Adjustintime blog

Bericht van een medereiziger.
Soms krijg ik een kans om eens te kijken op een to-do-lijst van anderen en … uiteraard ken ik het fenomeen ook van mijn eigen lijsten: Fluffy Stuff. Er staat iets op maar wat er nou precies mee moet is (nog) niet duidelijk. Voorbeelden: Mexicaanse Griep, fiets dochter, Oma, Hans bellen enz. enz. Als ik er naar kijk op het moment dat ik tijd heb denk ik razendsnel: kweetnietprecieswatikermeemoetduskomtlaterwel. Het levert me daarnaast een heel licht ontevreden gevoel op. Maar …. gelukkig is er een praktisch denkproces dat gaat helpen bij dit soort Fluffy Stuff. Het proces bestaat uit een paar vragen die beantwoord moeten worden.

1. Wat is het? Dit is een belangrijke vraag om even bij stil te staan. Waar gaat dit over? Wat betekent dit woord voor mij? Als het antwoord op de vraag er is dan kan ik verder.
2. Zit er (nu nog) een actie aan vast? Als dat niet het geval is zijn er drie opties: doorstrepen, informatie ergens opslaan (telefoonnummer in adresboek), of als er misschien ooit wel iets mee moet maar niet nu, het item verplaatsen naar een misschien/ooit . Zie voor de logica van de lijsten deze post. Als het wel het geval is door naar de volgende vraag.
3. Wat is de gewenste uitkomst van deze zaak? De vraag leidt als het goed gaat tot een concreet eindresultaat dat zo helder is dat je het innerlijk voor je kunt zien (in managementtaal is dit dus visie!). Als de uitkomst alleen maar te bereiken is door verschillende opeenvolgende acties dan heb je een project gevonden die op de projectenlijst gaat.
4. Wat moet ik daarvoor doen? Dit deel van het denkproces dient zo vaak te worden herhaald totdat je op iets terecht komt wat bijna belachelijk is. Vlak daarvoor heb je de eerste concrete volgende actie te pakken. Deze actie is Clean en Current Stuff die terecht op onze actie/to-do-lijst staat.
   n.b. De vraag ‘Wat moet ik daarvoor doen?’ is een vertaling van David Allen’s ‘What’s the next action?’ en deze vertaling is van Taco Oosterkamp.

Maar nu in een voorbeeld: De Mexicaanse Griep.

Wat is het?
Een herinnering voor mij dat ik wil zorgen dat we van te voren hebben nagedacht over wat er moet als er te veel medewerkers omvallen door deze griep.

Zit er een actie aan vast?
Ja, vanuit mijn rol is het mijn verantwoordelijkheid om dit soort risico’s te beheren. Ik moet dus iets doen.

Wat is de gewenste uitkomst?
Heldere schriftelijke voorlichting over preventie vooraf en bestrijding van de Mexicaanse Griep wanneer deze zich voor doet in onze organisatie.

Wat moet ik daarvoor doen?
Informatie verzamelen.
Wat moet ik daarvoor doen?
Navragen wie van mijn collega’s al iets heeft op dit terrein.
Wat moet ik daarvoor doen?
Mailtje rondsturen naar collega’s met deze vraag.
Wat moet ik daarvoor doen?
Achter mijn computer zitten.
Wat moet ik daarvoor doen?
Opstaan en naar mijn kantoor lopen.

Bij de laatste twee vragen begint het belachelijk te worden dus ik eindig bij :
Mail naar collegae over hun beleid tav Mexicaanse Griep.

Overigens stond er gisteren in de krant dat het RIVM de Mexicaanse Griep vanaf vandaag behandeld als een gewone griep en de beschikbare vaccins en pillen alleen wil inzetten bij risicogroepen. Dus als je al een protocolletje hebt voor de gewone griep wordt de eerstvolgende actie: Vervang ‘griep’ door Mexicaanse Griep en sla opnieuw op.

Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze posts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.

Reageren? Graag via het ‘comment’-veld onderaan de post (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).