Nederland heeft rond de 1.000.000 ambtenaren waarvan er ongeveer 120.000 rijksambtenaren zijn die op dit moment werken in een functiehuis van 30.000 verschillende functieprofielen. Een kleine rekensom leert dat er op iedere 4 rijksambtenaren 1 profiel is. Dat lijkt me wel een beetje erg veel. Er ligt nu een plan voor om deze 30.000 taakgerichte [...]
‘Name it – you own it’ (over de kracht van labelen)
Deze week was de schedel D2700 uit Georgië in het nieuws. Het betreft, zo heb ik begrepen, een deel van een verre (1,7 miljoen jaar) onverwachte (allle anderen uit die tijd werden alleen in Afrika gevonden) voorvader. In mijn verbeelding zag ik een Neanderthalerachtige mannelijke gestalte voor mij, tot een medewerker van Naturalis mij meldde dat het scheen te gaan om de schedel van een jonge vrouw. En toen moest ik denken aan het skelet dat wij ter lering hadden op de middelbare school. Dat skelet had een naam: Hein. Het simpele feit dat het (overigens kunststoffen) geval een naam had maakte dat we het skelet op konden nemen in ons denk en voel-systeem. Had de Naturalis-schedel (want daar gaat D2700 nu naar toe) Lisa geheten dan was er totaal andere nieuwsgolf geweest. Al reflecterend op die ervaring kwam ik op het volgende.
Labelen
In de vele uren die ik heb doorgebracht met het bijstaan van drukke leidinggevenden en adviseurs in het ordenen van hun directe werkomgeving blijkt 1 simpel ding cruciaal te zijn. Als er geen plaats is om zaken op te bergen dan is georganiseerd zijn niet mogelijk. Dat opbergen blijkt te werken onder de volgende voorwaarden:
- Geen bibliotheeklogica hanteren maar bouwen aan een terugvind-archief
- In een simpel A t/z Z mappensysteem
- In een verticaal systeem (staand of ‘landscape’)
- Waarin een nieuw item op te bergen is binnen 1 minuut
- En dat ook nog leuk/slim/snel is om te doen
- En last but not least…
‘Name it – you own it’ dus labelen.
Ieder item waar geen actie aan vast zit en dat je wilt bewaren voor ooit/misschien krijgt een eigen mapje met een eigen naam. En in dat naam geven zit hem de clou. Het is de kunst om de naam te vinden die de kans zo groot mogelijk maakt dat je het mapje terugvind op het moment dat je het nodig hebt. Dat kan niet door academisch in categoriën te denken maar wel door je even af te vragen welk woord of begrip er bij je boven komt als je aan het item denkt. Dat begrip komt via een labeler op de voorkant/zijkant van het mapje. De kick die dit proces geeft is het bewijs voor de stelling in de titel van deze blogpost. Het resultaat is in GTD-termen een referentie-archief waarin alle zaken een naam hebben gekregen en zijn ingevoegd in een simpel A-Z mapjes systeem.
Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.
key
Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).
Lean en Sinterklaas
Vandaag een mooi voorbeeld van een mooi snel proces. Weliswaar een proces dat helemaal niet lean hoeft maar evengoed vind ik het wel interessant. Het voorbeeld komt van onze nationale redder in de nood in de feestmaand december: Bol.com. Je klikt op Bol.com. Vervolgens geef je aan dat je gebruik wilt maken van de service, [...]
Werkvoorraad of achterstand
In het NRC van deze week stond op de achterpagina een klein berichtje over een ervaring van een burger met een gemeente. Naast het ergelijke voor de vrouw maakt het ook duidelijk dat de concrete vraag van de concrete mens uit beeld is geraakt is het proces. Ik merk dat wel vaker. Een vaak voorkomende [...]
Hoezo sneller? (een computer kost tijd en haalt je uit de werkelijkheid)
Vandaag was ik in het Radboud Ziekenhuis (Nee hoor, dank u, niets ernstigs.) Naast de hoofdingang is sinds kort een apotheek waar op de schuifdeur de tekst van de foto geplakt was. De foto is helaas niet helemaal scherp. Er staat: ‘Door een nieuw computerprogramma kunnen de wachttijden wat oplopen.’
Dat vind ik nu een interessante [...]
Vanuit 4-ledigheid kijken naar organisaties
Onder middelen versta ik alles wat er nog is als de medewerkers afwezig zijn. Gebouwen, apparatuur, meubels enz. Onder processen versta ik alles wat zich afspeelt in de tijd. Hier gaat het om processen, overlegstructuren, protocollen, jaaragenda’s enz. Van de cultuur kun je een beeld krijgen door te letten op de mate van Empowerment (informatiedeling, [...]
Vervelend, prettig en fantastisch werk (bad, good, great work)
Afgelopen maandag was er in Utrecht een dag met Michael Bungay Stanier georganiseerd door Life-architect.nl. Ik heb het geluk gehad deze Michael te horen spreken in San Francisco en heb sinds die tijd zijn werk op verschillende manieren gevolgd. De eerste manier is door de podcast van David Allen en deze Michael Bungay Stanier over [...]
Bevoegd en/of bekwaam
Regelmatig krijg ik de vraag hoe het ook al weer zit met formele bevoegdheidseisen en de rol van assistent- of juniormensen. Er was iets met autoriseren en wat moet je dan doen als organisatie om dat netjes te regelen. Voor mijn advies maak ik gebruik van de logica wan de wet BIG. Deze wet regelt [...]
Andere toon aanslaan 3 (David Logan bij TED.com)
Via een tweet van Rik Konings kwam ik er achter dat David Logan, de schrijver van Tribal Leadership, op TED een presentatie heeft gegeven over zijn concept en visie. TED is een site waarin steeds interessante mensen de kans krijgen om in kort bestek een verhaal te houden. Tik op de site een beroemde naam [...]
GTD Getting Things Done
Op deze blog verwijs ik regelmatig naar GTD. Daarom nu een overzicht en verwijzing naar bronnen en info.
GTD is de afkorting van Getting Things Done en daarmee het concept voor persoonlijke effectiviteit van een Amerikaanse denker/doener David Allen.
GTD geeft een drietal sleutelprincipes die in de praktijk hun waarde hebben bewezen.
Consequent verzamelen (capture) (rust in je [...]
Wie dat wil kan zich via RSS abonneren.
Wie dat wil kan zich via email abonneren.
Ad van der Hulst
Volg mij op Twitter: