Adjustintime blog

Verklaring omtrent het gedrag

Vanuit een wat kleinere landbouw zorgorganisatie kwam de vraag of ze iets zouden moeten met de zogenaamde VOG. Die vraag is relevant. De meeste grotere non-profit organisaties (en dan vooral die waar gewerkt wordt met kinderen of kwetsbare of afhankelijke mensen) hebben in de loop der jaren een proces ingericht om voor iedereen die in aanraking/contact komt met de cliënten zo’n verklaring verplicht te stellen.

Wat is het?

Een verklaring omtrent het gedrag is een op vraag van de organisatie door de potentiële (vrijwillig of betaalde) medewerker bij de eigen gemeente van de medewerker aangevraagd uittreksel van een database met ’strafblad’ gegevens van het ministerie van Justitie. Uit de aanvraag moet blijken welke strafblad gegevens relevant zijn. Een aantal malen veel te hard gereden hebben kan lijden tot een strafblad dat relevant is voor het werken in het onderwijs. Als deze situatie zich voordoet krijgt de potentiële medewerker een verklaring waarop staat dat er geen relevante (geen ‘relevant strafbaar gedrag’) gegevens zijn. Het gevolg is dat er een neutrale verklaring wordt afgegeven en de medewerker in dienst komt.

Hoe werkt het? (meestal)

Iedere potentiële medewerker krijgt als standaard onderdeel tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek een formulier mee waarop de organisatie heeft aangegeven om welke functie het gaat, welke risico-aspecten daarbij aan de orde zijn enz.  (zodat er beoordeeld kan worden met welk filter het ’strafblad’-register bekeken moet worden). De medewerker gaat met dit door de organisatie ingevuld en ondertekend/bestempelt formulier naar zijn gemeente. Na het tonen van zijn ID-bewijs en het voldoen van de lèges krijgt de medewerker een bewijs van afwachten.  De gemeente stuurt het verzoek naar het ministerie van Justitie die het filter toepast en vervolgens een verklaring opstelt. De verklaring wordt weer retour gezonden naar de gemeente. De gemeente laat de medewerker weten dat de verklaring binnen is. De medewerker brengt vervolgens een afschrift van de verklaring naar de werkgever die deze opbergt en het personeelsdossier van de medewerker. De medewerker levert tevens zijn bonnetje van de kosten in en dit bonnetje wordt verwerkt door de financiële administratie zodat het bedrag uiteindelijk wordt uitbetaald aan de medewerker.

Zin en onzin van deze verklaring.

De meeste organisaties beschouwen de aanvraag als een standaard procedure in verband met de eigen systeem kwaliteit. De organisatie vrijwaart zich van het aannemen van ‘lieden’ die een risico met zich meebrengen. Het beleven is echter dat iedereen die de verklaring aanvraagt ook altijd een ‘verklaring van goed gedrag’ krijgt. Als dat zo zijn is er veel werk en ook nogal wat kosten gemaakt voor alleen een systeemdingetje. Mijn ervaring leert dat wanneer duidelijk wordt dat de verklaring aangevraagd moet worden, er wonderbaarlijkerwijs ineens lieden zich af melden omdat ze al een andere baan hebben, toch geen tijd meer hebben om vrijwilligerswerk te doen enz. Ik vind de VOG dus wel degelijk zinnig. De kunst zal zijn om het proces intern zo slim mogelijk in te richten en daarmee de last en kosten laag te houden. Bijvoorbeeld door voor de meeste buurtgemeentes een formulier al zo compleet mogelijk in te vullen voor de meest voorkomende functies. Vervolgens deze te scannen en als Pdf printbaar bij de hand te hebben. Dan hoeft alleen nog de naam-adres gegevens van de medewerker erop en een stempel/handtekening van de organisatie.

Maar hoe om te gaan met het gat? (welk gat?)

Er ontstaat een gat tussen het moment dat de medewerker in dienst treedt en het moment dat de medewerker via gemeente-ministerie-gemeente zijn VOG komt inleveren. De medewerker is al aan het werk en in het allervervelendste geval is zelf zijn proeftijd al voorbij als de verklaring wordt ingeleverd (want aanvraagforlulier is in de was gekomen, hond heeft hem opgegeten enz..). Wat dan?
De regie op dit punt gaat als volgt. Bij het uitreiken van het aanvraagformulier vult de medewerker een door de organisatie opgestelde voorlopige verklaring in waarin deze verklaart dat er geen risico is bij het hem/haar in dienst nemen. Tevens verklaart de medewerker dat deze akkoord gaat met het ontbinden van de arbeidsovereenkomst wanneer de verklaring na 2 maanden nog niet is ingeleverd.
Administratief betekent dit dat de afdeling Personeelszaken/HRM een wachten-op lijst/map bijhoudt met de genoemde eigen verklaring die eruit kan wanneer de ‘echte’ verklaring wordt ingeleverd. De wachten-op lijst/map wordt direct al op tijd geordend (moet uiterlijk op die datum een rappèl krijgen; moet uiterlijk op die datum binnen zijn). Vervolgens is een van de medewerkers eigenaar van deze lijst/map en werkt hem wekelijks door op nieuwe acties.

Links naar ander P-beleid

Zorg ervoor dat ook vrijwilligers deze verklaring aanvragen. Let erop (en leg vast) dat het Uitzendbureau garant staat voor de VOG van de ingehuurde medewerkers.

Meer info bij Postbus 51, Ministerie van Justitie.

Nuttig?