GTD

GTD voor Managers

“Er zijn misschien belangrijker dingen om over na te denken dan het inbakje op uw bureau, maar als uw management op dat niveau niet efficiënt is, is het het of u probeert te rennen in een moeras.” (David Allen)

GTD is dé manier om uw workflow systematisch te organiseren.
GTD gaat over uitkomsten en acties. Het is ‘Lean’ voor het eigen werkproces en bewezen zeer waardevol voor managers.
GTD is ‘gereedschap-onafhankelijk’. U heeft er geen speciale agenda’s of software/materialen voor nodig.
GTD is een acroniem (de afkorting van Getting Things Done) en het begrip voor het concept voor persoonlijke effectiviteit van een Amerikaanse denker/doener David Allen.

GTD essentie: Get Organised  Get focused

Bij GTD voor een managementfunctie komt het er op aan de beste mix te vinden tussen de eigen workflow en die van de ondersteunende functie (secretaresse). Daarnaast is overzicht van committments, projecten, aandachtsvelden en verantwoordelijkheden voorwaardelijk voor de noodzakelijke Helderheid, Focus & Control.

Sleutelprincipes

GTD geeft een drietal sleutelprincipes die in de praktijk hun waarde hebben bewezen.

1. Consequent vangen/verzamelen van alles  wat uw aandacht vraagt (zorgt voor rust in uw hoofd zodat u in staat bent te reflecteren, tegenwoordigheid van geest hebt en creatief kunt zijn).
2. De vraag: Wat is de volgende actie? (what’s the next action?)
3. De vraag: Wat is het gewenste resultaat? (desired outcome?)

Vanuit deze principes zijn een groot aantal methodieken en systematische aanpakken ontwikkeld (en worden ook nog steeds ontwikkeld).

De vijf workflowstappen

1. Verzamelen

Verzamelen heeft twee stromen.

De eerste stroom (van buiten naar binnen) is ervoor te zorgen dat alles wat op de een of andere manier uw wereld binnenkomt op te vangen in een plaats met een duidelijke ‘omheining’ (een hek en een vlaggetje erop). Iedereen heeft al dergelijke plekken maar gebruikt ze nog niet op de hierna te beschrijven manier. Ik noem de opvangplaatsen in dit artikel voor het gemak ‘inbox’. We hebben inboxen in de vorm van voicemail, inbox-email, postvakje, brievenbus enz.

De tweede stroom wordt gevormd door alle gedachten, ideeën, ‘oh, ja ik moet nog …’,’ ik krijg nog iets van iemand’ en al die zo bekende losse eindjes uit uw hoofd. De kunst is om deze op te schrijven en ook in deze inbox te verzamelen. Hoofdregel voor deze manier van verzamelen is dat u altijd iets bij je heeft om op te schrijven (en een pen of een potlood uiteraard).

Hoeveel inboxen  hebt u nodig? Niet meer dan strikt noodzakelijk en niet minder dan logisch is. Voorbeelden van inboxen:

• Mail-inbox
• Voicemail 06
• Sms-inbox 06
• Klein blokje en pen in een etuitje
• Memo-recorder voor in de auto
• Fysieke inbox bij de werkplek

Hoofddoel van deze stap is een opgeruimd hoofd. Er gebeurt nog niets anders dan simpelweg verzamelen. De stap leidt tot een beperkt aantal plekken met ‘verse input’ die uw wereld binnen wil.

2. Verhelderen/verwerken/beslissen

Deze stap kent verschillende namen. De verschillende benamingen geven subtiele verschillen van aanpak weer.

Verhelderen gaat over het antwoord geven op de vragen: ‘Wat is dit?’; ‘Wat is de potentiële betekenis voor mij?’

Verwerken gaat over de keus of er aan het item dat verwerkt wordt en of er wel of geen actie vastzit. Verwerken gaat ook over de denkwijze die leidt tot een beeld van de gewenste uitkomst en de eerste concrete fysieke actie die mij op weg helpt richting gewenste uitkomst.

Beslissen gaat over de moed om te besluiten of iets een plek verdient in mijn wereld of niet. Ik neem een besluit of ik mij committeer, verbind aan een nieuw ‘project(je)’ of actie en besluit vervolgens ook met een praktische insteek wat de meest concrete eerste fysieke actie is. Ik kan die actie op het spoor komen door mijzelf de volgende vraag te blijven stellen: “Wat moet ik daarvoor doen?”

Hoofddoel van deze stap is uw eigen ‘operational management’ verzorgen.

3. Organiseren

De derde stap heeft noodzakelijkerwijs als basis een betrouwbaar systeem (buiten uw hoofd) waar alle resultaten uit stap 2 een plek kunnen krijgen. Dat systeem bestaat uit een vijftal overzichten. Minder kan niet. Meer alleen als het onderhoud ervan meer oplevert dan het kost aan tijd en energie.

1. Agenda: gereserveerd voor de dingen waarvan je besloten hebt dat ze op die dag gaan gebeuren of die je wilt weten op die dag. In GTD termen spreken we hier over het ‘harde landschap’.
2. Lijst met eerstvolgende acties: een groslijst van zaken die je besloten hebt te doen en die geen vaste plek op datum en tijd hebben gekregen. Slim is om deze lijst te organiseren naar wat je ervoor nodig hebt (telefoon, PC, Baas) of naar de plaats waar je de actie kunt uitvoeren (stad, kantoor, thuis, AH). Voordeel van deze labeling/tagging is dat je niet hoeft te zien wat je toch niet kunt doen.
3. Lijst met acties die iemand anders je heeft toegezegd te zullen doen. De zogenaamde “wachten-op” lijst.
4. Een overzicht van alle projecten en gewenste resultaten. Deze lijst is cruciaal om overzicht te houden over alles wat je onder handen hebt aan committments richting anderen.
5. Een Ooit/Misschien/Later lijst. Deze lijst geeft je de ruimte om alle creativiteit die je hebt te laten leiden tot allerlei mooie plannen zonder je direct te verbinden met het uitvoeren ervan. Je kunt ook zaken ‘on hold’ zetten op deze lijst. Verder kan deze lijst dienen als plek waar je kado-ideeën kunt parkeren, boeken die je wilt lezen, filmtips die je hebt gekregen enz. enz.

Daarnaast hebt u nodig:

• Een goede inbox voor je papieren en fysiek nieuwe spul die je verzameld hebt zoals beschreven in stap 1.
• Een opberg/terugvind systeem waarin je al je referentiemateriaal in op kunt bergen.

In de meeste gevallen is het de secretaresse die het referentiearchief onder haar hoede heeft. Het resultaat is in GTD termen een persoonlijk terugvind-archief waarin alle zaken een naam hebben gekregen en zijn ingevoegd in een simpel A-Z mapjes systeem.

Het doel van de stap organiseren is het onderbrengen van alle acties en info in een betrouwbaar systeem buiten uw hoofd.

4. Review/onderhoud

Onderhoud gebeurt gedurende de week als u even de tijd neemt om iets te wijzigen in uw agenda of uw actielijst bij te werken. Maar… de sleutel tot succesvol implementeren van deze aanpak zit hem in dat wat in GTD terminologie de naam ‘Weekly Review’ heeft gekregen. De weekly review bestaat uit het uzelf gunnen van 1,5 uur om terug te kijken en vooruit te kijken, te reflecteren op uw systeem, u te bezinnen op de vraag om alles de aandacht krijgt die het verdient en om plannen te maken voor de toekomst. Bij de start is het zinnig om uit te gaan van de volgorde die beschreven is in het werk van David Allen. Hieronder een starters-checklist, de rode nummers worden samen met de secretaresse gedaan:

1. Verzamel losse papieren en materialen
2. Verwerk uw inboxen naar zero
3. Leeg uw hoofd (alle losse eindjes van projecten, acties, wachten-op, ooit-misschien) en verwerk deze naar zero
4. Review uw actielijsten
5. Kijk twee weken terug in uw agenda en haal alle losse eindjes eruit (vergadering niet doorgegaan, wanneer wel enz.)
6. Kijk een aantal weken vooruit en haal alle planningszaken en bijzonderheden eruit, kijk naar de ‘compositie’ van de weken en vind er iets van.
7. Review uw wachten-op lijst
8. Review je projectenlijst
9. Review verdere checklists die u gebruikt
10. Review Ooit/Misschien-Lijst
11. Wees creatief en moedig.

Deze lijst is helemaal te personificeren zodat alles erop staat wat nodig is om uzelf na uitvoeren van de review het gevoel te geven dat u weer Helderheid, Focus & Control heeft.

Hoofddoel van deze stap is het bereiken van het beleven dat u kent wanneer u goed voorbereid op vakantie gaat: maar dan iedere week. De weekly review zit in uw cruise-control als u  niet zonder kunt en u zich voelt alsof u bij wijze van spreken te lang niet onder de douche bent geweest. Geen weekly review doen betekent in feite dat u 24/7 een slappe versie daarvan aan het doen bent.

5. Doen

Hier gaat het allemaal om. Op een relaxte, elegante manier veel voor elkaar krijgen. Niet persé om gestapeld meer te gaan doen, maar om te dat te doen wat u dichter bij uw gewenste resultaten brengt. Door de eerste vier stappen heeft u idealiter een opgeruimd hoofd (verzamelen), een gericht aantal projecten en acties (beslissen), een betrouwbaar systeem buiten je hoofd en heeft u door de weekly review uzelf een  voorbereide intuïtie (‘informed intuïtion’) gegund.

Om nu op iedere moment te weten wat u beste kan doen kunt u 4 filters inzetten die vertegenwoordigd worden door de volgende vier vragen:

1. Waar ben ik en wat heb ik bij mij? Kortom: wat kán ik sowieso doen.
2. Hoeveel tijd heb ik?
3. Hoeveel energie heb ik?
4. Wat levert mij de meeste waarde op om te gaan doen?

De Dimensies

Er zijn twee dimensies waar GTD zich op richt. De hierboven beschreven stappen van de workflow gaan over controle/invloed en vormen de eerste dimensie en de tweede dimensie bestaat uit overzicht/focus. Het eerste boek van David Allen (Getting Things Done) richt zich met name op de beheerskant. Het tweede boek (Making it all Work) werkt de overzichts- en focus dimensie uit. In een overzicht kan dit als volgt worden weergegeven:

Op de horizontale lijn is de samenvatting gegeven van de workflow. Op de verticale kant de verschillende horizonnen waarop overzicht na te streven is.

Hieronder beschrijf ik in vogelvlucht de 6 focus niveau’s

Aanbeveling:

Als u tot hier bent gekomen dan is dit aanbod iets voor u!

‘Horizons of focus’

David Allen gebruikt een metafoor van vlieghoogtes. Ik neem die over omdat het in de praktijk ook een eigen taal geeft die snel en duidelijk is voor diegenen die er mee werken.

50.000 voet (in managementtermen Missie)

Dit is het overzicht van identiteit, bestaansrecht, missie, kernwaarden. Hamvragen: ‘waarom?’ en ‘hoe?’ (in de zin van: ‘Op welke manier?’). Waarom zijn we wie we zijn, wat vinden we belangrijk, wat zijn onze leidende principes, hoe willen we werken, organiseren en daardoor ook gezien worden.

40.000 voet (in managementtermen Visie)

Dit is het overzicht van het ‘wat?’, gevonden door het antwoord op de vraag hoe spetterend succes over 5 jaar eruit ziet. Op dit niveau is het de kunst dóór te denken en te vragen totdat het zichtbaar wordt in een fantasiebeeld (want dat is visie: iets zien!).

30.000 voet (in managementtermen Strategie en doelen)

Dit is het overzicht van strategische ‘verander’ projecten en doelstellingen. Hoe krijgen we de visie van 40.000 geland in onze werkelijkheid. We breien iets aan, we bouwen iets af of we vormen iets om. Deze projecten vragen over het algemeen wat langere tijd (van een paar maanden tot een of twee jaar).

20.000 voet (in managementtermen Going Concern)

Hier bouwen we aan een overzicht van alle aspecten die in balans moeten worden gehouden. Alles wat hoort bij ‘going concern’ moet worden onderhouden, verzorgd en regelmatig gecheckt (area’s of focus). Hier gaat het om het instandhouden van eerder aangegane verplichtingen en verantwoordelijkheden.

10.000 voet (projecten, commitments, problemen)

Projectenlijst. Wat hebben we nog te doen, wat moeten we nog afronden/afmaken. Hier bouwen we aan een overzicht van alle zaken die multi-stap zijn (er zijn meerdere stappen nodig van nu naar afvinken).

Asfalt

Hier vinden we onze actielijsten georganiseerd naar context (bellen, mailen, schrijven, stad, thuis, kantoor).

Voor managers zijn de overzichten op 10.000 en 20.000 voet vaak onbekend & nieuw!

Samenhang

Onze dagelijkse acties worden bepaald door de projecten die we formuleren als de gewenste uitkomsten  van zaken waaraan wij ons gecommitteerd hebben (projecten: 10 k). De projecten komen voort uit onze committments die samen in balans moeten worden gehouden (verplichtingen, aandachtsgebieden, verantwoordelijkheden: 20 k). De items van het 20 k gebied vormen een afspiegeling van onze bestaansreden, leidende principes en onze kernwaarden (50 k). Je kunt deze items niet doen, ze zijn ook nooit af te vinken, maar je kunt ze wel gebruiken om de gewenste balans te checken (gebeurt vaak met INK en andere systemen). De veranderprojecten (operationele visie: 30 k ) trekken aan de balans van 20 k  en komen voort uit het scenariobeeld (zo ziet succes eruit) dat we hebben op 40 k . De missie en kernwaarden vormen de kaders voor de visievorming en getrapt en direct ook voor alle andere strategieniveau’s.

De vijf workflow stappen geven de basis voor alle handelen. De 6 horizonnen zorgen voor de juiste keuzes en focus. Samen vormen zij de 11 bouwstenen van GTD.

De Bronnen van GTD

Als oerbronnen zijn te beschouwen:
Het boek Getting Things Done (2001) in het nederlands met dezelfde titel;
Het boek Making It All Work (2008) in het nederlands met dezelfde titel;
Het boekje Ready for Anything (2003) in het nederlands met dezelfde titel.

Waar is nog meer info te vinden:

1. Op het Adjit webblog door de categorie GTD door te spitten.
2. Door te kijken op de blog Lifehacking.nl
3. Door te kijken op de site van Meereffect (geven ook trainingen)
4. Door te kijken op de site van David Allen
5. Door te kijken op GTD-times
6. En natuurlijk door gewoon GTD in te tikken in Google (ruim 5,5 miljoen hits)

Volg mij op deze online netwerken