Adjustintime » – ADJUSTINTIME – ruimte voor resultaat

Grip en Begrip: Gerard Versluis

Ad van der Hulst — Sun, 13 May 2012 18:37:09 +0000

Hieronder het verslag van een kort interview met Lean-man Gerard Versluis. Ik heb hem leren kennen naar aanleiding van een reactie van hem op website. Gerard heeft een bijzondere combi van hard (ICT) en zacht (alles draait om mensen). Hij houdt van projecten in organisaties waar mensen het verschil maken. Gerard noemt dat grip en begrip

Hoe is het zo gekomen dat je doet wat je doet?
Tijdens mijn studie aan de TH Twente ben ik gaan werken voor een IT opleidingsinstituut als trainer. In 1995 ben ik voor mezelf begonnen als freelance trainer en in 1998 (met toen 4 mensen in dienst) is dat bedrijf overgegaan in Q-bit Solutions, als onderdeel van de Transfer Solutions group. We hielden ons in die tijd bezig met maatwerk programmeerwerk en verzorgden daar ook trainingen in. Een belangrijke stap is het ontwikkelen van een workflow engine geweest waarbij we de stap hebben gezet richting procesmanagement. Diverse grote gemeenten en arbodiensten hebben voor de wet verbetering poortwachter in 2003 en 2004 voor onze oplossing gekozen. Erg leuk maar ook een tijd waarin ik me steeds meer ben gaan verbazen en verwonderen over de processen in hoofden van mensen. Als IT bedrijf wilden mijn mede aandeelhouders echter niet in de verandermanagement hoek zitten. In 1994 heb ik de knoop doorgehakt en besloten mijn aandelen in het bedrijf te verkopen. In 1995 ben ik dan ook voor mezelf begonnen als verandermanager met een Lean bril op. In de jaren hiervoor had ik al kennisgemaakt met Lean en nu had ik de tijd om mezelf verder te ontwikkelen als Lean specialist.
Ik hou mij met name bezig met Lean in arbeidsintensieve bedrijven. Dat is een totaal andere tak van sport dan in de maakindustrie. Ik geloof er heilig in dat Lean hier ook een zeer belangrijke rol kan spelen maar dat bijv. SixSigma over het algemeen een stap te ver is voor dit soort bedrijven (als ze er überhaupt al aan moeten beginnen). Gemeenten en zorg-en welzijninstellingen zijn dan ook met name het terrein waar ik me met ‘mijn’ Lean manier het beste thuisvoel. Daar komt de combinatie van grip en begrip, die in mijn manier van denken als een ying en yang bij elkaar horen, optimaal tot zijn recht. Momenteel ondersteun ik een zorg- en welzijn instelling met thema’s als “meer doen met dezelfde mensen”, “meer clienten helpen” en bij de overgang naar de WMO.
Waar ik de laatste tijd veel plezier aan beleef en goede resultaten mee behaal zijn combinaties tussen Lean en een ander specialisme. Zo ben ik bezig met Femergy met Lean Verzuim Management: verzuim management met een Lean bril op. Ook werk ik samen met het bedrijf Energie Management om de combinatie energie van mensen en Lean te optimaliseren.

Wat is de essentie van Lean voor jou?
De essentie van Lean is continu verbeteren met respect voor mensen. En dat respect voor mensen geldt zowel medewerkers, klanten als leveranciers. Zo hebben we laatst weer met een leverancier goede afspraken gemaakt voor een groot deel gebaseerd op trust als control system. Dichtgetimmerde SLA’s met performance gedefinieerd op de nanoseconde werkt misschien prima in de vliegtuigindustrie maar als ik voor een zorginstelling afspraken maak met een IT leverancier wil ik dat ze een ketenpartner zijn die met ons mee kunnen denken en snappen wat voor ons belangrijk is. De andere kant is dat we wel steeds bezig zijn om te verbeteren en dan dus ook moeten weten waar we staan. Meten en uitgaan van feiten en cijfers blijft belangrijk. En (misschien nog wel belangrijker) dat iedereen ook weet wat er van hem/haar verlangd wordt. Dat klinkt eenvoudig maar in de praktijk blijkt het vaak zo te zijn dat mensen (medewerkers en leveranciers) niet weten wanneer ze het goed doen en of ze wel op de goede weg zijn.

Wat zijn jou 3 beste leantips voor managers?
In aansluiting van het voorgaande en om dus handen en voeten te geven aan het continu verbeteren met respect voor mensen:

zorg voor een goede combinatie tussen feiten en cijfers enerzijds en aandacht voor mensen en luisteren anderzijds;
zorg voor goede feedback systemen;
wees authentiek en durf jezelf te zijn;

Wat betreft die feedback maak ik graag de vergelijking met hardlopen. Als ik ga hardlopen draag ik een hartslagmeter en een horloge. Ik kan dan zien hoe hard ik loop, hoeveel km ik al heb afgelegd en hoe hoog mijn hartslag is. Kortom een feedback systeem dat aangeeft hoe ik er voor sta. Nou gaat het wellicht wat ver om iedereen van polsbandjes te voorzien met de resultaten van de huidige werkzaamheden maar het idee is duidelijk. Je ziet het ook steeds meer in het dagelijkse leven. Als ik met de fiets voor het stoplicht sta te wachten loopt er een tellertje mee hoelang ik nog moet wachten. Dat soort zaken geven rust en motiveren en enthousiasmeren mensen.

Hoe kunnen lezers met jou in contact komen als ze dat willen?
Op mijn website www.leanpartners.nl schrijf ik met enige regelmaat (altijd te weinig natuurlijk) over mijn visie op verandermanagement. Daarnaast ben ik op linkedin (http://nl.linkedin.com/in/gversluis), Facebook en Twitter (@gerardversluis) goed te vinden. En uiteraard ben ik per mail op gerard@leanpartners.nl te bereiken.

Nr 1 in de ochtend? Agenda! (nee, niet je mail…)

Ad van der Hulst — Sun, 06 May 2012 20:28:41 +0000

Een kleine tip voor een productievere dag. Stel Outlook (of welk programma je ook maar gebruikt) zo in, dat je als eerste een blik hebt op die schaarse, externe bron te weten tijd. Tijd is de trein die onverbiddelijk voorbij rijdt en het is dan ook slim om je te verbinden met dat wat je tijdgebonden al had gepland. Eerst de mail bekijken kan je zo maar heel veel tijd kosten die je misschien wel voor iets heel belangrijks (maar misschien nog niet dringend) had bestemd.

Dus tip van Ad: eerst agenda en dan pas mail

Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je twee dingen doen:
1. Je kunt je hier op deze pagina rechtsboven inschrijven op de blog per mail. Je ontvangt ieder nieuw artikel per mail zodat je niets mist.
2. Je kunt je op deze pagina aanmelden voor het Adjit eZine. Aanmelders kunnen direct een eBook downloaden dat gaat over slimme systemen, processen en structuren (‘Minder managementcorvee, Ruimte maken voor resultaat). Daarna ontvang je steeds op donderdag om de twee weken het Adjustintime eZine met een artikel + een tip.

Arie Slob als Synergist

Ad van der Hulst — Sun, 29 Apr 2012 16:33:39 +0000

Ik heb donderdagavond genoten van het debat in de tweede kamer en nog meer van Pauw en Witteman op vrijdagavond waar de kroniek werd samengesteld van de ontwikkelingen vanaf dinsdag leidend tot het akkoord dat er nu ligt.

Les McKeown beschrijft in zijn boek The Synergist de kracht die maakt dat uitersten vruchtbaar bij elkaar worden gebracht. Er is altijd een mens die de start vormt van de synergistische beweging in een team. Als het gaat om zo’n team beschrijft hij 5 teamvaardigheden. Het mooie is dat ze alle vijf terug te vinden zijn in de gebeurtenissen van afgelopen week. En Arie heeft door het initiatief te nemen het team en de inzet van deze vaardigheden bepaald.

1. Conflictmanagent

Bij conflicten de latentie/urgentie zien en bereid zijn verantwoording te nemen. Het grote belang te zien en zwaarder te laten wegen dan het eigen belang of de belang van jouw partij.

2. Moeilijke gesprekken kunnen voeren

Bespreken wat besproken moet worden en uithouden dat er verschillen zijn en op zoek gaan naar het redelijke en realistische midden.

3. Communicatievaardigheden

Weten wat je tegen wie op welk moment moet en kan zeggen, wie je er wel en niet bij moet betrekken. Weten hoeveel er binnen en buiten het team wordt gemeld en in staat zijn daar een gezamenlijke lijn in te houden.

4. Inclusief denken

In je denken bereid zijn om alles wat aan de orde is, en kan zijn mee te laten wegen in het beste besluit. Deze vaardigheid is niet eenvoudig voor polotici want het vraagt een omkering van de gebruikelijke denkmanier.

5. Afrekenbaar zijn

Staan voor je besluiten. Bereid zijn de consequenties te nemen op basis van de wetenschap dat je het beste mogelijke besluit hebt genomen met elkaar.

Dus Lange Leve de Synergist Arie Slob (en de moed van Sap en Pechtold). Dat er nog vaker van dit soort (tijdelijke) Top Teams mogen ontstaan in de politiek. Dan komt het wel goed met NL

Nagekomen bericht: Les McKeown is het met mij eens:

Arjan Zuidhof (de inbox zero kampioen)

Ad van der Hulst — Wed, 25 Apr 2012 17:46:12 +0000

Hieronder het verslag van een kort interview met Arjan (die ik ook persoonlijk ken). Hij is een van de grote evangelisten van de goede gewoonte om iedere dag je inbox leeg te krijgen. Als je keer aan de slag wil met goede strategiën voor mail kun je prima bij hem terecht. Hij geeft regelmatig workshops met open inschrijvingen voor degenen die 1 op 1 nog een beetje te woest vinden. Zie ook zijn website (+ daar te vinden nieuwsbrief).

Kun je iets vertellen hoe het zo is gekomen en wat de kern is van je werk (werkbio, achtergrond)?
Ik ben afkomstig uit de techniek, heb jaren als software ontwikkelaar gewerkt. Ik kwam er achter dat ik mijn werk structureel productiever uitvoerde dan anderen om mij heen. Daarnaast ontdekte ik dat het erg leuk is deze principes van effectiever werken op anderen over te brengen. Dat heeft me ertoe gebracht me op dit vlak te ontwikkelen. Dat heeft ertoe geleid dat ik sinds 2010 fulltime actief mensen in zelfstandige functies te helpen die worstelen met een volle inbox en moeite hebben met het plannnen van hun werk. Vanuit deze basis van effectief werken maken we tijdens de begeleiding stappen omhoog: is wat je doet wel in lijn met jouw eigen doelen? Vaak een hele zoektocht voor mijn cliënten!

Wat heb je met email?
Elke minuut worden nog altijd 170 miljoen mails verzonden. Het grootste deel daarvan zou beter niet verstuurd worden, of op een andere manier gecommuniceerd worden. Mijn doel is klanten hierin te begeleiden: enerzijds door mail snel te leren verwerken, anderzijds door na te gaan denken over het HOE en WAAROM van informatie en communicatie in de zakelijke omgeving.

Waarom is een lege inbox zo belangrijk?
Je echte werk ligt buiten je inbox. Werken vanuit een lege inbox betekent dat je een (voorlopig) besluit genomen hebt over alle inkomende berichten en je dus weer op het echte werk kunt richten. Dat is tenslotte waar je voor opgeleid bent.

Wat zijn de top 3 tips die je hebt voor een lege inbox?

De 3 D’s: Do, Defer, Delegate. Meteen doen als het minder dan 2 minuten kost (Do), uitstellen ofwel inplannen als het langer duurt (Defer). Een ander de taak te laten uitvoeren als die het sneller kan of de taak gewoon leuker vindt (Delegate).
Regels ofwel filters instellen in je mailbox. Hierdoor kun je nieuwbrieven direct in een Leesmap laten stromen, en ook CC’s je inbox voorbij laten gaan. Reserveer de inbox voor belangrijke berichten
Minder mail versturen(!). Wanneer jij minder mail verstuurt, ontvang je ook minder. Bedenk of een betere manier is de boodschap over te brengen.

Als lezers met je in contact willen komen, hoe doen ze dat het beste?
- Meer informatie en contactinformatie is te vinden op mijn website http://arjanzuidhof.nl
- Via e-mail om in contact te komen. Via telefoon (06-81891696) om mogelijkheid van begeleiding te bespreken
- Voor een korte vraag is ook twitter een mogelijkheid.

—————————————————————-

Missie onder de loep (‘mission statement generator’)

Ad van der Hulst — Mon, 23 Apr 2012 17:57:23 +0000

Er bestond een tijdje op de Dilbertsite een Mission Statement Generator. Die is er helaas niet meer. Toch zijn er nog een paar van de automatisch gegeneerde bla-bla missies te vinden op het internet gemaakt met deze generator. Allemaal zinnige woorden aan elkaar geplakt die met elkaar nauwelijks een waardevolle betekenis hebben. Je kunt er niets mee, niemand kan het onthouden en je weet in ieder geval niet wat je er wel of niet mee kunt doen.

Dus voor de fun: Daar komen er drie

1. It is our job to competently maintain high-quality intellectual capital while continuing to continually facilitate progressive meta-services.

2. We have committed to quickly engineer excellent products while promoting personal employee growth.

3. It is our business to proactively foster world-class leadership skills to allow us to authoritatively create cutting edge paradigms.

Ik hoop dat ze niet al te veel lijken op de missie van uw organisatie. Als dat wel zo is dan is er werk aan de winkel!

Het 7 Verspillingen Manifesto

Ad van der Hulst — Wed, 18 Apr 2012 18:51:14 +0000

Het moest er maar eens van komen. Ik heb van de essentie van de 7 verspillingen website een Manifesto gemaakt. Met dezelfde ondertitel als deze website: ‘Leren Zien is de kunst’. De uiterlijke vorm is een eBook van 27 pagina’s dat iedereen die dat wil gratis kan downloaden. Ik heb het geschreven omdat ik vind dat veel te weinig mensen de kracht zien van dit concept van Taiichi Ohno. Kijk op internet en je vindt een simpel lijstje van 7 verspillingen (of 8, of 9… ) zonder context of voorbeelden waarmee het werk van Ohno tekort wordt gedaan. Dus hierbij mijn bijdrage aan de verspreiding van het goede woord.

Hier downloaden

(geen emailadres opgave, geen spam, gewoon gratis)

Ik stel het op prijs als je het Manifesto doorstuurt naar anderen die mogelijk interesse hebben.

Zwemmen en typen

Ad van der Hulst — Sun, 15 Apr 2012 20:07:03 +0000

Als je wilt leren zwemmen moet je naar zwemles, als je wilt leren typen moet je naar typeles. Logisch?

Er stond pas een artikel op Volkskrantbanen dat 66% van de werknemers die meer als 2 uur per dag moeten typen dat niet blind kunnen. Zij hebben zichzelf zo goed en kwaad als het gaat typen aangeleerd met 2 of drie vingers. En ik kom er daar nogal wat van tegen. Aangetoond is dat blind typen 50 % sneller is als tik-tak-tok-herstel-tik-tak-tok-herstel typemanieren.

Dus: wanneer je nog niet blind kan typen, besteed dan 5 minuten per dag aan beter leren typen. Er zijn overal slimme programmaatjes te vinden op het internet die je daarbij gaan helpen.

Een goede start is een keer een snelheidstestje te doen en jezelf een doel te stellen. En dan gewoon regelmatig oefenen en de test weer doen!

Maakt uw Smartphone u minder productief?

Ad van der Hulst — Wed, 11 Apr 2012 19:16:08 +0000

Dat is een intrigerende vraag.

Het antwoord is ja omdat:

je de hele dag afgeleid kunt worden (en je jezelf afleidt) met kijken en reageren;
het ding leidt tot multitasken en dat is nooit productief;
we steeds meer gaan verwachten dat iedereen altijd en overal bereikbaar is;
er geen rust meer is tijdens privé-productiviteit (werk loopt overal doorheen).

Het antwoord is nee omdat:

je op verloren momenten alvast je mail kunt scannen en de rommel weg kunt doen, en ja-nee vragen beantwoorden;
je via google de antwoorden op snelle vragen, mensen/bedrijven en hun gegevens, routes enz snel kunt vinden;
alles in één ding bij de hand is.

Vragen

Ben je nog de baas van dit stuk techniek?
Ken je de mogelijkheden en benut je datgene wat jou helpt?
Staat ie uit/stil bij concentratieklussen?
Staat ie uit/stil bij privé-zaken?

Handig ding is het dan!

Kijk voor meer en uitgebreider dit HarvardBusiness item

Visie onder de loep: Toyota

Ad van der Hulst — Mon, 09 Apr 2012 19:29:11 +0000

Wat is dat voor bedrijf dat met een electrische bolide mee gaat doen met de Formule I races en in 2015 met een waterstof aangedreven auto komt? Er werken 300.000 mensen bij Toyota wereldwijd, in vele continenten en landen. Toyota staat bekend als de moeder der moeder van alle bedrijven die werken met Lean onder de naam TPS (Toyota Productie System). In maart 2011 is er een nieuwe Global Vision gepresenteerd.

In het Nederlands zou deze visie als volgt luiden:

“Toyota zal de weg leiden naar de toekomst van mobiliteit, verrijkt levens overal op aarde met de meest veilige en verantwoordelijke manieren voor het verplaatsen van mensen. Door ons commitment voor kwaliteit, voordurende innovatie en respect voor onze planeet, streven wij ernaar de verwachtingen te overtreffen en hopen beloond te worden met een glimlach. We zullen uitdagende doelen halen door talent en passie in te zetten van mensen, die erin geloven dat er altijd een betere manier is.”

Ieder continent heeft een verbijzonderde visie en eigen doelen voortkomend uit die specifieke context.

De Nederlandse Toyota Visie bestaat ook en luidt:

“Het meest aanbevolen automerk van Nederland zijn. Met afstand nummer 1 in klanttevredenheid. Dichtbij de klant staan (netwerk). Unieke klantbenadering en klantbeleving. Nummer 1 op het gebied van milieu, imago van betrouwbaarheid en innovatie, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.”

NB Officiële tekst op de website van Toyota waar ook nog verdere uitleg per zin beschikbaar is voor de liefhebber/fijnproever.

“Toyota will lead the way to the future of mobility, enriching lives around the world with the safest and most responsible ways of moving people. Through our commitment to quality, constant innovation and respect for the planet, we aim to exceed expectations and be rewarded with a smile. We will meet challenging goals by engaging the talent and passion of people, who believe there is always a better way.”

Dat is nog eens een verhaal, niet? Wat is uw visie? Ook zo enthousiasmerend en gevuld van ambitie?

Mountainbike pro (respect voor ambacht)

Ad van der Hulst — Fri, 06 Apr 2012 14:31:01 +0000

http://www.youtube.com/watch?v=ShbC5yVqOdI

In deze video laat Danny MacAskill zien wat je allemaal kunt verzinnen op een oud industrieterrein als je mountainbike pro bent. Zelf ben ik helemaal niet goed in evenwichtsdingen dus daarom nog meer respect voor deze Superman!

Wil je meer van dit soort ambachtskunsten zien kijk dan hier.

Beginnen = afmaken

Ad van der Hulst — Sun, 01 Apr 2012 18:30:43 +0000

Iets half doen is dodelijk voor de productiviteit.

Alvast kort even iets zeggen;
een mailtje bekijken en weer markeren als ‘ongelezen’;
een gestart agendapunt doorschuiven naar de volgende keer enz.;
alvast iets doen aan de enquête,

al dit soort dingen leiden tot twee keer starten. Daarnaast is er de kans dat het item helemaal naar de achtergrond verdwijnt en op een onmogelijk moment van rechts aan komt zetten met een sirene erop (zeer dringend en zeer belangrijk ‘geworden‘).

Kortom de Gouden Tip voor vandaag:

Beginnen = Afmaken (en … wees geen perfectionist)

“A task left undone remains undone in two places – at the actual location of the task, and inside your head. Incomplete tasks in your head consume the energy of your attention as they gnaw at your conscience. They siphon off a little more of your personal power every time you delay. No need to be a perfectionist, that’s debilitating in an imperfect world, but it’s good to be a ‘completionist’. If you start it, finish it – or forget it.”

[Citaat van Brahma Kumaris]

Early struggle & Fun (twee voorbeelden)

Ad van der Hulst — Thu, 29 Mar 2012 06:00:45 +0000

Tijdens het bezoek van Les McKeown vorig jaar september begeleidde ik hem in de middag naar de Erasmus universiteit waar hij een tweede spreekbeurt had. Het was bijzonder dat Michiel Muller daar op die middag ook een presentatie gaf. Voor wie Michiel Muller niet kent: hij is een, zo niet dé, Nederlandse serial entrepeneur en heeft ook een mooi boek geschreven over zijn successen (samen met zijn mede-ondernemer Marc Schröder). In dat boek: “Michiel Muller: Ervaringen van een serial Entrepeneur” staan real-life beschrijvingen van de eerste twee levensfasen van organisaties. In het model Predictable Succes heten de eerste twee levensfasen Early Struggle (vroege strubbelingen) en Fun (pret). Twee van niets-naar-succes verhalen van deze mannen:

Tango: veilige onbemande tankstations waar de benzine goedkoper kan zijn dan bij de grote jongens. Het idee is simpel. Strip een tankstation tot het minimum. Zorg voor een veilige en schone omgeving en wees structureel goedkoper dan de Shells cs van deze wereld. En het werkte.

Route Mobiel als moderne variant op de ANWB wegenwacht (Kent u de radioreclame nog “Het zijn weer de ANWB opzegdagen” …!). Ze moeten zich in Den Haag een hoedje zijn geschrokken toen deze cowboys succes bleken te hebben. Als oude trage organisatie konden ze op geen enkele manier de snelheid bijhouden die deze jongens hadden als het om marketing en nieuwe ideeën ging. Wie had kunnen denken dat het betonnen ANWB-merk last zou kunnen krijgen van een nieuwkomer op de markt van pech-hulp. Concurrentie aangaan met zo’n monopolist moet je dan ook alleen maar doen als je een goed plan hebt en dat hadden deze twee.

De wetmatigheden van Early Struggle & Fun

Eerst is er het zoeken van een duurzame en winstgevende markt en het vervangen van het geleende geld door het verdiende geld. Als dat gelukt is komt het aan op met alle flexibiliteit, innovatief denken, lef uitbouwen van de organisatie. Michiel en Marc hebben na deze fasen hun borelingen verkocht en zijn steeds weer op zoek gegaan naar nieuwe kansen.

Het líjkt heel simpel (je moet alleen even op het goede idee komen) maar is dat natuurlijk niet. In het boek kun je nalezen hoe je het moet doen (of liever gezegd: hoe zij het gedaan hebben).

Samen Smeden

Ad van der Hulst — Sun, 25 Mar 2012 18:28:39 +0000

Deze twee prachtig allitererende woorden vormen de titel van een jubileumboek van een bijzondere organisatie: Ilmarinen in Groningen (een medisch kinderdagverblijf in Groningen). In dit boek worden op een hele bijzondere manier een aantal verhalen verteld over een aantal bijzondere mensen. Wie van mensenkennis houdt en wil begrijpen hoe een organisatie ‘kleding’ vormt voor dat wat er in leeft, werkt, woont leze dit boek.

Vanuit de focus van deze blog is vooral razend interessant om te lezen hoe vanuit Ilmarinen wordt gekeken naar de werkorganisatie (in hoofdstuk 1: Context van de kunst van het zorgen). Hoewel de focus uiteraard gericht is op zorg, kan de manier van denken ook heel behulpzaam zijn voor andere organisaties die naast winstgevendheid, mensen en hun welzijn hoog in het vaandel hebben staan.

Er worden vier lagen onderscheiden:

De fysieke verschijning, het gebouw, de indeling, de gebruikte materialen en kleuren. En daarbij de kroniek van de organisatie (hoe is het zo gekomen). In managementtaal hebben we het hier over de middelenkant van de organisatie.
Het dragende krachtenveld van ritmes dat de levenskracht voedt. Het gaat bij Ilmarinen om dag, week en jaarritmes, klas en werkplaatsritmes. In managementtaal zouden we dit processen en procedures noemen.
Dynamiek tussen licht en schaduw, tussen kunst en kunde. Hier krijgt de ontwikkeling van mensen een plek (zowel van medewerkers als van de zorgvragers van Ilmarinen) op basis van de kernwaarden, de professionaliteit en de basis van de eerste twee lagen middelen en processen. In managementtaal noemen we deze dimensie de cultuur.
Het wezenlijke van de mens in ontmoetingen, ontwikkeling en levensloop. Hier gaat het er om de unieke potentie van ieder mens tot verschijning te laten komen. Door dit na te streven krijgt de organisatie ook een eigen identiteit die weer doorwerkt in alle eerder genoemde lagen. In managementtaal noemen we dit de identiteit, de missie of het bestaansrecht van de organisatie.

Kortom: een organisatie kun je beschouwen als een gelaagde entiteit:
Laag 1: Middelen: spullen, gebouwen, materialen enz. Kortom de fabriek op zondag.
Laag 2: Processen: alles wat zich georganiseerd afspeelt in de tijd.
Laag 3: Cultuur: de manier waarop we met elkaar omgaan, dat wat we van belang achten, dat wat we kunnen en dat wat we nastreven.
Laag 4: Identiteit: Waar staan we voor, waar gaan we voor. Waarin zijn wij uniek. Het verhaal van de organisatie in het nu en … in de toekomst.

Met deze zeer korte beschrijving doe ik de mensenkenniskant van het boek zeer te kort. Lees het en maak kennis met Jade, Herman Jan, Remco en Abdessamed. Wordt ontroerd, lach je krom en krijg kippevel van de prachtige beschrijvingen van deze bijzondere reisgenoten op deze planeet. Hulde aan de mensen die zo professioneel zijn dat zij hun hele menszijn inzetten. En hulde aan de schrijvers Gea Koren en Maria Ratering.

Het boek is hier te bestellen.

Ben jij de Bottleneck?

Ad van der Hulst — Sun, 18 Mar 2012 15:56:05 +0000

“Als iedereen en alles bij jou uitkomt …. dan ben je de bottleneck.” Deze intrigerende tweet stuurde Les McKeown de wereld in deze week. Er was massale herkenning en het retweeten startte direct. En bottleneck ben je als jij als persoon de schaarse ‘commodity’ bent en processen & besluiten altijd op enig moment jou in je functie nodig hebben.

Vóór jou ontstaan voorraden en stapels (voorraden mensen die een plek willen in je agenda; je ‘een minuutje’ nodig hebben, stapels facturen, mails, te lezen stukken enz.).

Achter jou ontstaat wachttijd. Processen kunnen niet verder voor dat jij er je zegen aan hebt gegeven.

De bottleneck wordt zo veel mogelijk ingezet en dat is logisch. Als jij als manager de bottleneck bent, heb je het druk en dat is ook logisch. Het is de vraag of het wel echt nodig is.

Dit soort management werkt goed in kleine of startende organisaties (in ‘Vroege strubbelingen’ of ‘Pretfase’). Daar is het centrum logischerwijs verankerd in de visie van de pionier/eigenaar. Om in Voorspelbaar Succes te komen zal het anders moeten. Helder eigenaarschap, cross-functioneel werken, peermanagement zijn o.a. de bouwstenen van deze fase.

Agenda of Urgenda?

Ad van der Hulst — Sun, 11 Mar 2012 18:15:39 +0000

Een agenda is een lijst. Een handige en over het algemeen betrouwbare lijst met afspraken met anderen, afspraken met jezelf en nuttige bij de dag behorende informatie (X = jarig, jubileum, Y bellen want die gaat morgen met vakantie, pieperdienst enz).

Een urgenda is ook een lijst. Een veel te volle lijst met nauwelijks tijd om het eigen werk voor of na te bereiden, geen leestijd, geen tijd voor reflectie of creativiteit. Een urgenda moet steeds omgegooid omdat er iets nog dringender blijkt te zijn dan dat wat er (al dubbelgeboekt) stond of omdat afspraken in tijd wel aansluiten maar de reistijd niet is ingepland.

Heb jij een agenda of een urgenda?

(overigens is urgenda ook de naam van een mooi bedrijf in duurzaamheid)

De wet van Westheimer (hoeveel tijd heb je nodig?)

Ad van der Hulst — Thu, 08 Mar 2012 19:43:34 +0000

Meneer Westheimer was vast een realistische pessimist. Hij heeft een veel geciteerde vuistregel opgesteld ten aanzien van de tijd die nodig is voor een bepaalde klus. De vuistregel luidt:

“Estimate the time you think it will take, multiply by 2, and add 3.”

[Schat de tijd die je denkt nodig te hebben, vermenigvuldig met 2 en tel er 3 bij op.]

Als je klus hebt waarvan je denkt dat die een uur gaat duren kost 5 uur met alles erop en eraan (ook de wachttijd op anderen).
Een project met een geschatte doorlooptijd van een maand gaat zomaar 5 maanden duren.
Een fusietraject van een jaar kan maar zo eens 5 jaar kosten.

Maar het wordt nog erger. Er is een nog strengere variant van de wet bekend die luidt:

“Estimate the time you think it will take, multiply by 2, and add 3 and change the unit of measure to the next highest unit. Thus, we allocate two days for a one hour task.”

[Schat de tijd die je denkt nodig te hebben, vermenigvuldig met 2 en tel er 3 bij op en verander de meeteenheid naar de eerstvolgende eenheid. Op deze manier reserveren we twee dagen voor een taak van een uur]

Dat lijkt natuurlijk belachelijk en ernstig overdreven. Bij grote projecten komt het wel vaak in de buurt. Vooral bij projecten waar veel clubs aan bij moeten dragen. Zoals bijvoorbeeld de Noord-Zuidlijn of het Stedelijk Museum van Amsterdam.

Voor de meeste van ons kan de eerste wet ons prima helpen om wat realistischer te zijn in de bepaling van de hoeveelheid onderhanden werk. Herken je de regel? Heb je voorbeelden?

Rondje van de dag

Ad van der Hulst — Sun, 04 Mar 2012 19:55:27 +0000

Een mooi idee dat ik u allen niet wil onthouden. Een tijd geleden werkte ik met een manager in een gemeente die in de loop der tijden een handige routine had ontwikkeld. Hij had een vaste plek met een stapeltje zaken voor zijn afdeling:

een poststuk voor iemand;
een aantekening met een vraag aan of voor een van zijn mensen;
een overleg of afstemmingsdingetje;
een live-antwoord op mail;
enz. enz.

Als deze manager zelf behoefte had aan een loopje dan liep hij naar zijn afdeling en maakte een rondje. Hij raakte daar zijn stapeltje kwijt, en had natuurlijk ook aandacht voor retourvragen en dergelijke. Dit brilant simpele idee werkte heel goed en iedereen was er dan ook tevreden over.

Wat heb je er voor nodig? Alleen een vaste plek voor de spullen voor het rondje van de dag (en liefst begrensd door een postbakje, gelabeld oid).

Heeft mijn voortdurende aandacht (?!)

Ad van der Hulst — Wed, 29 Feb 2012 18:14:19 +0000

Veel vergadernotulen hebben een soort aanhangsel dat actielijst heet. Op deze lijst staan de afspraken uit de vorige vergaderingen die nog niet af te vinken zijn als ‘gedaan’. Als ik MT-vergaderingen bijwoon, wil het nog al eens voorkomen dat deze actielijst besproken wordt en voorzien van dit soort commentaar:

‘Mag erop blijven staan.’
‘Ben ik nog mee bezig’
‘Staat er zo lang op, mag er wel af”
en soms zelfs
‘Zou ík dat doen?’

enz, enz.

Mij bekruipt soms het gevoel dat de actielijst feitelijk een Misschien-Ooit-lijst is met het karakter: “Het heeft onze voortdurende aandacht (maar in de werkelijkheid verandert er niets).

Mijn tip:

Ieder gewenst resultaat is een gevolg van een collectief gedragen besluit. Niet uitvoeren van deze taak verslapt de besluitspier van het team! Wat helpt: Maak een ‘resultatenlijst’ en zorg ervoor dat er in iedere formulering van een gewenst resultaat een voltooid deelwoord staat. Ieder gewenst resultaat (purpose, doel) heeft een eigenaar en een einddatum. Alleen al de discipline van helder formuleren zal gaan helpen.

Zie nog dit eerder verschenen eZine artikel over een goede besluitvormingsroute.

Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je twee dingen doen:

1. Je kunt je hier op deze pagina rechtsboven inschrijven op de blog per mail. Je ontvangt ieder nieuw artikel per mail zodat je niets mist.

2. Je kunt je op deze pagina aanmelden voor het Adjit eZine. Aanmelders kunnen direct een eBook downloaden dat gaat over slimme systemen, processen en structuren (‘Minder managementcorvee, Ruimte maken voor resultaat). Daarna ontvang je steeds op donderdag om de twee weken het Adjustintime eZine met een artikel + een tip.

Terug naar toen is fundamentalisme

Ad van der Hulst — Sun, 26 Feb 2012 17:23:31 +0000

De mens die van zijn talent een kunst maakt, of het nu een kunstenaar of manager is, streeft naar het betere, is bereid risico’s te nemen, beleeft zijn vrijheid en staat in zijn uniciteit in essentie alleen.

De fundamentalist denkt dat de mensheid erop achteruit is gegaan. Fundamentalisten werken niet aan beter, werken niet vooruit in de tijd. Dat hoeft niet. Het ideaal is immers al bepaald en vastgelegd door de profeet. Terug naar het fundament is het geloof. Dat fundament kan ook versluierd zijn maar toch geloofskarakter hebben. Afgezien van de uitwassen van de meest zichtbare georganiseerde geloven heet het fundamentalisme soms ook socialisme, liberalisme, materialisme maar soms ook Lean, soms TOC, soms SixSigma, en soms zelfs Command & Control.

Je talent ontwikkelen en fundamentalisme sluiten elkaar uit. De fundamentalist wil geen individuele expressie die leidt tot ongecontroleerde uniciteit. De fundamentalist gebruikt zijn creativiteit voor het uitbeelden van de heilige oorlog, angst, repercussie, de duivel enz. De kunstenaar/talentontwikkelaar zoekt in het moment de potentie van de toekomst en probeert deze te verwezenlijken. Hij is bereid de prijs te betalen voor het ontwikkelen van zijn eigen talent/patroon/systeem/concept dat zijn unieke bijdrage aan de wereldontwikkeling is.

‘Zeker weten’ is het kenmerk van de fundamentalist. ‘Ontwikkelen’ (alles is altijd klad) is het kenmerk van de unieke mens/manager/kunstenaar.

Pas op in uw organisatie voor fundamentalisten. Zij willen terug naar vroeger (een vroeger dat er overigens waarschijnlijk nooit compleet is geweest). Om met Jan Terlouw te spreken: “Hoed u voor mensen die iets zeker weten”.

Het beeld is van Irka Stachiw

Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je twee dingen doen:

1. Je kunt je hier op deze pagina rechtsboven inschrijven op de blog per mail. Je ontvangt ieder nieuw artikel per mail zodat je niets mist.

Missie onder loep: Google

Ad van der Hulst — Mon, 20 Feb 2012 07:01:25 +0000

Organize the world’s information
and make it universally accessible and useful

En dat is dan ook wat Google doet. Zo veel mogelijk informatie ordentelijk op rij zetten en het voor iedere computergebruiker toegankelijk en bruikbaar maken. Ik sta er niet vaak bij stil hoe de wereld er uit zag voordat ‘Google maps’ er was, voordat Google als zoekmachine er was. Het bijzondere van dit bedrijf is dat zij alles beschouwen als ‘klad’. Niets is al af, alles wordt beschouwd als de basis voor beter. Als we in workshops stil staan bij de missie en visie van Google dan is er ook vrijwel altijd wel iemand die het maar eng vindt wat Google doet. Google zelf kent deze angst en achterdocht en heeft daarom een aantal kernwaarden en principes beschreven en houdt daar iedere medewerker aan en wil er zelf ook op aangesproken worden. Deze 10 kernwaarden (Core principles) zijn:

Focus op de klant dan volgt de rest daar vanzelf uit.
Het is het beste om één ding echt goed te doen.
Snel is beter dan langzaam.
Democratie op het internet werkt.
Je hoeft niet op je kantoor te zijn om behoefte te hebben aan een antwoord.
Het is mogelijk geld te verdienen zonder kwaad te doen.
Er is altijd nog meer informatie vindbaar.
Informatiebehoefte houdt zich niet aan grenzen.
Je kunt serieus zijn zonder een pak te dragen.
Zeer goed is nu eenmaal niet goed genoeg.

Achter ieder van deze kernwaarden zit een uitgewerkte opvatting die je hier kunt vinden.

Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je twee dingen doen:

1. Je kunt je hier op deze pagina rechtsboven inschrijven op de blog per mail. Je ontvangt ieder nieuw artikel per mail zodat je niets mist.

Adjustintime » – ADJUSTINTIME – ruimte voor resultaat

Grip en Begrip: Gerard Versluis

Nr 1 in de ochtend? Agenda! (nee, niet je mail…)

Arie Slob als Synergist

Arjan Zuidhof (de inbox zero kampioen)

Missie onder de loep (‘mission statement generator’)

Het 7 Verspillingen Manifesto

Zwemmen en typen

Maakt uw Smartphone u minder productief?

Visie onder de loep: Toyota

Mountainbike pro (respect voor ambacht)

Beginnen = afmaken

Early struggle & Fun (twee voorbeelden)

Samen Smeden

Ben jij de Bottleneck?

Agenda of Urgenda?

De wet van Westheimer (hoeveel tijd heb je nodig?)

Rondje van de dag

Heeft mijn voortdurende aandacht (?!)

Terug naar toen is fundamentalisme

Missie onder loep: Google

Organize the world’s information and make it universally accessible and useful

Organize the world’s information
and make it universally accessible and useful