Er was er eens een manager die zijn zaakjes aardig voor elkaar had. Haar email was regelmatig bij, haar agenda zat weliswaar vol, maar het was te doen. En van af en toe een keertje eerder komen of later gaan heeft nog nooit iemand wat gekregen. En bovendien hoort dat toch ook wel een beetje bij de baan.
Tot op een kwade dag
- een collega omviel en onze manager een deel van diens werk erbij nam;
- de secretaresse aankondigde dat zij in verwachting was (heel leuk voor haar);
- een ontevreden klant zichtbaar maakte dat er een team was dat toch niet zo heel erg goed functioneerde,
vanaf die tijd had onze manager haar werk niet meer in control. De mailbox kwam nooit meer leeg, de agenda stond dagen achtereen volgepland met vergaderingen, de inval-secretaresse kon haar werk niet aan, de baas begon steeds vaker te morren over ontevreden klanten en ontevreden medewerkers.
Onze manager stopte steeds meer tijd in haar werk. Iedere avond thuis even snel de mail checken (waarmee haar hoofd weer vol liep met werkzaken), eerst de zondagavond er bij nemen en later toch ook maar de zondagmiddag.
Gevolg: Echtgenoot-lief die haar support gaf vond het niet langer meer leuk en gezond. En de gesprekken met hem gingen al snel ook over werk (“Snap dat dan… dat ik… even….”).
En zij leefde niet meer lang (in deze functie) en ook niet gelukkig.
Deze manager is in de 40/60 valkuil getrapt (DOE DAT NIET).
De 40/60 verhouding zegt dat iedere manager er naar moet streven om 40% van zijn werktijd vrij te hebben voor ad-hoc zaken (je weet wel dat ze komen, maar niet wanneer ze komen) en je eigen operationeel management (email verwerken, agenda voor- en nabereiden, weekreview doen, nadenken over projecten, leeswerk en opruimwerk).
Het vervelende van deze verhouding is dat de 40 % meegroeit als je meer gaat werken (meer tijd in je werk gaat stoppen). Wanneer je 24 uur vast heb gelegd voor vergaderingen, bijeenkomsten en trainingen dan heb 16 uur (want 40%) nodig voor adhoc en eigen workflow. Je totale werkweek is dan 40 uur of je het wilt of niet. Wanneer er 36 uur vol staat met voorgedefinieerd werk dan is er nog 24 uur nodig (want 40 %): werkweek 60 uur.
Dus hoe meer tijd je, ogenschijnlijk in eerste instantie tijdelijk, stopt in je werk, hoe meer tijd je nodig hebt voor de adhoc zaken en je eigen workflow. Er ontstaat een negatief versterkende terugkoppeling!
Omgekeerd kun je ook deze tabel gebruiken om in control te blijven:
Als je je werkweek wilt beperken tot 40 uur dan heb je 16 uur nodig voor adhoc en je eigen workflow en kun je dus maximaal 24 uur vastzetten in je agenda. Natuurlijk hoeft dat niet per week gemeten. De kunst is steeds de ‘groene’ tijd een echte plek te geven in je agenda. Als je dat niet doet dan val je in de 40/60 valkuil en lijken alle “latest/loudest” zaken dringend+belangrijk. En dat zijn ze zeker weten niet!Natuurlijk helpt het als je een steengoede ondersteuner hebt die adhoc voor je weet te beperken en een deel van je operationeel management doet. Toch is mijn ervaring dat door de dan vaak aan de orde zijnde grotere aandachtsvelden en verantwoordelijkheden de verhouding zo’n beetje wel overeind blijft.
NB I: Is dit wetenschappelijk? Nee dat is het niet. Het is een (mijn) ervaringsfeit gestaafd door vele leiderschapsgoeroes.
NB II Denk maar eens aan een manager die als rolmodel voor je geldt in combinatie met deze 60/40 verhouding (Zie je wel).
Gewoon even kijken en je bent weer helemaal blij! DOEN DUS!!
[Dit is een bewerkt archief artikel van het Adjit eZine.] Situatie: Je hebt met je secretaresse de afspraak dat alle stukken die getekend moeten worden, alle facturen die een akkoord moeten krijgen, alle aanstellingsbrieven, arbeidsovereenkomsten, verslagen van functionerings en beoordelingsgesprekken en alle andere zaken die aandacht vragen, verzameld worden, zodat je daar op een daartoe [...]
Er waren de nodige reacties op mijn blog PDCA is soms helaas SRFF. Gerard van Heugten (Manager Transport Planning at Rockwool Roermond) heeft er wel echt werk van gemaakt en mij twee visualisaties gestuurd van de combi van de Deming en de Dooming Cirkel. En Gerard vindt het oké dat ik ze hier openbaar maak. Waarvoor [...]
Het kwam er zo maar spontaan uit bij iemand uit mijn nabije omgeving: “Ik heb vandaag een echte puzzeldag”. Navraag leerde dat het gaat om een dag met allemaal losse bouwstenen, op verschillende plekken, met net genoeg ruimte om alles af te kleppen en niet helemaal geleefd te worden. Als er tenminste niets mis gaat [...]
Als een jonge vader begon ik aan een wild avontuur in Olst. Ik werd in 1990 rondgeleid langs een weiland (voor de kenners hoek Koekoeksweg Diepenveenseweg). Het verhaal was dat op deze plek in 1 jaar (het werden er drie) een leef-werk-gemeenschap zou verrijzen voor 80 volwassen verstandelijk gehandicapten. Er was op dat moment niets [...]
Ik heb op dit blog al meerdere malen over de beroemde verbeter-circel van Edwards Deming geschreven omdat ik er een grote fan van ben. Volgens mij kunnen we daar nog wel even mee voort. PDCA (Deming circel) Plan (denk) Do (doen) Check (neem waar + denk) Add (doen: pas aan, stop of begin op nieuw) [...]
Mark Graban stuurde gisteren een tweet de wereld in waar een boel in verstopt zit. “We can’t build the fence because we are too busy chasing the chicken.” (“We hebben helaas geen tijd om het hek te repareren omdat we te druk zijn met achter de kippen aan zitten.”). En ik moest er hardop en [...]
40 % van de werktijd die beschikbaar is wordt opgevuld door adhoc (je weet dat het komt maar je weet niet wanneer) + het minimale van de eigen functie zoals email verwerken, vergaderingen voor- en nabereiden. DEZE 40 % IS HARD. Als die niet beschikbaar is in de formele werktijd komt deze claim terecht aan [...]
Vrij vertaald: Op tijd je knoop er aan zetten scheelt een hoop gedoe. Dit gezegde gaat over preventief onderhoud. En dat is zo dom nog niet. Preventief onderhoud is het omgekeerde van op laten branden, uit laten putten, kapot laten gaan enz. Alles functioneert ogenschijnlijk nog best wel een tijd maar stort dan net in [...]
“The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.” | Stephen Covey En dat is een doordenkertje. Vrij vertaald: Het is niet de kunst te prioriteren wat er op je lijstje staat maar een lijst te maken van je prioriteiten. “In den beginne” was er namelijk nog geen lijst [...]
Loading 
