Adjustintime blog

Deze post is de eerste in een serie van 8 waarin ik overzicht wil geven van de meest voorkomende verspillingen in administratieve, kantoorachtige werksituaties. Vandaag geef ik overzicht en in de loop van de komende weken zal ik de verschillende verspillingen wat meer in detail uitwerken.

Taiichi Ohno

Mr. Ohno is de eerste die de zeven verspillingen heeft geïdentificeerd en een naam heeft gegeven. Hij was een van de beroemdste ingenieurs van de Toyota ontwikkeling. De Toyota manier van werken is beschreven door een Engelsman en een Amerikaan (Womack & Jones) en is de wereld over gevlogen als “Lean-manufacturing”. In Nederland wordt deze kennis verspreid door het Lean-management-instituut. Afgeleid van deze maak-industrie-concepten is er zich ook een speciale tak aan het ontwikkelen die zich meer richt op administratie en alles wat daarom heen zoal aan de orde is (Lean administration). Ik voel mij zeer verbonden met deze ontwikkeling.

De 7 verspillingen in vogelvlucht

De zeven verspillingen op rij:

1. Overproductie (meer doen dan noodzakelijk, meer/eerder maken dan noodzakelijk)
2. Heen en weren (transport)
3. Opslag/voorraden
4. Wachten
5. Overbodige beweging (waaronder zoeken)
6. Overbodige processtappen
7. Fouten, overnieuw doen, terug brengen in het proces

Het geheim van verspiling is dat het geen enkele moeite kost om ze op te heffen wanneer je ze eenmaal in de gaten hebt. Het grote probleem is ze zien, waarnemen. Dit zien en waarnemen vraagt helderheid ten aanzien van de gewenste resultaten en doelen van processen, vergaderingen, workflows, software enz. Pas als deze helder zijn ontstaat er als het ware een norm. Zien en waarnemen heeft nog een tweede aspect en dat is wakker worden in de eigen routines en gewoontes. Pas wanneer het mij lukt eens na te denken over de gewenste uitkomst van een proces en er bewust naar kijk, gaat het lukken de verspilling te zien die verborgen zit in het proces. Uiteraard gaat dat nog eenvoudiger wanneer je dat met meer doet.

Moet alles altijd verbeterd?

Nee dat hoeft uiteraard niet. Maar ik kom toch wel vaak in situaties waarin werk vermoeiend is en er om problemen, onhandigheden en rommel heen wordt gewerkt. Zodra medewerkers weer het gevoel hebben dat ze invloed hebben en hun creativiteit en intuïtie oplevert dat het werk lichter wordt is de ‘lean’-knop aan (en gaat nooit meer uit, zo leert de ervaring).

Ik zou het fantastisch vinden als er een door middel van commentaar een rijker beeld ontstaat van de verspillingen dan ik vanuit mijn ervaring kan bieden. Kortom graag reacties op deze post.