Dit icoon is een van de kroonjuwelen van CAPO-Accent, het P&O-adviesbureau dat ik samen met Cathy Ververda heb gerund gedurende vijf jaar. Op verzoek hierbij nog eens de beschrijving van de achtergronden van dit beeld. Op de verticale as staat het woord “Contract” als begrip voor alles wat in wet en regelgeving vastligt. Op de [...]
Administratieve verspilling 2 transport
Deze post beschrijft 1 van de 7 verspillingen. Een inleiding op dit thema is hier te vinden.
Beschrijving
Heen en weren is het transporteren van informatie, formulieren, spullen zonder dat er iets aan waarde wordt toegevoegd. Cruciaal is volgens deze beschrijving of er waarde wordt toegevoegd. Dat laatste wordt bepaald door onze “klant”. Een gemiddelde klant wil niet betalen voor het heen en weren van formulieren en spullen. Karikaturaal is het fenomeen van het formulier met de ruimte onderaan voor allerlei parafen dat eindeloos onderweg is terwijl een mens afhankelijk is van het volraken van alle vakjes. In situaties waar “echte” dingen worden gemaakt is transport een hardnekkige verspillingsvorm. Maar ook in situaties van onderwijs en zorg is voor de goede waarnemer heen en weren te traceren.
Verschijningsvormen en oorzaken
- Overproductie is een logische bron van transport. Als er teveel wordt gemaakt of gekocht dan moet het ergens naar toe. En uiteraard later weer teruggehaald. Een grote hoeveelheid kopieerpapier bestellen betekent dat de dozen door de leverancier ergens worden neergezet waar ze vermoedelijk in de weg staan. Vervolgens wordt met behulp van collectief corvée de spullen ergens in een hok gestapeld. Daarna halen we het papier per doos weer terug naar de plek waar het nodig is (printers, kopieerplek enz.). Remedie: uiterst slim omgaan met voorraden dat scheelt liquiditeit, ruimte, verlies en heen en weren dus.
- Onduidelijke bevoegdheden zijn een logische bron van heen en weren. Als je niet zeker weet of je een besluit mag nemen is de neiging groot om “voor te leggen” aan de baas, een collega of een expert. Die is natuurlijk vaak niet direct aanspreekbaar waarmee heen en weren ook nog wachttijd oplevert voor de uitvoerder. Maar uiteraard ook voor de degene die afhankelijk is van het besluit.
- Te veel tijd/mensen kom ik ook nogal eens tegen als bron van heen en weren. Het meest sprekende voorbeeld kwam ik tegen in een grote onderwijsorganisatie waar een jurist in dienst was genomen (eerst 1 dag, later 2, nog later 3 dagen per week) om eens goed naar de processen en formulieren/contracten te kijken. In geen-tijd was de zaak een slag ingewikkelder geworden, de processen trager en iedereen veel drukker dan voor de komst van deze functie. En uiteraard een boel meer geheen en weer. Een wonderlijk fenomeen dat in veel gedaantes optreedt. Zie ook de post over de Wet van Parkinson.
- Een onhandige werkplekorganisatie kan ook een bron van heen en weren zijn. Er zijn twee varianten. De eerste is veroorzaakt door onvoldoende of ondeugelijk “gereedschap”. Ook in de variant dat iemand (van de Arbo, van de facilitaire dienst) het nodig vindt dat iedereen regelmatig loopt (dus b.v. 1 centrale printer an het eind van de gang). De tweede wordt veroorzaakt door de professional zelf door niet goed na te denken over dat wat het meest en vaak nodig is (dicht bij zetten) en dat wat maar 1 x per maand nodig is (kan verder weg staan).
In dit artikel heb ik mij beperkt tot een aantal voorbeelden van interne processen van een organisatie. In latere posts zal ik nog meer voorbeelden geven van deze vorm van verspilling.
Hoezo ….. senior?
Pas kwam ik in gesprek met een club professionals in de GGZ die een vorm van functiedifferentiatie hadden die leidde tot junior en seniorfuncties met ook verschillende functiezwaartes en salarissen. In gesprek met hen werd het me duidelijk dat ik last heb van functies die als voorloopwoord junior- of senior- hebben om de volgende reden.
In [...]
En … wat kun je níet delegeren?
Leidinggeven is een mooi vak want je kunt overzicht houden, processen en kaders bewaken, mensen stimuleren en in ontwikkeling brengen, energie en enthousiasme ontketenen en … soms ook zaken waar je zelf minder goed in bent of niet blij van wordt delegeren. Maar er zijn helaas 5 eigenschappen/competenties/aard-en-aanleg-zaken die een leider zelf dient te bezitten [...]
Vergaderen in 7 rollen
In deze post beschrijf ik een manier om zicht te krijgen op de communicatie-bewegingen/rollen tijdens vergaderingen. Ik heb er 7 ontdekt. Zeker voor saaie vergaderingen is het een aardige manier om zelf een extra doel te hebben en te zien wie van de deelnemers op welk moment welke rol/beweging kiest. Ik heb dit waarnemen met [...]
OUTLOOK Instructie filmpjes op youtube
Op 8 juni heeft Taco Oosterkamp van GTD trainingsbedrijf Meereffect 3 van de meer dan 50 instructievideo’s die hij heeft gemaakt op Youtube gezet zodat iedereen er profijt van heeft. En … uiteraard kan zien hoe simpel je dat ‘zwitserse zakmes’ Outlook naar je eigen hand kunt zetten. Hier zie je er 1 van de [...]
Adminstratieve verspillingen 1 overproductie
Deze post beschrijft 1 van de 7 verspillingen. Een inleiding op dit thema is hier te vinden.
Beschrijving
Overproductie is het meer doen dan noodzakelijk, meer maken dan noodzakelijk of het eerder maken of doen dan noodzakelijk. De crux zit hem in het woord noodzakelijk. Wat wel of niet noodzakelijk is wordt in eerste instantie bepaald door [...]
Administratieve verspillingen Start
Deze post is de eerste in een serie van 8 waarin ik overzicht wil geven van de meest voorkomende verspillingen in administratieve, kantoorachtige werksituaties. Vandaag geef ik overzicht en in de loop van de komende weken zal ik de verschillende verspillingen wat meer in detail uitwerken.
Taiichi Ohno
Mr. Ohno is de eerste die de zeven verspillingen [...]
VOG
Verklaring omtrent het gedrag
Vanuit een wat kleinere landbouw zorgorganisatie kwam de vraag of ze iets zouden moeten met de zogenaamde VOG. Die vraag is relevant. De meeste grotere non-profit organisaties (en dan vooral die waar gewerkt wordt met kinderen of kwetsbare of afhankelijke mensen) hebben in de loop der jaren een proces ingericht om voor [...]
Wie dat wil kan zich via RSS abonneren.
Wie dat wil kan zich via email abonneren.
Ad van der Hulst
Volg mij op Twitter: