Adjustintime blog

De wet van Parkinson stelt dat een taak/project vanzelf ingewikkelder wordt en uitdijt naarmate er meer tijd voor de taak beschikbaar is.
Herkomst van de wet is het resultaat van de onderzoeken die plaats vonden naar het gegeven dat de ministeries van de UK niet krompen toen alle koloniën verzelfstandigden. Logisch zou zijn dat er mensen vrij zouden komen omdat het werk dat ze deden was vervallen. Maar dat gebeurde dus niet! De resterende taken werden een paar slagen complexer, processen werden langer en iedereen was weer de hele dag druk.

Ik ken dit verschijnsel uiteraard ook vanuit mijn eigen praktijk. De eeuwige vraag om meer formatie in ondersteunende processen is een uitvloeisel van deze wetmatigheid. Er komt altijd alleen maar werk bij en er gaat nooit werk af.

Een behulpzaam inzicht zou kunnen zijn: ‘Wat kan ik doen met de formatie/uren die ik ter beschikking heb’, tegenover de meestal geldende kruistocht voor meer formatie/uren. Een goede collega van mij (Ferd van Koolwijk) publiceerde in september 2000 een artikel met een prachtige titel: “Begin eens op te houden met…”  Ik citeer:

” Enige tijd geleden stelde ik tijdens een werkconferentie met directeuren van verzekeringsbedrijven de vraag:
‘ en waar houden jullie nu eens mee op?’ De vraag wekte verbazing. Hij was nog niet eerder gesteld, laat staan besproken. Aanleiding voor het stellen van de vraag was de klacht van de aanwezigen dat zij steeds minder tijd beschikbaar hadden voor het oorspronkelijke vak: het verzekeren. De organisatieprocessen, het omvangrijke interne ‘gedoe’, dreigde het eigenlijke werk met en voor klanten volledig te overschaduwen. Nu is dat geen wonder, wanneer je bedenkt dat organisaties in onze tijd een bijna neurotisch aandoend patroon ontwikkelen: met de regelmaat van de klok zijn in de afgelopen decennia nieuwe procedures en beheerssystemen toegevoegd aan het toch al omvangrijke instrumentarium: het ‘gewoontelichaam’ van de organisatie. Of het nu kwaliteitsmanagement is of zaken als arbobeleid, sociale- en milieujaarverslagen en functiewaarderingssystemen, een overzicht is bijna niet compleet te krijgen. Een groot aantal medewerkers besteedt veel tijd aan de instandhouding van het systeem, maar zin en bestaansrecht worden nauwelijks ter discussie gesteld. Het nieuw afgesprokene heeft onuitgesproken eeuwigheidswaarde gekregen. Een organisatie die niet kan ophouden met zaken die hun tijd en functie gehad hebben en die een creatieve oplossing van chronische vraagstukken blokkeren, raakt verstopt. Alles volgens ‘Het grote Regelwerk’ doen kost onevenredig veel tijd en energie, en vraagt ruimte in het bewustzijn die daarmee voor het eigenlijke werk verloren gaat.”

Het verhaal gaat verder dat de mannen hun vragen over de vele relatiegeschenken omzetten in actie en daarmee heel snel een groot bedrag en veel ergernis bespaard is.

De moraal van het verhaal:
Stel je zelf regelmatig de vraag “waar ga ik eens mee ophouden” waarmee er tijd en energie vrijkomt. En bepaal van te voren hoeveel tijd je een bepaalde taak of project waard vindt gezien de toegevoegde waarde die deze heeft en houd jezelf aan deze deadline. Probeer ook eens uit hoeveel druk je natuurlijker wijs prettig/aanvaardbaar vindt. Je zult zien dat er op deze wijze meer tijd overblijft voor de leuke en belangrijke zaken des levens.