‘Name it – you own it’ (over de kracht van labelen)

• Tweet
• Sharebar

• Tweet

Deze week was de schedel D2700 uit Georgië in het nieuws. Het betreft, zo heb ik begrepen, een deel van een verre (1,7 miljoen jaar) onverwachte (allle anderen uit die tijd werden alleen in Afrika gevonden) voorvader.  In mijn verbeelding zag ik een Neanderthalerachtige mannelijke gestalte voor mij, tot een medewerker van Naturalis mij meldde dat het scheen te gaan  om de schedel van een jonge vrouw. En toen moest ik denken aan het skelet dat wij ter lering hadden op de middelbare school. Dat skelet had een naam: Hein. Het simpele feit dat het (overigens kunststoffen) geval een naam had maakte dat we het skelet op konden nemen in ons denk en voel-systeem. Had de Naturalis-schedel (want daar gaat D2700 nu naar toe) Lisa geheten dan was er totaal andere nieuwsgolf geweest. Al reflecterend op die ervaring kwam ik op het volgende.

Labelen

In de vele uren die ik heb doorgebracht met het bijstaan van drukke leidinggevenden en adviseurs in het ordenen van hun directe werkomgeving blijkt 1 simpel ding cruciaal te zijn. Als er geen plaats is om zaken op te bergen dan is georganiseerd zijn niet mogelijk. Dat opbergen blijkt te werken onder de volgende voorwaarden:

1. Geen bibliotheeklogica hanteren maar bouwen aan een terugvind-archief
2. In een simpel A t/z Z mappensysteem
3. In een verticaal systeem (staand of ‘landscape’)
4. Waarin een nieuw item op te bergen is binnen 1 minuut
5. En dat ook nog leuk/slim/snel is om te doen
6. En last but not least…

‘Name it – you own it’ dus labelen.

Ieder item waar geen actie aan vast zit en dat je wilt bewaren voor ooit/misschien krijgt een eigen mapje met een eigen naam. En in dat naam geven zit hem de clou. Het is de kunst om de naam te vinden die de kans zo groot mogelijk maakt dat je het mapje terugvind op het moment dat je het nodig hebt. Dat kan niet door  academisch in categoriën te denken maar wel door je even af te vragen welk woord of begrip er bij je boven komt als je aan het item denkt. Dat begrip komt via een labeler op de voorkant/zijkant van het mapje. De kick die dit proces geeft is het bewijs voor de stelling in de titel van deze blogpost. Het resultaat is in GTD-termen een referentie-archief waarin alle zaken een naam hebben gekregen en zijn ingevoegd in een simpel A-Z mapjes systeem.

Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je twee dingen doen:

1. Je kunt je hier op deze pagina rechtsboven inschrijven op de blog per mail. Je ontvangt ieder nieuw artikel per mail zodat je niets mist.

2. Je kunt je op deze pagina aanmelden voor het Adjit eZine. Aanmelders kunnen direct een eBook downloaden dat gaat over slimme systemen, processen en structuren (‘Minder managementcorvee, Ruimte maken voor resultaat). Daarna ontvang je steeds op donderdag om de twee weken het Adjustintime eZine met een artikel + een tip.