Adjustintime blog

Wanneer ik de agenda terug- en vooruitblik doe samen met de mensen die ik ondersteun met GTD, valt op dat er regelmatig de verzuchting komt dat er veel tijd opgaat aan vergaderingen. Nu is dát niet zozeer het probleem maar als gevolg daarvan blijft er weinig tijd over om te ‘werken’. En dat is uiteraard wel bijzonder. Hierbij een paar bespiegelingen over deze waarneming.

Vergaderen breekt de dag

Ik zie regelmatig dag- en weekcomposities in de agenda waarbij alle dagen op het oog gebroken worden door bijeenkomsten en vergaderingen. De resterende tijd is verbrokkeld, onregelmatig en vaak ook nog noodzakelijk voor voorbereiden, nabereiden, reizen en dergelijke.

Vergaderen is werk

Als de eigen aanwezigheid  waarde toevoegt aan de bijeenkomst is vergaderen werk. Maar is dat niet het geval dan is deelnemen een moment om uit te rusten in Kwadrant IV of verspilling van tijd en energie. Hoe is dat nu te beoordelen?  De allerbelangrijkste vraag is deze: Wat is de gewenste uitkomst van deze bijeenkomst? Als dit duidelijk is, is het goed af te wegen of de eigen aanwezigheid zinnig is of niet.

Vergaderen levert werk op

Besluiten worden pas werkelijkheid als ze in projecten en acties (met eigenaren) worden gegoten en daarna ook worden gedaan. Derhalve is het dus realiteit voor de meesten van ons dat uit een bijeenkomst werk tevoorschijn komt. Wát is misschien niet goed te voorspellen maar dát er werk uit volgt is redelijk zeker.

Helderheid over horizon en focus

Voor het succes van de bijeenkomst is het van belang om helder te hebben op welk niveau het gesprek plaats vindt. Gaat het over:
- uitzetten van acties (asfalt);
- inrichten op review van projecten (10.000);
- onderhouden van “going concern”- zaken (20.000);
- bespreken van strategische doelen (30.000);
- beelden en scenario’s bouwen voor de gewenste toekomst (40.000) of
- spreken over bestaansrecht en kernwaarden.
Als er geen gelijke insteek is dan wordt het een zwabberig gesprek dat alle kanten opvliegt maar eigenlijk geen resultaat heeft.

Leidend tot de volgende principe’s

• Bij een bijeenkomst zitten alleen die medewerkers die waarde toe kunnen voegen aan tafel
• Er is duidelijkheid over de focus van het gesprek (operationeel, tactisch, strategisch)
• Er is een eenduidig beeld over de gewenste uitkomsten
• Er is voor ieder project of actie een eigenaar bekend
• Voorbereiden en na-bereiden is noodzakelijk