Soms kom je een briljante kleine life-hack tegen. Dit is er één. Ook al is ie van ver voordat de term life-hack is uitgevonden. Er is dus geschiedenis!
Frans van der Hulst (mijn vader) was een echte kantoorman. Hij had, naast zijn werkkantoor, thuis een aparte grote ruimte met schappen, mappen, laatjes, bakjes en dergelijke. Er [...]
Administratieve verspillingen 3 opslaan/voorraden
Deze post beschrijft nr 3 van de 7 verspillingen. Een inleiding op dit thema is hier te vinden.
Beschrijving
Opslaan (storage) is het oppakken van iets en het vervolgens ergens anders tijdelijk parkeren, om het later nog een keer op te pakken en te gebruiken. Voorraden zijn het gevolg van opslaan. Opslaan en voorraden zijn direct gerelateerd aan transport en overproductie want wat je teveel maakt moet ergens heen om tijdelijk te worden opgeslagen.
Verschijningsvormen en oorzaken
Inbox mail: de meest voorkomende vorm van opslaan en voorraad van deze tijd. Ik vraag vaak naar het aantal mailtjes dat mijn gesprekspartner in zijn inbox heeft zitten. Het aantal varieert van 10 tot 7000. In het kader van lean is een mooi streven Inbox Zero. Niets laten staan, parkeren, ongelezen markeren enz. Er is veel webspace gewijd aan dit principe maar de oergrond vind je hier: inbox zero! inclusief een mooie video van een presentatie voor de medewerkers van Google van Merlin Mann. Inbox Zero wil zeggen dat iedere keer als je een mailtje verwerkt het ook acuut verdwijnt uit de inbox. Als het even kan zou alle mails van de dag consequent dienen te verwerken zodat de bodem geraakt wordt. Verwerken betekent niet dat alle acties uit de mails ook direct compleet afgevinkt hoeven te worden. Mails kunnen worden omgezet in acties en op de eerst-volgende-actie-lijst een plek krijgen. Je kunt ook een mapje aanmaken ‘actie-info’ of ‘actie-support’. Zaken waar een ander wat moet doen kunnen in een map ‘wachten op’ en zaken die moeten sudderen gaan in een map ‘incubatie’ of ‘misschien/ooit’. Als je eenmaal gewend bent aan het genot van een lege inbox (of alleen ‘verse mail’ ziet) wil je nooit meer anders.
De formulierenplank: (kast/wand): ieder kantoor heeft het wel. Een rij bakjes (met als het meezit een klein labeltje op de voorkant waarop staat wat er in zit) waar een aantal voorgeprinte (soms bleek doorgekopieerde) formulieren liggen. 40/50 formulieren is niet uitzonderlijk. Als je een keer een poosje voor de kast gaat staan en je voorstelt welke logica daar tot vorm is gekomen dan kom je waarschijnlijk tot dit interessante beeld. Die kast staat daar nog vanuit de tijd dat er geen printers/computers waren en het handig was om een voorraadje gekopieerde formulieren te hebben. In deze tijden zou ik er toch voor gaan dat alle formulieren (en wel zo min mogelijk en zo simpel mogelijk) in Pdf (laatste versie) logisch geordend in een gedeelde map beschikbaar zijn. Voordelen te over: altijd de juiste versie; geen overproductie; geen geheen en weer; geen opslag en voorraad.
De stapel ‘nog te archiveren’: ook dit fenomeen is vrijwel overal terug te vinden. Ergens ligt een horizontale stapel papier dat een plek moet krijgen in ordners of dossiers. Opbergen is corvee en krijgt derhalve niet altijd prioriteit. In de gunstigste gevallen ruimt de stagiaire of de junior de zaak wekelijks op maar veel vaker wordt het een stapel waaruit spullen worden gevist als ze niet op de plek zitten waar ze horen met als gevolg dat het snel een rommeltje wordt, de ordners en dossiers niet bij zijn -en dus niet betrouwbaar- zijn met alle gevolgen van dien waaronder overbodige beweging/zoeken (een van de andere verspillingen). Remedie: liefst digitaal archiveren. Als dat (nog) niet kan een archiefsysteem en plaatsplek organiseren waarin ieder papier binnen een minuut (dat is tijd die een gemiddeld mens nog net acceptabel vindt) te archiveren is en dan ook de routine/discipline ontwikkelen om iedereen alles direct op te laten ruimen als het afgewerkt is. Het grote voordeel is dat de ordners en dossiers betrouwbaar worden en de zoektijd vermindert.
Wie deze vorm van verspilling eenmaal heeft ontdekt zal hem veel vaker en in veel gedaantes gaan zien. Oplossen is niet moeilijk maar waarnemen des te meer (Tips: printpapier, paperclips, cup-a-soup, introductiemappen voor nieuwe medewerkers enz. enz).
Interessant? Via de knoppen in de sidebar kun je ervoor zorgen dat je deze posts per email of RSS ontvangt. Afmelden is simpel.
Reageren? Graag via het ‘comment’-veld onderaan de post (als ie niet zichtbaar is even op de titel van de post klikken).
Magic Cutter (snel vakbladen verwerken)
Nieuwe kantonrechtersformule
De kantonrechtersformule is een afspraak tussen de kantonrechters in Nederland over de manier waarop een eventuele ontslagvergoeding dient te worden berekend. Juristen (+ alle amateur ‘juristen’ op een verjaardagspartijtje) geven medewerkers waarvan de arbeidsovereenkomst dreigt te worden ontbonden te vaak het beeld dat deze ontslagvergoeding een recht is. Dat is dus niet zo. Het is [...]
Vier manieren van luisteren
Regelmatig kom ik in situaties, (en analyseer ik processen) waarin de belangrijkste competentie luisteren is. Des te wonderlijker dat we daar in opleidingen relatief weinig over doceren/leren. In het personeelswerk is luisteren het meest aan de orde bij werving & selectie, bij functionerings- beoordelingsgesprekken, bij competentiegesprekken en uiteraard bij adviesgesprekken. Volgens Otto Scharmer zijn er [...]
Mijn agenda is een lijst!
Als ik er goed over nadenk is het opvallend hoe goed ik heb leren vertrouwen op mijn agenda. Ik weet niet wat ik volgende week donderdagmiddag moet doen en toch voel ik mij er heel rustig onder. Al mijn afspraken staan namelijk in een betrouwbare lijst met dagen en uren die ik altijd bij me [...]
Netwerken (Bank van wederdienst)
Ik las het boek ‘De Zahir’ van Paulo Coelho, AP uitgeverij (gekregen van Sven van Sligter, waarvoor veel dank). In het boek staat in dialoogvorm (blz 44 en 45) heel mooi de essentie van netwerken beschreven. De metafoor is een onzichtbare bank met de welluidende naam Bank van Wederdienst. Het betreffende citaat:
‘Wat is dat: de [...]
Troepjes (stuff)
In mijn eerste jaren als beleidsmedewerker en hoofd P&O had ik een secretaresse (Ciel) die speciaal voor mij een laatje in een staande kast in ere hield waar een mooi label op zat waar ‘Troepjes’ op stond. De clou van dit laatje was dat alle losse ditjes en datjes, gekregen pennen, papieren, badges van congressen, [...]
Gefeliciteerd, U heeft de baan!
Morgen is het weer zo ver. Een selectiedag voor een belangrijke functie. Zes commissieleden (twee commissies van drie personen) zullen zes kandidaten ontmoeten. Na een koude werving (advertenties) en een warme werving (zoeken in het netwerk) is het aan mij deze dag te begeleiden. Mijn drive is ervoor te zorgen dat er veel ontmoeting plaatsvindt. [...]
Tijd: die wonderlijke vriend…
Op de blog lifehacking.nl staat een vers artikel van Jasper Jobse over tijd. Toen ik dit las kwam bij me boven dat ik een keer aan tafel heb gezeten met een werelddeel-directeur van Unilever (80 fabrieken in alle landen van Europa). Ik heb hem toen gevraagd hoe hij met zijn tijd om ging om met [...]
Wie dat wil kan zich via RSS abonneren.
Wie dat wil kan zich via email abonneren.
Ad van der Hulst
Volg mij op Twitter: