Timemanagement:

• duidelijk activiteitenplan per dag en week
• nakomen van wat je hebt toegezegd
• goede inschatting maken van benodigde tijd
• niet afleidbaar zijn
• snel kunnen reageren op dringende zaken zonder de bestaande doelen uit het oog te verliezen

Prioriteitenmanagement:

• snapt organisatiedoelen en de daarvan afgeleide eigen doelen
• heeft op hoofdlijnen inzicht in de doelen van leden van eigen team
• richt zich hoofdzakelijk op doelen met het grootste belang
• handelt lagere prioriteiten af zonder zich af te laten leiden van de hogere

Crisismanagement:

• blijft kalm en gefocust in een crisis
• zoekt manieren om de crisis en problemen te verkleinen
• handelt snel om uit de crisis en problemen te komen
• zorgt voor systemen en processen om herhaling te voorkomen
• laat anderen leren van crisissen en problemen zodat er minder afhankelijkheid van manager ontstaat

Delegeer-gedrag:

• begrijpt welke delen van de functie alleen zelf gedaan kunnen worden
• identificeert de delen van de functie die ook door anderen gedaan kunnen worden
• delegeert deze taken, voor zover aan de orde,  consequent naar de functies waar ze bij horen
• delegeert taken op zo’n manier dat ze uitdagend zijn voor anderen (ze er iets van kunnen leren)
• volgt alle uitgezette delegaties op zonder in de micromanagementvalkuil te trappen

Als deze vier competenties ontwikkeld zijn (en een beetje in balans) is de productiviteit op zijn best.

Later meer.

Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je twee dingen doen:
1. Je kunt je hier op deze pagina rechtsboven inschrijven op de blog per mail. Je ontvangt ieder nieuw artikel per mail zodat je niets mist.
2. Je kunt je op deze pagina aanmelden voor het Adjit Ezine. Aanmelders kunnen direct een eBook downloaden dat gaat over slimme systemen, processen en structuren (‘Minder managementcorvee, Ruimte maken voor resultaat). Daarna ontvang je steeds op donderdag om de twee weken het Adjustintime eZine met een artikel + een tip.

Ik heb voor deze blogpost inspiratie gehaald uit “The Synergist”

De Droam is een klein apparaatje waarin een simkaartje zit van een van de providers van het land waar je bent. Dat apparaat heeft een beetje stroom nodig (heeft een accu) en werkt vervolgens als een mini-netwerkje. Je zet eerst het netwerk op (kwestie van 1 knop indrukken en even wachten totdat de juiste lichtjes branden) vervolgens maak je verbinding met het internet (ander knopje en weer even wachten totdat er een ander lampje brandt). Vervolgens heb je draadloos internet voor maximaal 5 apparaten.

Je hoeft er verder niets voor uit te zoeken. Want Droam is een service van Philip Actor. Hij zoekt het allemaal uit regelt het beste simkaartje en stuurt je zo’n apparaatje op.

Kosten: Na een startbedrag van € 27,50 is het € 3,50 per dag voor 50 mb per dag. En die 50 mb blijkt bij ons ruimschoots voldoende voor het dagelijkse portie bits & bites.

Dus als je regelmatig in het buitenland bent en graag online blijft is dit een mooie oplossing.

Een van zijn fascinerende concepten is feedforward als tegenovergestelde van feedback. Zoals feedback naar haar aard altijd betrekking heeft op het verleden en een hoge sociale intelligentie vereist om vruchtbaar te worden, gaat feedforward altijd over de toekomst en vraagt geen expertise.

Een oefening in een groep

Uitgangspunt van de oefening is dat je een punt hebt waarop je je gedrag wilt veranderen (beter luisteren, vrolijker zijn enz.). Hier zijn de regels.

1. Praat met zo veel mensen als mogelijk in vijftien minuten. Vraag de ander om drie ideeën die mogelijk zouden helpen bij het veranderen van je gedrag. Schrijf ze op en bedank je gesprekspartner die daarna dezelfde vraag aan jou stelt. Geef elkaar daarna de hand en zoek een nieuwe gesprekspartner.
2. Leer zo veel als mogelijk en help zo veel als mogelijk.
3. Heb het niet over het verleden. Het is veel te moeilijk om iets te leren van het verleden als het over gedragsverandering gaat en leidt alleen maar af.
4. Beoordeel de ideeën niet. Luister en bedank. Geef er niet meer dan drie. Het heeft geen nut om vijftig ideeën te geven. De luisteraar zou alleen het laatste (vermoedelijk slechtste) idee onthouden.

Feed is voeden. Feedback is je voeden met de indrukken van anderen van jouw gedrag in het verleden. Feedforward is je voeden van jouw vraag met de ideeën van anderen richting toekomst. Feedback is klippenzeilerij. Feedforward is leuk om te doen.

Wie Marshall aan het werk wil zien over dit concept kan deze video kijken:

www.youtube.com/watch?v=tFX74GIxca4

Marshall Goldsmith heeft twee bestsellers op zijn naam (en nog ontelbare andere boeken en artikelen). De eerste is: ‘What got you here won’t get you there’; de tweede is het ‘Mojo, how to get it, how to keep it, how to get it back if you loose it‘. Allebei prachtige positieve boeken voor iedereen die praktische tips wil die werken. De beide boeken zijn in het Nederlands vertaald (waarbij mijn inziens de titels aan kracht hebben ingeleverd).

1. Hoe belangrijk is deze afspraak voor deze klant of mijzelf?

Dat is een lastige en indringende vraag. Als het goed is staan er alléén maar belangrijke afspraken in mijn agenda. Toch is er een verschil tussen belangrijk en heel belangrijk. Een iets genuanceerde versie van de afweging zou zijn. Moet deze afspraak persé op dit moment of kan het misschien ook op een later (en misschien handiger) tijdstip? Daarnaast zijn natuurlijk niet alle afspraken met klanten maar zijn er ook afspraken met collega’s, familie en vrienden. Ook daar is een dergelijke afweging aan de orde.

2. Kan ik het gewenste resultaat ook op een andere manier realiseren?

Ik heb een update-ontmoeting met een persoon die ik al live heb ontmoet of ik heb een afspraak met een opdrachtgever om een project in kaart te brengen. Ik heb in dit soort situaties al regelmatig andere manieren van ontmoeten ingezet zoals bellen of skypen op het tijdstip waarop in eerste instantie een live-ontmoeting in de agenda’s stond.

Dus in de winter anders plannen?

Dit jaar heb ik duidelijker als in andere jaren beleefd dat met het ingaan van de wintertijd een ander seizoen is ingegaan. Ik zie toch wel veel voordelen van een seizoensgebonden manier van afspraken maken. Bijvoorbeeld met de volgende principes:

• Geen afspraken voor 10:00 uur tenzij heel dicht in de buurt of hotelovernachten een optie is;
• Een realistische reistijd tussen twee afspraken (ik zou nu zeggen 2 maal de routeplannertijd);
• Zorgen dat je als het maar enigszins mogelijk is, voor donker weer op de snelweg bent.
• Iedere week in de vooruitblik van de agenda ook de weersvoorspelling meenemen en die gedurende de week ook mee blijven nemen in de afwegingen en voorbereidingen van de volgende dagen;
• Auto optimaal onderhouden zodat het risico van vermijdbaar stilstaan langs de weg zo klein mogelijk is;
• Extra trui, muts, stevige schoenen, oplaadmogelijkheid voor je mobiel en proviand in de auto voor je weet maar nooit;
• Standaard hoteluitrusting (dus dubbele set) thuis klaar om zo mee te pakken als het aan de orde is;
• In dezelfde vooruitblik de afweging maken tussen auto en openbaar vervoer en daar vervolgens eventueel de agendering op aan passen.

En niet te vergeten het grote plan B. Een aantal maanden in de winter naar een warm land.

Timemanagement, Actiemanagement of Denkmanagement?

Op het eerste gezicht lijkt het hier te gaan over het managen van tijd. Toch is het meer het managen van zaken die niets met tijd te maken hebben maar meer met het managen van mogelijk verstorende, niet te beïnvloeden, factoren. Daarmee is het ook niet echt het managen van acties. Het lijkt meer het managen van de mix tussen inschattingen, belangen en mijn eigen oordelen, pret en negatieve emoties die te maken hebben met gladde wegen en te laat komen. Dus toch meer denkmanagement dan iets anders.

En dan zijn er natuurlijk de vele mensen die juist op pad gaan of moeten bij sneeuw en glad en ervoor zorgen dat Nederland nog een beetje blijft draaien. Waarvoor vanaf deze plek chapeau!

Wordt vervolgd …

Hier komt de test. Graag doen en het advies opvolgen dat aan het eind staat (en hier in de comments ook een berichtje achter laten natuurlijk.

Score iedere karaktereigenschap van 0 tot 10:

[hij = zij]

1. Mijn baas is beschikbaar. Als ik een probleem heb waar ik niet uitkom is hij er. Hij stelt daarnaast de norm dat ik met oplossingen bij hem kom en niet met problemen.

Score:

2. Mijn baas denkt inclusief. Hij is snel met mij informeren of mij in contact brengen met mensen die mogelijk interessant of stimulerend voor mij zijn of mogelijk iets kunnen betekenen voor mijn lange termijn belang.

Score:

3. Mijn baas heeft humor. Hij zit vol met grappen en grollen. Hij lacht zelf het hardst wanneer iemand een grap over hem maakt.

Score:

4. Mijn baast is eerlijk. Hij is belangstellend over hoe het met mij gaat. Hij geeft complimenten waar dat terecht is, maar houd me ook aan mijn toezeggingen.

Score:

5. Mijn baas is resoluut. Hij besluit snel op die kleine ogenschijnlijk onbelangrijke zaken die organisaties dagenlang lam kunnen leggen (en de manier waarop er een besluit over wordt genomen).

Score:

6. Mijn baas is nederig. Hij geeft zijn eigen fouten ruiterlijk toe, leert ervan en verwacht van zijn medewerkers hetzelfde.

Score:

7. Mijn baas is objectief. Hij kent het verschil tussen het schijnbaar belangrijke en het werkelijk belangrijke (bijvoorbeeld een bijeenkomst met zijn mensen) en gaat daar naartoe waar hij het meest gewenst is.

Score:

8. Mijn baas is sterk. Hij laat de boven-baas of belangrijke buitenstaanders zijn tijd niet verspillen en ook niet die van zijn medewerkers. Hij let nog beter op de tijd van zijn medewerkers als op die van hem zelf.

Score:

9. Mijn baas is effectief. Hij leert mij mijn fouten te melden met direct erbij wat ik ervan heb geleerd en wat ik er aan gedaan heb. Hij leert mij hem niet lastig te vallen met mogelijk goed nieuws waar niemand iets aan heeft gedaan (of zal moeten doen).

Score:

Mijn baas is geduldig. Hij weet wanneer hij zich terug moeten houden totdat ik mijn eigen probleem heb opgelost.

Score:

Totaal van de 10 Scores:

Dit is de score van jouw baas op een schaal van 0 tot 100. Als het lager is dan 50: ga op zoek naar een andere baan!

Wat moet ik daarvoor doen?

Minister-president

Ik wil minister-president worden. Wat moet ik daarvoor doen? Ik moet een bekende naam krijgen in een bepaalde politieke partij. Wat moet ik daarvoor doen? Zorgen dat ik in de tweede kamer terecht kom. Wat moet ik daarvoor doen? Lid worden van een politieke partij. Wat moet ik daarvoor doen? Een oordeel vormen over welke partij het beste bij mij past. Wat moet ik daarvoor doen? Een vergelijking maken van de verschillende partijen en hun standpunten. Wat moet ik daarvoor doen? De verschillende websites van de partijen uitpluizen op bruikbare informatie en die ordenen. Wat moet ik daarvoor doen? Nadenken over wat mijn eigen leidende principes zijn en die vergelijken met de kernwaarden van de verschillende partijen. Wat moet ik daarvoor doen? Een uurtje plannen in mijn agenda om een spreadsheet te maken met mijn eigen waarden en invulruimte voor kernwaarden van de verschillende partijen (verder doorvragen kan maar heeft geen zin want dan wordt het triviaal).

Nieuwe fiets

Ik wil een nieuwe fiets. Wat moet ik daarvoor doen? Bepalen aan welke criteria de fiets dient te voldoen. Wat moet ik daarvoor doen? Zitten en terugdenken aan mijn vorige fietsen en me realiseren wat er minimaal voor mij dient te zijn en welke dingen ik wel aardig zou vinden als ze er aan of op zouden zitten. Wat moet ik daarvoor doen? Of … broertje bellen en vragen naar de merknaam van de fiets waar hij enthousiast over was en vragen naar de prijs. Wat moet ik daarvoor doen? Opnemen als actie op mijn eerste-volgende-actielijst dat ik broertje bel.

Wat zit er nu achter dit inzicht.

1. Er verandert niets in de wereld zonder actie.
2. Een doel kun je niet doen, een actie wel.
3. De bovengenoemde vraag stellen zorgt voor een denkproces waarin mijn doel helderder wordt, en vandaar uit de mogelijkheid ontstaan om een concrete actie te benoemen.
4. Ik ben hier, ik wil naar daar en de eerste stap is…….
5. Ik loop in sneltreinvaart van reden/principes naar visie, project en actie.
6. Het gaat niet om het lijstje maar om het denkproces.

In onderstaande video vier opeenvolgende stadia van dit versimpelproces van Paul Akers van het bedrijf FastCap. In drie minuten een metamorfose van maanden van een enthousiaste manager.

Kijk en huiver!

www.youtube.com/watch?v=-POV-VqEJIg

Ja, en ik zie ook allerlei praktische bezwaren waarom het voor ons nu echt niet mogelijk is. Bij mij maakt het toch wel iets wakker dat gevolgen gaat krijgen.

nb: Heb je trouwens die mooie wand met snaarinstrumenten van deze mede gitarist gezien?

Video gevonden op Gemba Panta Rei

Of een ander spel: ik stuur een brief  met een adres dat begint met de eigen straat, dan stad, dan provincie, land, werelddeel, de aarde, zonnestelsel en kosmos.

Twee volwassen mannen, Charles en Ray Eamus, hebben al in 1968 van dit gegeven een korte documentaire gemaakt. Voor wie dit filmpje nog nooit heeft gezien: iedere tien seconden wordt de afstand tot de pick-nick waar alles mee begint 10 maal zo groot. Een fantastisch project met schitterende beelden. Mooie video om de eigen wirwar af en toe een beetje te relativeren.

www.youtube.com/watch?v=0fKBhvDjuy0

Er is een website waar informatie over dit project en nog meer van deze video’s op te vinden zijn.

Tegelijkertijd wil ik niet zeuren en zemelen over mensen want dat gebeurt al genoeg. Dus daar gaat ie!

Voorbeeld 1

Kleine zorgorganisatie doet het helemaal goed. Cliënten en medewerkers aantoonbaar tevreden, financieel gezond, HKZ-gecertificeerd. De Inspectie voor de Gezondheidszorg heeft de organisatie in beeld en benoemt op basis van papieren onderzoek risico’s. De verbeterplannen dienen in elk geval te leiden tot het in dienst nemen van een orthopedagoog. De organisatie, die in haar missie heeft staan dat alles draait om ontmoeting en ontwikkeling, en graag haar overhead beperkt houdt, wil in gesprek om te leren en het verhaal menselijk te maken. Van belang is de criteria te kennen die normen vormen waarop de inspectie haar oordeel baseert. Dat doet de inspectie helaas niet. Zij inspecteert op basis van wat gebruikelijk is/verwacht mag worden in de sector. Wanneer je dat als organisatie niet weet is er sowieso sprake van een risico, zo is de stelling! Kortom de organisatie heeft de keus om mee te gaan met deze vage lijnen en haar overhead uit te breiden zonder noodzaak of eens hardop te roepen: STOP! Hier houdt die onzin op.

Voorbeeld 2

Buitenschoolse opvang (BSO) is een belangrijke tak van sport. In de meeste gevallen vindt de opvang plaats in dezelfde scholen waar de kinderen overdag les krijgen. Ze spelen dan ook bij mooi weer op het zelfde plein en op dezelfde speeltoestellen. Het onderwijs en de inspectie van de kwaliteit ervan behoren tot de taken van landelijke overheid. De BSO hoort bij de gemeentelijke taken en derhalve is de gemeente gesprekspartner voor deze organisaties. Maar nu komt het. Dezelfde gebouwen, pleinen en speeltoestellen waar dezelfde kinderen op school en voor, tussen en na school spelen worden door twee verschillende clubs geïnspecteerd! De GGD doet het voor de gemeente en is het meest streng (en vraagt bijvoorbeeld om een pedagogisch, met PDCA doelen versierd, plan voor ieder kind!). De speeltoestellen worden om 15:00 uur spontaan zeer gevaarlijk en mogen daarom niet worden gebruikt! Wat mij betreft ook hier een mooi geval van: STOP! Hier houdt die onzin op.

n.b. Deze voorbeelden komen uit mijn directe werkervaring maar zijn niet terug te leiden tot concrete mensen of organisaties omdat het mij daar niet omgaat. En dat inspectie ook soms waarde toevoegt zal ik niet ontkennen toch zie ik meer in andere vormen ervan dan de vormen die ik nu tegenkom in mensenwerk.

In het boek zijn er twee delen die van belang zijn voor deze blogpost. In het ene wordt Twitter in zijn essentie beschreven. Wie nog geen idee heeft wat Twitter is moet even hier kijken. In het andere deel wordt Facetime (de nieuwe beeld-telefonie van Apple’s iPhone 4) beschreven. Verder is het boek uiterst hilarisch voor wie houdt van een beschrijving van doorgeslagen bureaucratie en daarna wil zuchten bij uiteraard het eind-goed-al-goed hoofdstuk. Hier volgen citaten uit het boek.

De hulp van de vogels (Twitter)

Op een moment in het verhaal moet er een gele auto getraceerd worden omdat Otje en Tos illegaal in een hotelkamer logeren. De hotelkamer is permanent gehuurd door een dure mevrouw met een gele auto met een blauw vlaggetje en als die auto in de buurt is komt de mevrouw terug en moeten Otje en Tos snel de kamer uit. ‘Otje werd wakker met een schok door het oorverdovend getjilp en gepiep. De kamer was vol met vogels. Ze zaten aan het voeteneind en op de bovenrand, ze zaten op de lampen en op het vloerkleed en in de badkamer en ze kwetterden allemaal zo hard, dat Otje er niets van kon verstaan. ‘Kraaa! riep Kwark (de kraai) boven alles uit. ‘Even bekken dicht.’ ‘Ik heb ze allemaal meegebracht’ zei hij tegen Otje. ‘Er is een hele goeie kennis van je bij. Kijk maar.’ Een mus hipte op Otjes kussen, vlak bij haar oor. ‘Toep (een oude bekende eerder uit het verhaal) riep ze. ‘Wat leuk om je weer te zien.’ Luister zei Kwark. ‘Ik heb aan alle vogels in de buurt gevraagd om uit te kijken naar een gele sportauto (Tweet).’ We hebben het aan elkaar doorgeven,’ zei een spreeuw. ‘We hebben het bericht soorgestuurd, de een gaf het weer door aan de ander. (Retweet).’ ‘En ik heb ‘m gevonden!’ schreeuwde Toep. ‘Want ik zat in een boom bij het vliegveld. En daar op de parkeerplaats staat een gele sportauto met een blauw vlaggetje. Jawel, jawel!’

De Malkanderspiegels (Facetime)

Wanneer Tos  juffrouw Twiddel uit de brand helpt door te koken geeft ze hen (Otje en Tos) een kado. ‘Ik ben blij dat ik iets terug kan doen, nu je me gisteren zo goed hebt geholpen. En voordat jullie weggaan, wou ik je nog iets geven.’ Uit een laatje van de kast haalde ze twee spiegeltjes te voorschijn. ‘Kijk’, zei ze.’DIt zijn geen gewone spiegeltjes. Hier kijk er maar eens in.’ Ze gaf Tos en Otje elk een spiegeltje, Tos keek in het zijne en zag tot zijn verbazing niet zichzelf, maar hij zag Otje. En Otje zag in haar spiegeltje niet zichzelf, maar haar vader. ‘Ze zijn heel oud’ zei juffrouw Twiddel. ‘Nog van m’n grootmoeder. Het zijn de zogenaamde malkanderspiegeltjes. Zelf heb ik er niets aan, want ik ben maar alleen.’ ‘En … wat moeten wij ermee doen vroeg Tos. ‘Zolang jullie samen zijn.’ zei juffrouw Twiddel, ‘zolang heb je er niet veel aan. Maar als jullie ver van elkaar zijn, dan is zo’n spiegeltje een grote troost voor alle twee.’
Later in het verhaal gaat Tos een maand op de grote vaart en komen uiteraard de malkanderspiegels goed van pas.

Zo zie je maar weer dat een goed schrijver de toekomst kent. Het boek is van 1980! En de tekeningen zijn ook briljant …..!

Ook Smart!

Het acroniem SMART, en alles wat daar bij hoort, is dé grote plaag voor MBO en HBO studenten; is een feedback mantram bij kwaliteitssystemen en subsidie-aanvragen en regeert allerhande situaties waarin de ene mens de luxe heeft doelen van een ander te mogen beoordelen (het moet ‘smarter’). Ergens in de afgelopen jaren heeft het principe/concept zijn intrede gedaan (met beroerde vertalingen om het acroniem in stand te houden) en tot gevolg gehad dat we zicht hebben gekregen op het gegeven dat het nog niet zo eenvoudig is om heldere doelen te omschrijven. Mijn stelling is dat SMART een verspillende omweg is, vandaar deze blogpost. Ik heb nog niet kunnen achterhalen waar de oorsprong ligt van deze manier van doelen stellen maar zodra ik erachter ben zal ik er hier melding van maken (Tips zijn welkom).

Het kan nog erger (S.M.A.R.T  P.U.R.E  C.L.E.A.R.)

1. S pecific (precies)
2. M easurable (meetbaar)
3. A ttainable (haalbaar: meestal onhandig vertaald als acceptabel)
4. R ealistic (realistisch)
5. T ime phased (planbaar: meestal knullig vertaald met tijdgebonden)
6. P ositively stated (positief geformuleerd)
7. U nderstood (te begrijpen)
8. R elevant (relevant)
9. E thical (ethisch verantwoord)
10. C hallenging (uitdagend)
11. L egal (binnen de wet/legaal)
12. E nvironmentally sound (milieuvriendelijk)
13. A greed (iedereen akkoord/consensus)
14. R ecorded (vastgelegd)

Wat doet dit met mij?

Ik lees al deze 14 aspecten van doelen, probeer ze begrijpen, zie ergens ook wel zin in al deze zaken. Maar het zet me niet aan tot enthousiasme of daden. Ik kom vooral in mijn kop terecht, ga heel hard nadenken over al deze mooie dingen en verzin per aspect iets wat te maken moet hebben met mijn doel. Zodra ik geen echt appèl krijg om SMART doelen te formuleren laat ik het gelijk weer zitten. Veel te veel ‘denk’-werk.

En nu GTD!

Gettings things Done heeft al deze ‘ellende’ vervangen door twee simpele vragen. Zij zijn briljant in hun eenvoud en ongelooflijk enthousiasmerend en vitaliserend: De eerste vraag is: ‘Hoe ziet succes eruit?’ (ook wel geformuleerd als: wat is de gewenste uitkomst/ hoe ziet ‘af’ of ‘gedaan’ eruit?). Het is niet moeilijk je te verbinden met deze vraag en je kunt er je fantasie en creativiteit in kwijt. Wanneer je het doel voor je ziet (visie hebt) koppel je het als vanzelf aan de voor jouw doel relevante aspecten van SMART. De tweede vraag is: ‘Wat is de eerstvolgende concrete fysieke actie die je dichter bij het doel brengt’? Hoe simpel kan het zijn. Het leren werken met deze twee vragen maakt het hele SMART-circus overbodig, leert ons weer concreet te denken, aangehaakt te zijn aan de werkelijkheid en geeft ons energie om te gaan handelen.

Wie na deze blogpost tóch nog meer wil weten van SMART kijkt op deze site (mooie poging om er iets van te maken).

Tip: En als je moet van (baas, docent, auditor, subsidiënt enz.) begin dan toch gewoon met de twee GTD-vragen en zet het daarna om naar S.M.A.R.T.

Zie voor de websitesite.

www.youtube.com/watch?v=TQJ1k2HMoRU

Het origineel door de componist gespeeld is hier te zien.
Meer over Tommy hier.

Andere blogposts in deze serie:

The Chalkman: krijttekeningen in de buitenlucht
Kseniya Somonova: zandtekeningen op een lichttafel
Chriss Bliss: jongleren

Stephen Covey

Stephen Covey is de man die mij ooit inspireerde met zijn 7 eigenschappen boek en daarna met het boek over prioriteren. Ik heb zijn agendasysteem in Excel nagebouwd en maanden uitgeprobeerd. Ik was en ben groot fan van zijn herontdekking van de kwadranten van Eisenhower. Covey is nu 77, heeft meer als 20.000.000 boeken verkocht, vele prijzen gewonnen en is nog steeds on-the-road met seminars en lezingen. Sinds vorig jaar heeft hij zich verbonden met de Shingo Prize organisatie (Operational Excellence/Lean prijs). Hij haalt zijn inspiratie uit zijn verbinding met de Mormoonse gemeenschap hoewel dat op geen enkele manier zichtbaar wordt in zijn werk. Hij zelf noemt zijn grootste bijdrage het verwoorden van universele principes waar iedereen bij kan die de moeite neemt om te ervaren dat: “.. there is a space between any stimulus and the response to it. The key to our growth and happiness is how we use that space“.

David Allen

David Allen is de man die met zijn praktische inzichten mij écht op stoom heeft gekregen waar het om persoonlijke effectiviteit gaat. Zijn GTD (Getting Things Done) methodiek en boek verovert langzamerhand de wereld van de werkende mens. Zijn tweede echte boek ‘Making it all work’ verdiept de verschillende niveaus van focus (van doen tot de bestaansreden op aarde). Er zijn ontelbare weblogs, websites, clubs, groepen, en bedrijven die ‘de blijde boodschap’ verspreiden. Allen heeft ruim 1,3 miljoen volgers op Twitter waar hij in kleine ‘soundbites’ wijsheid de wereld in stuurt. Hij is nu 65 en reist de wereld af met seminars en coachingswerkzaamheden. Zijn inspiratie komt van uit de combinatie van Boeddhisme en de Martial Arts (hij heeft zelf een zwarte band). ‘Mind like water’ is zijn icoon dat ook is neergeslagen in het bedrijfslogo.

Een aantal verbindingen die ik beleef

De doelgroep

Beiden hebben gekozen voor de ingewikkelde mix van persoonlijke effectiviteit en organisatie-effectiviteit. Qua marketing is die mix verschrikkelijk moeilijk en altijd afgeraden maar bij hen werkt het fantastisch.

De Bron + tijdloos schrijven

Beiden hebben een diepe spirituele bron waar ze uit putten. De vruchten van hun werk zijn verwoord als mix van generieke mensenwijsheid, voortschrijdend gezond verstand en praktische principes die aansluiten bij thema’s die herkenbaar zijn voor de (Westerse) mens. Zij hebben hun boeken zo geschreven dat ze tijdloos zijn. Er zijn geen verwijzingen naar concrete situaties, spullen, technische hulpmiddelen, politiek of religie waarmee de boeken in veel talen en over een langere tijd meekunnen.

Begin bij het eind

Covey noemt het als 1 van 7 eigenschappen: ‘begin met het eind voor ogen’. Allen noemt het ‘outcome thinking’. Beiden gaan de stelling aan dat een doel hebben bepalend is voor de weg die je hebt te gaan. Bij Allen vind ik het het meest uitgewerkt tot op het niveau van de dagelijkse zaken. Eerst nadenken over de gewenste uitkomst voordat je gaat doen is een krachtig concept.

Begin bij het begin

Bij Allen is een heel hoofdstuk en vele essays, podcast en webinars gewijd aan het weer leren dóór te denken tot de eerst mogelijke fysiek zichtbare actie op de weg naar het doel. Dus niet op je lijst zetten: Verjaardag Oma (want is geen doel en geen actie) maar: zus bellen voor overleg over verjaardag Oma. En vervolgens met zus fantaseren over de gewenste uitkomst behorende bij verjaardag Oma. Bij Covey is : ‘begin bij het begin’ 1 van de 7 principes.

Rollen in het leven

Covey bepleit dat ieder mens een actief overzicht onderhoudt van de rollen die hij/zij in het leven op zich heeft genomen (werknemer, ouder, kind, lid van maatschappelijke organisaties, netwerken enz.) en welke levensgebieden ieder mens zowiezo te verzorgen heeft (gezondheid, financiën, eigen ontwikkeling enz.). Bij Allen is dit praktisch uitgewerkt in zijn 20.000 niveau focus (hij noemt dit ‘Areas of focus & responsibility’).

Practice what you preach

Beiden zijn beroemd om hun eigen stijl, wijsheid en effectiviteit. Zij hebben een razend druk leven en integreren toch tijd voor kunst, humor en retraites.

Voorlopige conclusie

Ik heb een respectvolle innerlijke band met deze giganten van deze tijd. Stephen Covey zie ik meer als inspirator (en hoort meer bij mijn 30/40-er jaren). David Allen beleef meer als coach voor het dagelijkse reilen en zeilen van mezelf, mijn drukte en doelen.
Gelukkig respecteren zij elkaar en kennen uiteraard ook elkaars werk.

De kwast van Ad

Ogenschijnlijk zo’n bekend ding dat er maar weinig aandacht voor is. Simpel en goedkoop doet het altijd braaf zijn werk. In Wikipedia heeft een schrijver de moeite genomen om op rij te zetten hoeveel soorten kwasten er wel niet zijn. Daar duizelde het mij ook.

• Blokkwast
• Blusherkwast (dit is een make-up kwast)
• Bokkenpoot, zo genoemd naar de vorm
• Glaskwastje
• Lijmkwast (vaak een blokkwast), bijvoorbeeld voor het aanbrengen van behangplaksel op behang.
• Make-up kwast
• Penseel, een dunne soepele kwast.
• Radiatorkwast
• Scheerkwast
• Schilderskwast ( rond of ovaal, meestal gebonden )
• Schoonmaakkwastje, meestal met een balgje om lucht te blazen tijdens het vegen.
• Stofkwast
• Tamponeerkwast
• Teerkwast, een andere naam voor bokkenpoot.
• Verfkwast
• Waaierkwast
• Waterkwast (met koper omvat)
• Witkwast (vaak een blokkwast).
• Daskwast,zeer zachte brede kwast om bij het brandschilderen aangebrachte verven gelijkmatig te verdelen. (Dassenhaar)

En dus: …..  geen Nachtwacht zonder kwast, geen XL-schilderijen van Irka zonder kwast, geen Miss World zonder kwast; geen Chartres zonder kwast en geen kapperszaak zonder kwast.

Mijn Kwast

Maar mijn kwast (zie foto) is een onmisbaar onderdeel van mijn bureau uitrusting. Ik gebruik de kwast bijvoorbeeld voor

1. Kruimels uit mijn toetsenbord halen;
2. Stofpluisjes verwijderen uit mijn telefoon-ingangen;
3. Stof weghalen onder de snaren van mijn gitaar en mandoline (op de plaatsen waar je met een doek niet bij kunt komen);
4. Roeren in mijn koffie op de momenten dat ik geen lepeltje bij de hand heb;
5. Krabben op mijn rug als ik jeuk heb en er niet bij kan.

Kortom:  Lang Leve De Kwast

Waarom zou ik dat willen en wat levert mij dat op?

Het levert mij drie grote winsten:

1. Innerlijke ruimte voor reflectie. Ik kan terugblikken op de dag/week die was en kan daardoor oogsten, ontwikkelen en leren.
2. Tegenwoordigheid van geest (intuïtie). Ik ben aangesloten aan de werkelijkheid en de context van het moment. Ik word niet gestoord door belangen, emoties en impulsen uit het verleden op de toekomst. Daardoor kan ik precies het juiste doen in het moment.
3. Creativiteit. Door de rust die ik heb gaat er van alles borrelen. Ik krijg plannen ideeën. Ik laat mij inspireren. Ik wil nieuwe dingen doen, nieuwe paden op, nieuwe mensen en zaken ontmoeten.

Met deze drie winsten bevind ik mij in de drie grote richtingen van het bestaan.
Het reflecteren sluit aan bij de onderzoekende houding van de wetenschapper. Ik verzamel feiten en trek conclusies.
De tegenwoordigheid van geest steunt op de onbewuste bekwaamheid van de professional handelend vanuit ervaring en kennis.
De creativiteit hoort bij de kunstenaar die in gesprek met de toekomst impulsen naar het nu haalt en iets gaat doen.

Ik denk dat ieder compleet beroep deze drie zaken op de een of andere manier ruimte zou moeten kunnen geven. GTD als basis is daarbij een uitstekende start.

Jongleerballen

In mijn zoektocht naar elegantie werd ik mij gisteren bewust dat ik nog een verslaving heb die ik beschouw als voorbeeld van elegantie en dat is jongleren. Ik was in Het Bossche Broek met boek en 5 ballen en had een heerlijke tijd met afwisselend een beetje lezen en jongleren (hoe simpel kan het leven zijn!).

Jongleren is mooi vormgegeven beweging, heeft vaak symmetrieën in zich, of ritmes. Jongleren is heel prettig om te doen. Je doet wat je moet doen en het bewustzijn raakt naar de achtergrond omdat de flow zelf zo prettig is. Jongleren is simpel ten opzichte van de complexiteit die beheerst moet worden. Al het overbodige is eruit. Het is basic gericht op de aanwezige complexiteit. En ten slotte is jongleren duurzaam, heeft bestaanrecht, gebruikt niet onevenredig natuurlijke bronnen als stroom, water of mensen. Het proces is herhaalbaar en stabiel.

Jongleren beschrijven is eigenlijk niet mogelijk daarom hierna 2 beroemde jongleervideo’s.
De eerste is een muzikale jongleerroutine van een Chriss Bliss op Golden Slumbers van de Beatles. De jongleur is entertainer en geen beroepsjongleur. In zijn act doet hij van alles met drie ballen en wint met zijn creativiteit een prijs op een prestigieus jongleerfestival.

De tweede video is een van ‘s werelds beste jongleurs die als plaag/kinnesinne-gebaar de act van Chris precies na-aapt (Chris Bliss Diss) maar dan niet met 3 maar met 5 ballen. En dat is werkelijk ongeloofelijk knap.

In beide video’s kun je de spelende mens zien op zijn best.

Chris Bliss en Golden Slumbers

www.youtube.com/watch?v=H8f8drk5Urw

En Jason Garfield Golden Slumbers (5 bal-versie)

www.youtube.com/watch?v=vDBmXnGaxMI

Verdeel (onder) en heers

Wat te doen met een volle kast met onduidelijke ordners, een inbox met fluffy stuff of een schuur vol met lang-niet-geziene-planken vol met spul?

De kreet Divide & Conquer wordt meestal gebruikt in relatie tot machtspelletjes (zet iedereen tegen elkaar op en wordt de ‘hero’ door te redden). In mijn beeld is Divide & Conquer ook toe te passen op de kast en de mailbox. Hak de klus op in delen en werk het per deel weg. Een voorbeeld vanuit de dagelijkse loopgraven.

De afgelopen weken ben ik op een aantal plekken druk geweest met hulp bij volle mailboxen. Het record aantal mails dat ik ben tegengekomen staat op ruim 7000. Als ik vervolgens evangeliseer dat de norm Zero Inbox is (dus 1 x per dag je mailbox leeg) is er dus wel wat te doen.

Wat te doen?

Als eerste links onderin je scherm kijken naar het huidige aantal mails in je inbox. Daarna deze tips toepassen:

• mapjes aanmaken met de namen @actie (voor mail waar een actie aan vast zit die langer dan 2 minuten vraagt); @wachten op (voor mail waar een vraag aan een ander aan vast zit en waarvan je een reminder wilt bewaren); @ooit/misschien (voor alle mail waar niets mee hoeft maar die misschien nog ooit van pas kan komen).
• vanaf de oudste naar boven alle mail deleten waarvan eenvoudig is vast te stellen dat de prullenbak de juiste plaats is.
• een map aanmaken met titel ‘oudemail/nog besluiten’ en alle mail daar naar toe doen die ouder is dan 1 week en vervolgens iedere dag een half uur besteden om deze map naar zero te werken en vervolgens de map weer te verwijderen.

Door de klus in delen te hakken is het bewezen veel eenvoudiger de moed er in te houden en je doel te halen zoals in dit voorbeeld Zero Inbox.

Voor meer mailtips zie deze blogpost.

www.youtube.com/watch?v=N9ULWQ_tnM8

Car repair collage

Uit een onverwachte hoek een mooi beeld voor een vorm van Review zoals we die ook kennen vanuit GTD. Eerder schreef ik een blogpost over Tribal Leadership en de Stage Two verwijst naar dit concept. Ik vind dit een mooie tip en vandaar een citaat uit de nieuwsbrief van Dave Logan en kornuiten.

Schedule Your Life Repair Day

Ever sit at your desk, jump into email, only to just get overwhelmed by all the stuff? Every unread message, every unpaid bill, every piece of paper is like a little voice calling out to be heard and responded to. When the clutter in our lives gets overwhelming, it’s almost automatic that we fall into Stage Two-the zone of “my life sucks.” The purpose of this tip is to get you out of this mess, quickly, and back on track to Stage Three and beyond.

Some of the most popular advice we give came from a childhood friend of Dave Logan’s (and now good friend of our company), Robert McNally. More than 25 years ago, Robert told Dave that life is like a car, and unless you repair it from time to time, it just breaks. His advice led to our admonition that every once in a while you need to schedule a solid time for a life repair day. (Years after starting to give this advice, we came across David Allen’s suggestion of making something like the life repair day a weekly event. We’re big fans of David’s Getting Things Done system, especially for people stuck at Stage Two.)

By the end of a “life repair day,” the following needs to be true:

• Every email is answered (yes, every one-in that other email address, too).
• Every bill is paid or put in place where you’ll pay it later.
• Every piece of paper, envelope, and post-it is in a file or thrown away.
• Your system of physical files is up-to-date.
• Every text on your iPhone or BlackBerry is answered.
• Your physical desktop is clear, and your computer desktop is free of those stray files.
• Your in-box (literal and virtual) is empty.
• Everything is backed up.

Most people who’ve just had a life repair day say that the feeling is-and were not exaggerating here-bliss. Others say they feel naturally creative and productive, as though someone just appointed them CEO of their life. Most people say they feel great when they’re done. It’s not unusual to visit Stage Three for at least a few moments, the zone of “I’m great!”

Simpel en heel bruikbaar. Nu alleen nog: Doen!