Adjustintime blog

‘Cold Turkey’ staat voor rigoureus afkicken van een slechte gewoonte. ‘Koude kalkoen’ is ook wat overblijft na de Kerst en opgegeten wordt als restje met nog wat verloren andere lekkers in de herinnering van kaarslicht, warmte en goed gezelschap.

Met betrekking tot Getting Things Done (en dus persoonlijke effectiviteit) is de slechte gewoonte: Je brein gebruiken om zaken te onthouden en geen bewustzijn hebben van dat wat je attentie/aandacht vraagt (ergernis oproept, creativiteit start enz). In deze blog beschrijf ik mijn ervaringen met een dag bijstaan van collega professionals, DGA’s en managers Om een goede start te maken met GTD is het voor veel mensen (niet voor allemaal) wijs om er eens echt een dag volledig aan te wijden.

Van te voren

Om niet geheel blanco aan een dag coaching te beginnen vraag ik iedereen minimaal de eerste twee hoofdstukken te lezen van het basisboek ‘Getting Things Done’ (Nederlands) voor deze aanpak. In deze twee hoofdstukken worden de grondgedachten uit de doeken gedaan op een vrij abstract en zuiver niveau. In het verdere boek worden alle verschillende aspecten uitgewerkt. Het boek werkt als een gereedschapskist. Door de manier van beschrijven kun je er steeds weer naar terug ook als je al veel ervaring hebt met GTD.

Bouwstenen

Op de dag zelf kijken we naar de inrichting van de feitelijke werkplek, de organisatie van agenda, actieslijsten, de persoonlijke standaarduitrusting (telefoon, inrichting tas, koffer colbertje enz.). Wat niet aanwezig is maar wel noodzakelijk voor zo’n dag (vaak de basis van een goed terugvindsysteem en naast de agenda 4 schone lijsten) heb ik bij mij en gebruiken we als start.
Daarna starten we met verzamelen van alle paparassen, blocnotes, geeltjes, aantekeningen, folders, bonnetjes, rekeningen, plannen enz. Dit is de verzamelfase van GTD. Vervolgens zijn we een tijd bezig met het verwerken van ieder item en het een plek geven in het nieuw ingerichte systeem (verwerk en organiseersfase).
In de middag doen we een terugblik en vooruitblik in de de agenda en een mindsweep (een poging om alle losse eindjes die ergens in het brein zitten te ontketenen en naar buiten te brengen). Als er tijd is verwerken en organiseren we ook deze items.
Vervolgens doen we iets vergelijkbaars als in de ochtend maar dan digitaal (directory’s/mailboxen/taken/projecten enz.). Afhankelijk van de uitgangssituatie kan ik veel tips geven voor slimmer, sneller en effectiever omgaan met mail (dat vaak veel tijd vraagt en krijgt).
Aan het eind van de dag maken we de balans op en kijken wat de volgende stappen zijn om de systematiek te internaliseren.

Ervaringen

“Ik vond de Cold Turkey dag gezellig en confronterend. Ik heb GTD als een vorm van zelfreflectie ervaren. Het is het bewust nadenken en de tijd nemen over hoe ik mijn werk/leven organiseer. Confronterend dus. Ik ga hier zeker mee verder!”

“Was heel inspirerend vandaag, maar ik ben wel kapot. Net of ik de hele dag met links heb geschreven.”

“Volgens mij gaat het werken ik VOEL vooral veel voordeel (voor het eerst sinds heel lang geen vol hoofd gevoel). Als het mij daadwerkelijk gaat helpen heb ik nog een lijstje mensen die het ook moeten gaan doen.”

“Bedankt voor de boeiende sessie. Met veel gemak weet je aan te sluiten bij mijn werkmethode en toch ook nieuwe dingen te introduceren. Vandaag een “omzet” naar GTD dag ingepland en daar heb ik zin in. Moet nog wel wat wennen aan de lijstjes, maar oefeningen baart kunst. Thanks!”

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).

Plaatje van de ‘Cold Turkey’ komt van hier