een Wachten Op lijst. Als je alles waar je alleen maar op hoeft te wachten op een aparte lijst bijhoudt, hoef je daar nooit meer over na te denken, terwijl je het toch niet vergeet. Dat scheelt een hoop rust in je hoofd. Die lijst moet je dan wel één keer per week (of als je directiesecretaresse bent: vier keer per dag) doorlezen, maar de rest van de tijd is het mooi geborgd.

14. Antwoord zoveel mogelijk de volgende werkdag. Zo voorkom je aan de ene kant dat mensen heel lang op je reactie moeten wachten, maar aan de andere kant dat je de indruk wekt dat je elk mailtje meteen binnen tien minuten beantwoord. Dat mañana principe is ook handig om elke dag te zien hoeveel mail je precies moet verwerken.

15. Antwoord in maximaal 5 regels. Als dat niet lukt kun je even nadenken of het niet handiger is om te bellen of even langs te lopen om te overleggen. Lange mails worden slecht gelezen en kosten veel tijd om in te tikken.

16. Geef elke e-mail die je stuurt een duidelijk onderwerp. Wat wil je nou precies dat de ander doet?

17. Wees zuinig met CC en BCC. Aandacht en tijd van de ander kost ook geld.

18. Zet het meteen-verzenden van e-mails uit. En wel omdat je dan net iets meer fouten kunt maken, zonder desastreuze gevolgen. Dat scheelt weer tijd.

19. Maak geen ruzie per e-mail. Als je dan toch ruzie maakt is het veel leuker om dat ouderwets face-to-face te doen, toch? Of maak juist wél ruzie per e-mail, zodat je rustig de tijd hebt om je gedachten op een rijtje te zetten en genuanceerd te blijven.

20. Maak regels om spam te verwijderen en nieuwsbrieven in aparte mapjes te parkeren.

21. Meld je af van nieuwsbrieven waar je toch niets van leert of iets mee doet. En als je de unsubscribe knop niet kunt vinden: maak een regel om die nieuwsbrief meteen te verwijderen bij binnenkomst.

Spreek je tekst in, in plaats dat je het typt. Met software als Dragon NaturallySpeaking kan dat voor sommige mensen erg veel tijd schelen.

22. Pak de telefoon als degene met wie je wilt communiceren geen e-mail, maar een belinterface heeft. Iedereen heeft z’n eigen voorkeur van communiceren. Het is handig om daar rekening mee te houden.

23. Hou je niet aan Taco’s regeltjes, maar wees alert op wat je doet en dokter lekker zelf uit wat voor jou het beste werkt.

MET DANK AAN TACO

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Dat vind ik nu een interessante uitspraak omdat ik hem direct herken. Als ik mij waag aan het onder de knie krijgen van een nieuw programma gaat dat gepaard met een heel proces waar tijd in gaat zitten. Software is de neerslag van de logica en look & feel van een collega-mens maar daarom nog niet altijd logisch en prettig voor mij en mijn behoeften. Zodra het mij lukt om heer en meester te zijn van het programma heb ik er voordeel van. Zolang ik mee moet in de logica van de ander (omdat het programma mij niet past of omdat ik er nog niet de minimale tijd in heb gestopt) kost het mij tijd en vitaliteit.

Vandaar dat ik steeds kritischer ben in het gaan gebruiken van een nieuw programma. Op dit moment kan ik mijn zaken goed bestieren met:

1. Word
2. Excell
3. Keynote (soort Powerpoint voor Mac)
4. Mail en iCal
5. Mindmanager (voor mindmaps)
6. Omnifocus (voor GTD)
7. Firefox als browser
8. Linkedin
9. WordPress (voor deze blog)

De slimme programma’s die ik gebruik zijn:

1. Quicksilver (snel programma’s en bestanden openen)
2. Textexpander (met afkortingen grote lappen tekst typen)
3. Cafeïne (in 1 klik alle schermbeveiliging en energiegedoe van je scherm voor bij presentaties)
4. Evernote (voor snel vastleggen van foto’s. memo, tekst, links enz.)

Voor fun tenslotte:

1. iTunes
2. iPhoto

Dus evengoed moet ik de weg weten in 15 verschillende programma’s (afgezien van OSX het besturingssysteem van de Mac). Die programma’s worden regelmatig verbeterd (!) en dus moet ik mij er weer mee verbinden. Al met al zit er heel veel tijd van mijn leven in. Een uur achter de computer is een uur niet (of maar half) geleefd. Ik beleef als de grote uitdaging om de baas te blijven van deze (ogenschijnlijke) dienaar. Als ik eerlijk ben is het regelmatig andersom (‘Nog even; nog even….’). En hoe is dat bij jou?

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

GTD is de afkorting van Getting Things Done en daarmee het concept voor persoonlijke effectiviteit van een Amerikaanse denker/doener David Allen.

GTD geeft een drietal sleutelprincipes die in de praktijk hun waarde hebben bewezen.

1. Consequent verzamelen (capture) (rust in je hoofd dat in staat is te reflecteren, tegenwoordigheid van geest heeft en creatief kan zijn).
2. De vraag: Wat is de volgende actie? (what’s the next action?)
3. De vraag: Wat is het gewenste resultaat? (desired outcome?)

Vanuit deze principes zijn een groot aantal methodieken en systematische aanpakken ontwikkeld (en worden ook nog steeds ontwikkeld).

De Bron
Als oerbronnen zijn te beschouwen:
Het boek Getting Things Done (2001) in het nederlands met dezelfde titel;
Het boek Making It All Work (2008) in het nederlands met dezelfde titel;
Het boekje Ready for Anything (2003) in het nederlands met dezelfde titel.

De Dimensies

Er zijn twee krachten /velden/dimensies waar GTD zich op richt. Het eerste is controle/invloed en het tweede is overzicht/focus. Het eerste boek richt zich met name op de controlekant. Het tweede boek werkt de overzichts- en focus dimensie uit. In een overzicht kan dit als volgt worden weergegeven:

Op de horizontale lijn is de samenvatting gegeven van de workflow. Op de verticale kant de verschillende horizonten waarop overzicht na te streven is. Zie ook deze blogpost voor een verder uitwerking van de focus-niveau’s.

Het derde boek heeft 52 hoofdstukken en werkt evenzoveel principes uit in kleine essays. Het is een gereedschapskist voor GTD-reizigers.

En GTD-reiziger ben ik, en met mij alle medereizigers die op pad gaan naar een voor hen passende balans tussen controle en overzicht. Wie op pad gaat bevindt zich in een van de velden uit de matrix die hieronder volgt:

Het mooie van dit beeld is dat iedereen regelmatig in een van de drie minder gewenste velden terecht komt. GTD geeft je de mogelijkheid (en dat zeg ik uit eigen ervaring) om snel weer ‘heer en meester’ te zijn.

Waar is nog meer info te vinden:

1. Op deze blog door in het zoekveld GTD in te tikken;
2. Door te klikken op Wat is GTD? (een langere samenvatting op mijn tweede blog)
3. Door te kijken op de blog Lifehacking.nl
4. Door te kijken op de site van Meereffect (geven ook trainingen)
5. Door te kijken op de site van David Allen
6. Door te kijken op GTD-times
7. En natuurlijk door gewoon GTD in te tikken in Google (ruim 5,5 miljoen hits)

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).