FIFO voor Inbox Zero (en dus niet LIFO zoals de vakbond)
De meesten van ons kennen FIFO als ‘first in first out’. Dat lijkt in veel gevallen natuurlijk ook een hele logische strategie. Eerst de oude voorraden opmaken en de boel in flow houden.
Vakbondsgebruik
Er is echter iets merkwaardigs aan de hand met e-mail en dus ook met Inbox Zero. We hebben een vakbondsgebruik overgenomen. In de af en toe aan het bizarre grenzende streven naar transparantie en heldere rekenregels geldt bij ontslagrondes de regel LIFO: ‘last in first out’. Degene die het laatst is gekomen gaat er als eerste weer uit. Dat te naïeve principe zorgt voor veel ellende in organisaties (en uiteraard voor vergrijzing).
En dat ook precies wat we doen met onze e-mail. Verse e-mail krijgt als eerste aandacht. Daar zit helemaal niet veel strategie achter. Het simpelweg volgen wat de default-standaard inrichting is van Outlook. Sorteren op datum en de meest recente bovenaan.
Tip voor Inbox Zero
Wanneer je nog een beetje aan het wennen bent aan Inbox Zero en er af en toe toch nog best een boel e-mails in Postvak IN blijven staan kies dan een tijdje voor FIFO ipv LIFO. Het werkt als volgt. Klik op de naam van de kolom waar de datum staat. Daarmee keert de volgorde zich om!
De oudste e-mail staan nu bovenaan. En nu is het simpel een kwestie van een besluit nemen over iedere e-mail en als deze niet direct weg of door kan, opbergen in een map die past bij de betekenis die deze e-mail voor je heeft. Werkt als een tierelier.
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
nog geen beoordelingen
Laden...
3 reacties
Hoi Ad,
Ik zou zeggen dat deze regel van toepassing is als je een vrij operationele functie hebt (klantenservice o.i.d.) waar je veel mails krijgt, maar met hele concrete en kortcyclische taken die je meteen kunt en moet afhandelen.
Als dit minder het geval is, en je bent meer een kenniswerker, dan zou ik – en zo werk ik ook – toch voor LIFO gaan. Als kenniswerker, zit je hopelijk niet gekluisterd aan je inbox, en ga je hier bijv. 1 keer per dag door heen. Dan is het gevaarlijk om onderaan te beginnen, want wellicht reageer je op een mail die niet meer relevant is. Wat je gezien had als je bovenaan begint. Ik zou dit zeker na 3 weken vakantie en dus bij een mail of 500, 1000 of meer zeer inefficient en gevaarlijk vinden (ik heb hierdoor ernstige en onnodige misverstanden door zien ontstaan). En zie je volgens mij ook met FIFO dat de eerste 100 mails een uur kost, de volgende 100 een half uur en dat daarna je praktisch alleen nog maar op delete drukt omdat het niet meer actueel is.
De crux zit hem volgens mij in het 1 keer naar 0 toe verwerken. Dus de besluiten nemen over je stapel verse post en die in het bijbehorende bakje te plaatsen;
– Oud papier
– Wachten op
– Actie (en dan je actie in je agenda of op je actielijst)
– Archief
En meteen doen bij <2 minuten natuurlijk.
Bij deze werkwijze is je systeem zowel FIFO als LIFO. Als je de stapel als het pakketje ziet. Het is zowel als eerste als laatste binnengekomen en meteen weg 😉
Groet!
Euhm.. die eerste LIFO moet dus FIFO zijn.. typefout
Dag Lars,
kan het alleen maar met je eens zijn. DE crux zit hem in een besluit durven nemen en plekken hebben waar de e-mail naar toe kan als je niet direct een actie wilt of kunt doen. De aanvulling tav vakantie is helemaal goed. Dank + Gr Ad