Vorige week in een winkelstraat in Valencia zag ik er weer eens een: een bewegend Zwitsers zakmes in een etalage vol met handige zaken. Als ik in het verleden voor wilde doen wat ik bedoelde met het bewegende zakmes was het voldoende om op 1 been te gaan staan en als een Egyptenaar mijn hoofd [...]
Tickler File (Kietel-archief)
De meeste kantoorwerkers hebben een ladenblok met daarin een stoffige rij nauwelijks in gebruik zijnde mappen. Dat kan beter! Dus hierbij een beschrijving van wederom een degelijk stuk gereedschap uit de schatkist van slim werken. De tickler file is in de basis niets anders dan een papieren piepsysteem (’kietel’ in de letterlijke vertaling). In de jaren dat ik een vaste werkplek had heb ik er met veel tevredenheid mee gewerkt. Op dit moment past het even niet in de organisatie van mijn eigen werkstroom. In de afgelopen maanden heb ik de tickler file twee maal met veel toegevoegde waarde geïntroduceerd bij opdrachtgevers en ik zie daardoor ook weer opnieuw de kracht ervan.
Wat is het?
In zijn simpelste vorm is het een bak/la met 43 mappen erin. 12 voor de maanden van het jaar en 31 voor het maximale aantal dagen per maand. De dagmap met het nummer van vandaag hangt/staat vooraan in de rij. Direct daarachter hangen de dagmappen tot en met 31 en daarachter de mappen tot en met gisteren. Direct daar achter hangen de maandmappen.
Wat zit er in?
De tickler file wordt gevuld met zaken die je terug wilt vinden op een bepaalde datum. En dat kan van alles zijn;
- agenda en notulen van bijeenkomsten;
- aantekeningen over toezeggingen van anderen aan jou;
- kaarten voor een theatervoorstelling;
- een reminder over een feest dat er aan zit te komen;
- een check op de implementatie van een nieuwe gewoonte;
- een nog-maar-eens-een-nachtje-over slapen-idee (iemand op zijn tabbert geven; iets aanschaffen enz);
- biebboeken-moeten- terug-papiertje,
- broek ophalen bij de stomerij;
- tijd om bomen te snoeien,
- apk-melding,
- loten van de padvinders enz. enz.
Kortom er zijn 1000 en 1 zaken die een plek kunnen krijgen in dit systeem. Wanneer je informatie kwijt wilt die niet in de dagmappen van de lopende maand hoort dan stop je die in de maandmap van de betreffende maand. Dat wil dus zeggen dat ik zaken al kwijt kan die pas over 10 maanden aan de orde zijn en toch de zekerheid heb dat ik ze dan weer terug vind. Is dat niet briljant?
Hoe werkt het?
Door het systeem te vullen zoals hierboven beschreven ontstaat er voor iedere dag een dagmap waar alles in zit waar je die dag iets mee moet of wilde doen. Als de dagmap geleegd is gaat deze naar achteren als laatste dagmap, zodat de eerste map de dagmap van morgen is. Als de maand voorbij is verdeel je de map van de komende maand over de dagmappen.
Een tickler file werkt vooral goed bij mensen die tijd-georiënteerd zijn. Wat ook heel goed werkt is een tickler file laten vullen door een secretaris/secretaresse/personal assistent en de dagmap aan het begin van de dag even door lopen in combi met het doornemen van een print van de agenda van de betreffende dag.
Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze blogposts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.
Reageren? Graag via het ‘reacties’-veld onderaan de blogpost (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).
Omsteltijden (SMED) en persoonlijke productiviteit
In de lean-gereedschapskist zit een tool met de naam SMED en een afkorting is van Single-Minute-Exchange-of-Dies. De naam komt van een spectaculaire vermindering van omsteltijden bij een machine met persen. Het voordeel ervan is dat er met veel kleinere series kan worden gewerkt omdat het verlies van wijzigen van kleur, produkt enz tot het minimum [...]
De Japanse Drieling (Muda, Mura en Muri)
In het leanwoordenboek staan deze drie woorden met hoofdletters geschreven. En terecht. Ieder van deze woorden vertegenwoordigt een wereld van beelden, acties, tips en wijsheid. Ik wil proberen in deze blogpost een eerste beeld te geven dat ik in vervolgposts zal uitwerken. De activiteit die samenhangt met deze drie woorden heet Kaizen (de betekenis van [...]
Ladies Only
Vorige week had ik een aantal uren over rondom Zwolle en besloot ze te gebruiken om te werken in een van de businesspoints van Mercure Hotels. Voor wie dat niet weet, dit werkt als volgt: je meldt je aan en vervolgens kun je voor een € 7,50 per uur werken in een mooie ruimte, met [...]
Roddelen (wat doe je ermee of tegen?)
In de afgelopen weken had ik twee keer met opdrachtgevers een gesprek over roddelen. Wanneer ik probeer weer te geven hoe die situaties eruit zien dan kan ik dat als volgt beschrijven. Een medewerker komt naar je toe en vertelt je iets over een derde dat over het algemeen niet gunstig is. Vervolgens kom je [...]
De omweg is de kortste weg (de omgekeerde tijd)
In de blogpost Tijd: die wonderlijke vriend…. maakte ik een rij van vier soorten omgang met tijd. Dat onderwerp blijft razend boeiend omdat tijd een fenomeen is dat ons allen ‘boeit’ en ‘bindt’. Daarnaast is het ook de basis van Timemanagement dat weer de voorloper is van GTD. Gisteren werd ik attent gemaakt op een [...]
Nee-Ja Sticker op Internet (Hoe werkt Rss?)
Deze week kwam in verschillende omgevingen het fenomeen Rss ter sprake. De eerste keer in een presentatie van Frank Meeuwsen voor de VHPG. Daar bleek Rss een onbekend iets. In de pauze heb ik geprobeerd duidelijk te maken wat het is en hoe het werkt maar dat is toch een beetje behelpen met alleen een [...]
Viertrapsraket mail verwerken
Vandaag luisterde ik onderweg naar de VHPG bijeenkomst wat audio materiaal van de GTD websites. Ik hoorde daar Kelly Forrester nog eens een verhaal houden over een slimme strategie om vlot mail te verwerken. Hier een korte samenvatting gemixed met mijn ervaring.
4 D’s (Delete, Do, Delegate, Defer)
Je start met een verse inbox vol met mail [...]
Een andere toon aanslaan 2 (Tribal Leadership)
In het verlengde van mijn eerdere blogpost over dit onderwerp wil hier nog de aandacht vestigen op een boek dat ik razend interessant vind. Ik heb de schrijver gezien en gehoord op de GTD-summit dit voorjaar in San Franscisco en heb nu ook het boek gelezen. Het gaat over Dave Logan die samen met een [...]
HRM en Sociale Media (twitter, linkedin enz)
De vereniging voor hoofden personeelszaken in de gezondheidszorg (VHPG) afdeling IJsselstreek organiseert een studiemiddag over het onderwerp. Hieronder kort het programma:
Donderdagmiddag 10 september 2009
Zin en onzin (voor HRM) van Twitter, Linkedin en andere sociale media.
Hoofdgast van deze middag is Frank Meeuwsen (zie: http://incredibleadventure.nl/). Frank zal ons in een klein uur vertellen en laten zien wat [...]
Een andere toon aanslaan
Deze week staat om de een of andere voor mij onbekende reden in het teken van cultuur en daarmee samenhangende taal. Om te demonstreren hoe veel taal samenhangt met cultuur neem ik eerst een omweg.
Eind 70-er en begin 80-er jaren was ik conservatorium student (hoofdvakken gitaar en schoolmuziek). Ergens in die tijd was het een [...]
ABC XYZ Analyse (Hoe vaak en hoe regelmatig?)
Deze week werk ik aan een opdracht bij een financiële dienstverlener om aldaar de basisprocessen in kaart te brengen. Ik doe dat nu eens niet door de gang van het proces te tekenen met de medewerkers die de processen uitvoeren (VSM= value stream mapping) maar met de ABC en XYZ analyse. Vandaag dus wederom een [...]
Flex en Zekerheid: een mooi duo!
Deze week werd ik gebeld door een manager die nog weer even een update wilde over hoe het nu ook al weer zat met arbeidsovereenkomsten (AOK) voor bepaalde tijd (BT). Hoeveel mag je er achter elkaar? Wanneer wordt het vanzelf een ‘vast contract’? en meer van dat soort belangrijke vragen. In ons landje is dit [...]
RSS abonnement?
Email abonnement?
Volg mij op Twitter: 
Ad van der Hulst